Firma autógrafa en estados financieros
Concepto Nº 130
22-03-2018
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.
Señor(a)
ALBERTO ARROYO
Asunto: Consulta 1-INFO-18-002335
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REFERENCIA: |
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Fecha de Radicado |
14 de Febrero de 2018 |
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Entidad de Origen |
Consejo Técnico de la Contaduría Pública |
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N° de Radicación CTCP |
2018-130 CONSULTA |
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Tema |
FIRMA AUTÓGRAFA EN ESTADOS FINANCIEROS |
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2131 y 2132 de 2016, en los cuales se faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información, y el numeral 3° del Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.
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RESUMEN “El balance certificado es el suscrito con las firmas autógrafas del representante legal y del contador de la sociedad. El Balance Dictaminado presenta las firmas antes citadas y la del revisor fiscal, acompañado de su opinión.” |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…)
Muy cordialmente les solicito su concepto acerca de si es necesario que en el cuerpo de los estados financieros se plasmen las firmas autógrafas del representante legal, del contador y del revisor fiscal.
Mi inquietud se fundamenta en que como parte de los procedimientos de documentación de los trabajos de revisoría fiscal se requiere que exista una certificación escrita (que hace parte de los papeles de trabajo que soportan el trabajo efectuado) con firma autógrafa por parte del representante legal y del contador acerca de las manifestaciones implícitas en los estados financieros. Además, el dictamen del revisor fiscal igualmente debe ir firmado autógrafamente por éste(sic), es decir, que ya existirían, por separado, las firmas de todos aquellos que se hacen responsables de su contenido y razonabilidad.
Les agradezco su pronta respuesta a la anterior consulta, con mis sentimientos de gratitud por su atención. (…)”
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
Los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, establecen:
“ARTÍCULO 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismos se han tomado fielmente de los libros.
ARTÍCULO 38. ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión “ver la opinión adjunta” u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente.”
Adicionalmente, el Oficio 220-052170 del 8 de abril de 2014, sobre este particular, manifiesta:
“Con relación a los estados financieros de fin de ejercicio, que deben ser puestos a consideración del máximo órgano social, los artículos 34 y 36 de la Cit. Ley prevén que corresponden a los administradores preparar y difundir estados financieros de propósito general (artículos. 21 y 114 del Decreto 2649 de 1993) “debidamente certificados”, acompañado de sus notas y con la opinión del revisor fiscal, si lo hubiere, en el entendido que “certificados”, en los términos del artículo 37 de la Ley 222 Cit., se refiere a la manifestación o declaración del representante legal y del contador bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que se han tomado fielmente de los libros.
En términos similares se expresó la Entidad a través de la Circular Externa No. 017 de 1997, que precisa algunos aspectos en relación con el deber de “certificar” y dictaminar los estados financieros de las sociedades, en los siguientes términos ”..… el representante legal y el contador público que preparó los estados financieros, deberán dejar consignada una manifestación expresa o certificar lo antedicho, declarando junto a su firma o en documento adjunto, que “han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros“ declaración que pueden hacer con estas palabras o con expresiones semejantes, siempre y cuando se haga referencia completa a la verificación de las afirmaciones de que trata el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993, u otra norma que la complemente o modifique, ello bajo el entendido de que sobre lo dicho opera la presunción prevista para los contadores públicos en el artículo 10 de la Ley 43 del 13 de diciembre de 1990. Adicionalmente, quien firma en calidad de contador público, deberá anotar el número de su tarjeta profesional atendiendo lo consagrado en el parágrafo tercero del artículo 3o. de la ley antes citada”. (Los destacados no son del texto).
Por su parte, “dictaminar” según las voces del artículo 38 ss. hace relación a la opinión profesional que debe rendir el revisor fiscal respecto de los estados financieros certificados, “Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión “ver la opinión adjunta” u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente”. En la referida Circular Externa 017 se definen los estados financieros dictaminados “…. como aquellos que estando certificados se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, de la del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Sólo pueden dictaminarse estados financieros certificados; de ahí que sin perjuicio de que el revisor fiscal dictamine o no los estados financieros, el contador que los prepare está en la obligación de firmarlos.
Al suscribir los estados financieros el profesional que los dictamine debe anteponer a su firma la expresión “ver opinión adjunta” u otra similar, anotar el número de tarjeta profesional y acompañar el dictamen correspondiente que contendrá como mínimo las manifestaciones exigidas en la ley mercantil y demás normas complementarias o en los estatutos. El sentido y el alcance del dictamen no es otro que el que se exprese en el mismo”.
En resumen, estados financieros certificados se refiere a la declaración expresa en escrito diferente a ellos que además deben ser suscritos por el representante legal y del contador de la compañía en el que se declare que en la elaboración y preparación de los mismos las cifras han sido tomadas fielmente de los libros de acuerdo con el citado Dec 2649; al paso que el dictamen u opinión lo realiza el revisor fiscal sobre estados financieros certificados, señalando que los mismos fueron elaborados atendiendo los principios o normas de contabilidad de general aceptación. Al respecto, debe recordarse que una de las funciones del revisor fiscal es precisamente “Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente” (Artículo 207, Numeral 7º C. de Co.).
De acuerdo con lo expuesto son obligatorias las firmas autógrafas del representante legal, del contador de la empresa y del revisor fiscal, si así lo exige la ley, acompañado de la declaración o dictamen y la anotación del número de la tarjeta profesional que se confiere a los contadores públicos, con el fin de que los balances se consideren auténticos, de acuerdo a lo señalado por el artículo 39 de la Ley 222 señalada.”
Así las cosas, dando respuesta a la pregunta planteada por el peticionario, en nuestra opinión, y basados en el articulado anterior, las firmas del representante legal, el contador público y del revisor fiscal confirman su rol dentro de la elaboración y auditoría de los estados financieros, respectivamente. La elaboración de la certificación de estados financieros y de la opinión del revisor fiscal no excluyen el deber de que estas personas plasmen sus firmas autógrafas en los estados financieros, cualquiera que sea su naturaleza en cuanto a periodicidad ni los usuarios de la información contenida en dichos estados financieros.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
Cordialmente,
LUIS HENRY MOYA MORENO
Consejero - Consejo Técnico de la Contaduría Pública