Obligaciones del Contador Público
Concepto Nº 1062
17-02-2016
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.
Señor
OSCAR WILLIAM CORTÉS
Celular: 319-2121001
[email protected]
Asunto: Consulta
Destino: Externo
Origen: 10
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica, de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2496 de 2015, el cual faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos, de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información; y el numeral 3 del Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.
CONSULTA (TEXTUAL)
"De conformidad a la normatividad vigente, elevo consulta como Contador Público, en aras de resolver controversia con un cliente, así:
Que en Junio de 2015 la empresa integral Consulting Cortes Rojas Nit: 900.842.669-4 asociados recibe la administración de la Agrupación de Vivienda el lirio Propiedad Horizontal Nit: 900.782.240-0 quien con anterioridad a la fecha contrato diferentes administraciones quienes no hicieron a quien corresponda la debida entrega del archivo contable, tributario, bancario y demás; encontrando que la misma copropiedad inicio acciones legales contra la empresa Administradora Silver quien administro hasta septiembre 30 de 2.014 por parte del anterior administrador señor Erick Salomón Galindo, quien administro hasta mayo de 2015.
En ese orden de ideas, la empresa encargada Integral Consulting me contrata en Junio 20 del mismo año para atender el encargo de llevar la contabilidad para lo cual me comunico con el consejo de administración para solicitar los documentos que se requieren para cumplir el encargo, para lo cual, dado que la administración no contaba con la representación legal no estaba facultada para iniciar cualesquier acción legal en contra de quienes no hicieron la entrega en debida forma (en ningún momento se me hizo entrega alguna de archivo contable, tributario, libros de contabilidad,estados financieros previos al encargo de junio de 2015, copia del sistema contable, actas, libros auxiliares, en fin absolutamente ninguna información), ni para poder requerirlos, además que no fue posible contactarles.
De cualquier manera como Contador, haciendo las salvedades ante la empresa administradora y el consejo de administración y aun la misma asamblea de copropietarios, inicie el proceso de conciliar la cartera con los copropietarios y la empresa de cobranzas denominada Aserprho con base a las jornadas de normalización de cartera y con los soportes que los mismos 912 copropietarios entregaban a la administración, dado que el consejo de administración quienes manejaban la cuenta corriente en reiteradas veces de (sic) negaron a compartir copia de los extractos bancarios, aduciendo, que cuando la empresa Integral Consulting recibiese la representación legal podía consultar los extractos y girar los cheques respectivos.
En fin, durante el encargo desde Junio hasta Noviembre 10 de 2015, el anterior consejo de administración sistemáticamente no quiso compartir la información contable del caso, haciendo pagos y manejo de efectivo en contra de lo que la ley 675 de 2001 exige, trayendo como consecuencia diferencias irreparables entre el consejo de administración de la Agrupación Lirio y la empresa Integral Consulting quien me contrato, lo cual conllevo a la renuncia motivada de la empresa y por ende la terminación del contrato y respectivamente la cancelación de mi orden de prestación de servicios.
En proceso de empalme con la nueva administración de la Agrupación de Vivienda El lirio, la señora contadora exige todo el archivo contable y tributario de la copropiedad, comentándole que precisamente por el desorden y despreocupación de la Copropiedad en garantizar la integridad y conservación de la información conllevo a la renuncia motivada de mi parte y también de la administración de la copropiedad.
En ultimas, mi consulta tiene que ver, dado que nunca se me hizo entrega material de información alguna contable, bancaria, tributaria, etc. de lo cual se informó a la asamblea de los copropietarios tal como reza en el acta de asamblea de Septiembre de 2015, la copropiedad no me hizo entrega de copia de algún sistema contable, ni archivo contable y dado se hicieron las observaciones del caso,
Consulta que quisiera resumir así: teniendo en cuenta lo enunciado anteriormente.
1. ¿Qué documentación contable debo entregar ya que la misma nunca fue entregada por el conjunto? Teniendo presente que mi periodo fue del 1 de junio de 2015 a 10 de noviembre de 2015.
2. ¿Qué responsabilidad tengo de gestiones realizadas por otros contadores que no entregaron documentación ni hay como requerirlos?
en ánimos (sic) de no afectar la copropiedad, y que se me puedan cancelar los honorarios en mora y evitar sanciones de cualesquier tipo, más aun cuando la nueva contadora amenaza con una sanción disciplinaria interpuesta ante ustedes, por lo cual, en aras de la veracidad, integridad y equidad requiero apegarme estrictamente a las obligaciones que tuve como contador por el encargo durante estos casi cinco meses e informo oportunamente del caso.".
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
En orden a los planteamientos e inquietudes, nos permitimos señalar:
1. El contador público al finalizar su relación laboral con su cliente debe revisar las condiciones de su contrato con el fin de conocer los papeles, documentos e informes que debe entregar para dejar resueltos todos los aspectos relacionados con su ejercicio profesional hasta la fecha de su retiro.
2. El artículo 1º de la Ley 43 de 1990 establece:
”Del Contador Público. Se entiende por contador público la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente Ley está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de la profesión, dictaminar sobre estados financieros, y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable.” (Subrayado fuera de texto).
El artículo 10 de la Ley 43 de 1990 dice:
”De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances,se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.” (Subrayado fuera de texto).
Y el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 específica:
“El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” (Subrayado fuera de texto).
De acuerdo con lo anterior, el Contador Público es responsable de todo acto que haya firmado con su número de tarjeta ya que este acto lo vincula con la información presentada en los términos de la normatividad citada. Es cierto que en la calidad de contador no se evalúa la información financiera ni se expresa una opinión sobre ella. Pero sí se responde en calidad de preparador por el cumplimiento de las normas legales y profesionales en la preparación de los estados financieros, lo cual incluye abstenerse de procesar información o efectuar movimientos contables sobre los que tenga conocimiento de que no se ajustan a esos requerimientos y afecten la información financiera. Cabe recordar que la preparación de estados financieros es una actividad que se realiza de acuerdo con los parámetros técnicos requeridos por nuestra normatividad y no tiene como requisito previo la permanencia del contador que suscriba la información financiera, sino la expresión de la responsabilidad asumida por quien prepare y presente esa información.
En resumen, la responsabilidad profesional se da durante el tiempo contratado y por las actuaciones realizadas. No sería posible dar fe pública sobre información no recibida, porque de hacerlo se estaría incurriendo en una violación del Código de Ética profesional; pero tampoco se puede asumir responsabilidad alguna por situaciones precedentes al momento de iniciación de la actividad profesional.
Cabe mencionar que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública es un organismo de normalización de contabilidad, información financiera y de aseguramiento de la información y por lo tanto no es el organismo competente para dirimir conflictos. Estos asuntos son del resorte de la Junta Central de Contadores, el cual es el organismo encargado de ejercer inspección y vigilancia del ejercicio de la contaduría pública. Si existe alguna queja por el ejercicio profesional de un contador, debe ser remitida directamente a esa entidad.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
Consejero del Consejo Técnico de la Contaduría Pública