Tema: Procedimiento
Descriptor: DIAN explica el procedimiento para corregir la ineficacia de una declaración de retención.
CONCEPTO 991 DEL 8 DE NOVIEMBRE DE 2024
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Bogotá, D.C.
1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN1. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 20192.
2. En atención a la consulta de la referencia en la que solicita se aclaren dudas relacionadas con la declaración de retención en la fuente presentadas sin pago total, a continuación, nuestros comentarios:
a) ¿Cuál es la interpretación del inciso 5 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario cuando señala que la declaración de retención en la fuente presentada sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar producirá efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención se haya efectuado a más tardar dentro de los dos meses siguientes contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar?
3. El artículo 580-1 del Estatuto Tributario dispone:
Artículo 580-1. Ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total. Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.
(…)
La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar producirá efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención se efectúe o se haya efectuado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de la fecha del vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar. En todo caso, mientras el contribuyente no presente nuevamente la declaración de retención en la fuente con el pago respectivo, la declaración inicialmente presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara, expresa y exigible que podrá ser utilizado por la Administración Tributaria en los procesos de cobro coactivo, aún cuando en el sistema la declaración tenga una marca de ineficaz para el agente retenedor bajo los presupuestos establecidos en este artículo.
4. En este sentido, para que la declaración de retención en la fuente se entienda eficaz, es necesario que la misma se presente antes del vencimiento del plazo para declarar y puede que sea sin pago total, siempre que el mismo se efectué a más tardar dentro de los dos meses siguientes contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar.
5. La fecha del vencimiento del plazo para declarar se entiende como aquella señalada a través del respectivo decreto que expide la Administración Tributaria dependiendo del último digito del NIT del contribuyente.
b) ¿Qué procedimiento debe seguirse para que se considere ineficaz una declaración presentada el día del vencimiento del plazo para declarar, teniendo en cuenta que la norma estipula que se deben presentar antes del vencimiento para declarar y la DIAN se niega a marcarla como ineficaz?
6. La expresión correspondiente a «antes del vencimiento del plazo para declarar» debe entenderse en el sentido en que el contribuyente tendrá como fecha máxima para presentar la declaración de retención en la fuente, el día en el que se fijó por parte de la Administración Tributaria a través de decreto y según el último digito del NIT del declarante.
7. A modo de ejemplo, si el último digito del NIT del contribuyente es 6, el plazo para la presentación de la declaración de retención en la fuente del mes de noviembre corresponde al décimo segundo día hábil del mes de diciembre3, es decir que, si el contribuyente presenta esta declaración el día 17 de diciembre de 2024 y paga el valor total de las retenciones dentro de los dos meses siguientes, es decir, antes del 18 de febrero de 2025, se entenderá que la declaración de retención en la fuente es eficaz.
8. Por su parte, tal y como lo señala el primer inciso del artículo 580-1 del Estatuto Tributario, la ineficacia de la declaración de retención en la fuente opera de pleno derecho, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.
9. En este sentido, cuando el contribuyente no cumpla con los presupuestos para que la declaración de retención en la fuente surta efectos, es decir cuando presentó la declaración de retención en la fuente después de la fecha de vencimiento para declarar y no se acredite el pago total dentro de los dos meses siguientes contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar, esta declaración se entenderá como ineficaz sin necesidad de pronunciamiento por parte de la Administración Tributaria, así como lo señaló esta Subdirección en Oficio 905545 – int 840 del 16 de junio de 2021:
Por último, debe señalarse que no es necesario que dicho agente de retención solicite que la declaración en comento “se marque” como ineficaz, ya que dicho fenómeno opera por mandato legal, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare, tal y como lo contempla el mismo artículo 580-1 del Estatuto Tributario.
c) En el escenario en el que un contribuyente haya presentado una declaración de retención en la fuente y esta sea ineficaz al no cumplir con las exigencias para que surta efectos, si el contribuyente presenta una nueva declaración de retención en la fuente ¿se considera una declaración de corrección o una declaración extemporánea?
10 Mediante Oficio N° 905545 - int 840 del 16 de junio de 2021, el cual se anexa, se indicó:
2. Una vez presentada extemporáneamente la declaración de retención en la fuente el 12 de diciembre de 2020 ¿qué ocurre con la declaración presentada inicialmente? ¿la Administración Tributaria puede iniciar un proceso de cobro coactivo con base en la misma?
El inciso 5° del artículo 580-1 ibídem señala:
“(...) mientras el contribuyente no presente nuevamente la declaración de retención en la fuente con el pago respectivo, la declaración inicialmente presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara, expresa y exigible que podrá ser utilizado por la Administración Tributaria en los procesos de cobro coactivo, aun cuando en el sistema la declaración tenga una marca de ineficaz para el agente retenedor (...)”
Así, tal y como se desprende del inciso 5° ibídem, la Administración Tributaria no podrá iniciar un proceso de cobro coactivo sobre la obligación reconocida en la declaración de retención en la fuente inicialmente presentada (el 15 de marzo de 2020, según la hipótesis planteada) y que es ineficaz, una vez sea presentada extemporáneamente (el 12 de diciembre de 2020, según la hipótesis planteada) la declaración de retención en la fuente con pago total. Nótese que el pago total de la segunda declaración deberá incluir la totalidad de la retención debida, así como la sanción y los intereses moratorios correspondientes.
3. ¿Es posible corregir una declaración de retención en la fuente ineficaz?
No es posible corregir una declaración de retención en la fuente ineficaz en los términos del artículo 580-1 del Estatuto Tributario. Esto pues la ineficacia supone que la declaración no ha producido efecto legal alguno. En este sentido, cualquier enmienda que se pretenda realizar a los valores inicialmente consignados exige que se presente nuevamente la referida declaración, liquidando la respectiva sanción por extemporaneidad y pagando la retención y los intereses moratorios causados, so pena de que se incurra nuevamente en el fenómeno de la ineficacia. Esto sin perjuicio de lo manifestado en el Oficio N° 910619 del 14 de diciembre de 2020, el cual se anexa para conocimiento de la peticionaria”.
Así las cosas, se reitera que habiendo operado la ineficacia de una declaración de retención en la fuente en los términos del artículo 580-1 del Estatuto Tributario, el agente de retención debe presentarla nuevamente, liquidando la sanción por extemporaneidad y pagando la totalidad de la retención en la fuente junto con los intereses moratorios a cargo.
11. Entonces, la declaración de retención en la fuente que presente el contribuyente con posterioridad a la presentación de una declaración ineficaz será una declaración extemporánea y aunado al pago del valor de las retenciones, se debe liquidar sanción por extemporaneidad e intereses moratorios causados a la fecha de presentación de la declaración, so pena de que se entienda nuevamente ineficaz.
12. Finalmente se anexa el Oficio No. 910619 del 14 de diciembre de 2020 para que sea examinado por el peticionario.
13. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.
Atentamente,
(Fdo.) INGRID CASTAÑEDA CEPEDA, Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)
Dirección de Gestión Jurídica
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Bogotá, D.C.
Proyectó: Angélica María Grandas Ferrand