Backup del software contable.
Concepto Nº 270
10-04-2017
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.
Señora
CLAUDIA PILAR ROJAS
Asunto: Consulta
Destino: Externo
Origen: 10
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REFERENCIA: |
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Fecha de Radicado |
23 de marzo de 2017 |
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Entidad de Origen |
Consejo Técnico de la Contaduría Pública |
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Nº de Radicación |
2017-270-CONSULTA |
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Tema |
Backup del software contable. |
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2131 y 2132 de 2016, en los cuales se faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información, y el numeral 3º del Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.
CONSULTA (TEXTUAL)
“A finales del año 2016, finalice (sic) mi servicio de administración en una propiedad horizontal y bajo mi responsabilidad estuvo la contabilidad.
En actas de entrega se relacionó todos los documentos físicos y demás informes financieros inlcuidos (sic) los Estados financieros firmados con notas.
Se me ha exigido entregar el backup del software contable (el software contable es de mi propiedad), aludiendo que de no hacerlo seré acusada de secuestro de la información.
Leído los conceptos 534 y 919 entiendo que el software hace parte de mis papeles de trabajo?
El alcance de mi contrato habla de prestacion (sic) de servicios... y no mas... (Sic).
Mi pregunta especifica (sic): BAJO QUE NORMA O LEY ESTOY OBLIGADA A REALIZAR LA ENTREGA DEL BACKUP DEL SOFTWARE, si en mi entrega hice lo correspondiente a informes y Estados Financieros detallados y con notas?”. (Sic).
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
El artículo 48 del Código de Comercio (CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES – MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES) establece:
“Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”
En consecuencia, a pesar de que la consulta es elevada por un (sic) persona que no desarrolla las actividades de la profesión contable, los libros de contabilidad, los estados financieros, las notas a los estados financieros, los soportes internos y externos, las actas y demás documentos de los negocios, son propiedad de la entidad, por lo cual el administrador no puede retenerlos, sustraerlos, ni apoderarse de ellos.
Por otra parte, según el caso expuesto, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como administrador, la entidad no puede exigir la entrega de un 'backup' del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio.
En estas condiciones, bien podría imprimir los libros o entregarlos por medio electrónico hasta la fecha en que termine su relación.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
DANIEL SARMIENTO PAVAS
Consejero del Consejo Técnico de la Contaduría Pública