Tema: Procedimiento
Descriptor: Factura en Contratos de Mandato
OFICIO Nº 003677
25-02-2016
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 000161
Señora
OLGA LUCÍA MONTOYA SIERRA
Av. Calle 12 No. 79 A – 25 Bodega 4
Bogotá D.C.
Ref: Radicado 100011319 del 17/04/2015.
Tema: Procedimiento Tributario
Descriptores: Factura en Contratos de Mandato
Fuentes formales: Decreto 1514 de 1998, Artículo 3
Cordial saludo, señora Olga Lucía:
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver de manera general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la entidad.
Plantea usted un caso de facturación en mandato, sobre la base que el responsable de generar la factura es el mandatario. No obstante, bajo el supuesto de la celebración de un contrato de mandato donde el mandatario ejecuta una obra por orden del mandante, aduce que se sabe que la factura la realiza el mandatario, el cual cobra una comisión que paga el mandante y factura el mandatario; sin embargo, los ingresos que genera el contrato no son todos para el mandatario, pese a que éste factura toda la obra, de modo que el ingreso total debe ser para el mandante quién pagará al mandatario la comisión que le facture. Pregunta usted con qué documento el mandante cobra al mandatario o solicita el reintegro al mandatario de lo facturado por la obra.
En efecto, celebrado un contrato de mandato, es el mandatario quien de una parte puede adquirir bienes o servicios por el mandante, caso en el cual las facturas que elaboren los proveedores en este evento se expiden a nombre del mandatario. Y de otra parte, es posible que el mandatario venda bienes y/o servicios a nombre del mandante, caso en el cual éste debe facturar bajo su propio nombre y NIT a los adquirentes.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tengan derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de éstos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. En el caso de devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. Todo lo anterior acorde con lo dispuesto en el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998.
En el Concepto Nro. 009670 del 12 de febrero de 2001, se indicó:
“En el caso del contrato de mandato cuando el mandatario, en desarrollo del contrato adquiere bienes o servicios la factura le es expedida a su nombre. En aplicación del artículo 771-2 antes citado sería éste quien tendría derecho a solicitar los costos, deducciones e impuestos descontables que figuren en tales documentos; pero como tales erogaciones realmente pertenecen al mandante la Ley y más exactamente el artículo 3º. del Decreto 1514 de 1998 consagran que para que el mandante pueda solicitar las partidas mencionadas no obstante no poseer las facturas expedidas a su nombre, presente como prueba la certificación de le debe expedir el mandatario donde se consigne la cuantía y concepto de los mismos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal.
Es decir que, para estos casos, se plantea una excepción a la norma que exige la factura para la procedencia de los costos y demás factores mencionados.
Por lo tanto, no puede pretenderse que la certificación a que se ha hecho referencia pueda ser sustituida con las facturas que debió expedir el mandatario en desarrollo de su gestión ya que estas últimas dan cuenta de los ingresos del mandante así como del impuesto sobre las ventas generado y con la certificación lo que se pretende es soportar los costos, deducciones, impuestos descontables y/o devoluciones a que tiene derecho el mandante, los cuales no figuran en las facturas que el mandatario expida en desarrollo de su gestión.
Ahora bien, consideramos que cuando se trate de operaciones entre las mimas partes y respecto del mismo contrato de mandato, la certificación podría ser periódica y abarcar más de una operación, pero se reitera, siempre que haya identidad de contratantes y de contrato.” (Subrayado fuera de texto).
De lo anterior se concluye que los valores facturados por adquirentes al mandatario, los cuales se soportan en factura expedida al mandatario, y que constituyen soporte de costos y gastos e impuestos descontables, para efectos de que sean utilizados por el mandante, el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 prevé la certificación que debe expedir el mandatario al mandante. Sin embargo, los valores facturados por el mandatario a nombre del mandante están soportados en las facturas expedidas por el mandatario que dan cuenta de los ingresos del mandante. Siendo claro el concepto en cita, en que la respectiva certificación sustituye en este caso especial de mandato las facturas para efectos de los costos y descuentos que puede hacer valer el mandante; y de otra parte, que las facturas expedidas por el mandatario dan cuenta de los ingresos del mandante.
Finalmente, debe tenerse en cuenta que el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998, exige en su último inciso, que:
“El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por el mandante”
En los anteriores términos se resuelve su solicitud.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina