¿Qué información contable debe entregar un contador de una copropiedad?
Concepto Nº 094
20-03-2015
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá D. C.
Señora
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REFERENCIA: |
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Fecha de Radicado |
12 de febrero de 2015 |
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Entidad de Origen |
Consejo Técnico de la Contaduría Pública, CTCP |
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N° de Radicación CTCP |
2015-094 CONSULTA |
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Tema |
¿Qué información contable debe entregar un contador de una copropiedad? |
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo a lo dispuesto en la (sic) artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 13 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 3º del artículo 33 de la Ley 43 de 1990, procede a responder una consulta.
Soy administradora de un edificio de 11 apartamentos. Por motivos presupuestales nunca hicimos contabilidad.
Por motivos de alta cartera decidimos el cobro jurídico de la misma; por lo que tuvimos que contratar los servicios de un Contador para que realizara la contabilidad del edificio, desde enero del año 2006 con los saldos existentes a diciembre del año 2005. El contador dejó de prestamos sus servicios en julio del año 2013. En este momento uno de los Juzgados nos está solicitando el Estado de Cuenta de uno de los apartamentos donde se refleje la aplicación de los pagos que este propietario ha realizado, por lo que tuvimos que solicitarle al Contador la entregada de esta información. Nos ha enviado alguna información por correo electrónico, pero no la especifica que estamos necesitando y tampoco completa frente a cada año contratado, por ejemplo, solo nos envía un Balance de Prueba del 1 al 31 de diciembre del año 2006.
Nos tuvimos la precaución de hacer un contrato, donde se aclarara la forma como debía entregar la información y cuánto tiempo debía demorarse en hacer la entrega. Pagamos los honorarios pactados verbalmente.
CONSULTAMOS
1. ¿Qué tipo de información contable nos debe entregar este asesor? (balances, estados de resultados, etc.)
2. ¿Los Balances sin firma tienen alguna validez legal para el cobro jurídico de la cartera?
3. ¿Con los Balances de prueba a 31 de diciembre de cada año, otro contador podría obtener la información específica de la aplicación de los pagos en todos y en cada uno de los apartamentos?
4. ¿Cómo se denomina el auxiliar de los propietarios con el tipo de información solicitada?
5. En el evento de que el Contador no entregue la información contratada, qué tipo de acciones legales podríamos nosotros tomar y ante qué ente (juzgado, Consejo de contadores, etc.)
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
En orden a los planteamientos e inquietudes del consultante, nos permitimos señalar:
En primer lugar es necesario anotar que la preparación y presentación de los estados financieros es responsabilidad de los administradores del ente, estos representan el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico (Art. 18 del Decreto 2649 de 1993).
Según el artículo 21 y 22 del Decreto 2649 los Estados Financieros de propósito general son: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Posición Financiera y Estado de Flujo de Efectivo.
2. ¿Los Balances sin firma tienen alguna validez legal para el cobro jurídico de la cartera?
No tienen ninguna validez. El artículo 33 del Decreto 2649/93 como los artículos 1º y 3º de Ley 43 de 1990, establecen que los estados financieros sin firma se entenderían como no presentados.
El Artículo 33 del Decreto 2649 de 1993 especifica: “Estados financieros certificados y dictaminados. Son estados financieros certificados aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado, dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros. (...)" Negrilla fuera del texto)
La Ley 43 de 1990 en el artículo 1º especifica: “Del Contador Público. Se entiende por contador público la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente Ley está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de la profesión, dictaminar sobre estados financieros, y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable.” Negrilla fuera del texto)
La Ley 43 de 1990 en el artículo 3° especifica: “De la inscripción del contador público. La inscripción como contador público se acreditará por medio de una tarjeta profesional que será expedida por la Junta Central de Contadores. (...) Par 3º- En todos los actos profesionales, la firma del contador público deberá ir acompañada del número de su tarjeta profesional”. (Negrilla fuera del texto)
El hecho que los estados financieros incumplan alguna de las referencias anteriores -firma representante legal y firma del contador acompañada de su tarjeta profesional-, hará que los mismos se entiendan como no presentados.
Además se debe tener en cuenta que la Junta Central de Contadores en la Circular Externa No. 47 del 01 de junio de 2006, estableció requisitos específicos para certificar los estados financieros en un documento escrito diferente a los estados financieros.
Para un mayor detalle ver el concepto 2014-044 emitido por este Consejo.
3. ¿Con los Balances de prueba a 31 de diciembre de cada año, otro contador podría obtener la información específica de la aplicación de los pagos en todos y en cada uno de los apartamentos?
La información de los pagos realizados podría ser obtenida de los registros auxiliares de bancos o de los comprobantes de ingresos que hayan sido registrados. En los registros auxiliares podría existir información por tercero de los pagos que hayan sido realizados.
4. ¿Cómo se denomina el auxiliar de los propietarios con el tipo de información solicitada?
El auxiliar se denomina libro auxiliar de contabilidad, en este se registran para cada cuenta las transacciones económicas que la afectan.
5. En el evento de que el Contador no entregue la información contratada, qué tipo de acciones legales podríamos nosotros tomar y ante qué ente (juzgado, Consejo de contadores, etc.)
Los libros de contabilidad, los estados financieros, las notas a los estados financieros, los soportes internos y externos, las actas y demás documentos, son propiedad de la empresa, por lo que el contador público no puede retenerlos, sustraerlos, ni apoderarse de ellos. Los papeles de trabajo son de propiedad exclusiva del contador público, según lo establecido en el artículo 9º de la Ley 43 de 1990.
La Ley 43 de 1990 reglamenta la profesión del contador público y al respecto manifiesta:
“Artículo 45: “El Contador Público no expondrá al usuario de sus servicios a riesgos injustificados”. (Negrillas fuera del texto)
“Artículo 9º. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas”.
De acuerdo con lo anterior, cuando un contador público se retira de una empresa, y es él quien tiene en su poder los libros de contabilidad, los estados financieros y demás documentos que componen y soportan la contabilidad, esté (sic) tiene la obligación de reintegrarlos a su propietario; no hacerlo lo expone a una denuncia ante la Junta Central de Contadores por violación del código de ética.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
Presidente