Contabilidad Grupo 3.
Concepto Nº 753
21-09-2017
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.
Señora
MAGDALENA CASTELLANOS
Asunto: Consulta
REFERENCIA:
Fecha de Radicado
31 de Agosto de 2017
Entidad de Origen
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
N° de Radicación CTCP
2017-753 CONSULTA
Tema
Contabilidad Grupo 3
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2131 y 2132 de 2016, en los cuales se faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información, y el numeral 3° del Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.
RESUMEN
El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad con base en los principios de contabilidad de general aceptación en Colombia, puede generar sanciones y obligar a corregir sus estados financieros anteriores.
CONSULTA (TEXTUAL)
“Respetuosamente dirijo este correo, con el animo (sic) único de hacer una consulta relacionada con la aplicación de las normas contables vigentes para las micro-empresas, particularmente una propiedad horizontal residencial.
Me solicitan de una propiedad horizontal residencial una propuesta para la migración a las normas contables y financieras vigentes, pero la copropiedad no cuenta con un programa contable y el contador de los años 2013 al 2015 les llevaba la contabilidad en un programa de uso personal del mismo, por tal razón los libros fiscales fueron entregados en forma digital en formato PDF. Tengo claro que los libros fiscales de esos años no se pueden modificar; por tal motivo solicito su opinión en cuanto a la actuación que deba tomar en este caso particular a hoy Agosto de 2017.
-Se puede(sic) modificar los libros fiscales de años anteriores si hay ajustes por realizar?
-Se puede realizar el ejercicio normal de transición, pero realizar los ajustes a la fecha?
-Se puede hacer la reconstrucción de la contabilidad basados en el archivo de la copropiedad?
-O en su defecto, como(sic) debo realizar el proceso de aplicación de las nuevas normas contables y financieras si a la fecha no lo realizaron?”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
Debe tenerse en cuenta que los primeros estados financieros de acuerdo con el marco técnico normativo para el Grupo 3 establecido en el artículo 1.1.3.3 del Decreto 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2496 de 2015, son con corte a diciembre 31 de 2015. Llevar a cabo un cronograma diferente al establecido en el artículo 3 del mencionado Decreto es una violación evidente de una norma legal.
El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad con base en los principios de contabilidad de general aceptación en Colombia, puede generar sanciones que están contempladas en el Código de Comercio (artículo 58) y en otras normas (como por ejemplo el artículo 655 del Estatuto Tribitario (Sic)), además de impedir que la contabilidad pueda ser utilizada como medio de prueba para efectos legales.
Con base en lo anterior, si la entidad no ha preparado su información de acuerdo con la nueva normatividad, al margen de los efectos legales que se puedan generar, debe establecer los efectos retroactivos surgidos del nuevo marco técnico normativo y tratar los ajustes como corrección de errores, afectando la información comparativa del año 2017.
Ahora bien, en relación con el tema de la corrección de errores en la contabilidad y en los estados financieros, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, se pronunció en los conceptos 2014-376, 2015-286, 2015-666, 2017-022, 2017-413, 2017-495, 2017-862, 2017-867, 2017-885 entre otros, los cuales podrá ubicar en la dirección http://www.ctcp.gov.co/conceptos (sic)
Adicionalmente, si la contabilidad no se encuentra actualizada deberá reconstruirse la información financiera con los documentos soportes con que cuente la entidad. Los nuevos marcos normativos contenidos en el Decreto 2420 de 2015 y sus modificaciones, no contienen referencia a la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad, por tanto, el Decreto 2649 de 1993, sigue vigente en este aspecto, específicamente en su artículo 135, acerca de la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad, establece:
“ARTÍCULO 135. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.”
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicado el motivo de la reposición.
Así mismo, este Consejo se ha pronunciado sobre la reconstrucción de libros contables en los conceptos números 2015-151, 2016-391, 2016-461, los cuales podrá ubicar en la dirección http://www.ctcp.gov.co/ en el enlace conceptos.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
Cordialmente,
GABRIEL GAITÁN LEÓN
Consejero del Consejo Técnico de la Contaduría Pública