Tema: Procedimiento
Descriptor: Factura electrónica. Notas de crédito, envío a la DIAN
OFICIO Nº 001777
08-10-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 001777
Señora
VIVIANA PATRICIA LÓPEZ LÓPEZ
Carrera 7 No. 114 – 33 Piso 12
Bogotá, D.C.
Ref: Radicado 100026898 del 31/05/2018.
Tema: Procedimiento.
Descriptores: Factura electrónica/notas crédito – envío a la DIAN.
Fuentes formales: Parágrafos 2 y 3 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, incorporado en el artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016; Resolución 000019 de 2016, artículos: 1, 4 y 8, Anexo Técnico 001-V2, numerales 8 y 8.3.
Cordial saludo señora Viviana Patricia.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
A partir de los parágrafos 2 y 3 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, se pregunta:
Si de acuerdo con el primero de ellos, ¿deben entregarse a la DIAN todas las notas crédito relacionadas con factura electrónica?
O si de acuerdo con el segundo parágrafo referido, ¿debe entenderse que solamente se entregan a la DIAN las notas crédito correspondientes a devoluciones, nulidades resoluciones o recisiones?
En el evento que deban enviarse la totalidad de las notas crédito y, considerando que de acuerdo con lo señalado en el numeral 3.2 del Anexo Técnico No. 001 de la Resolución 000019 de 2016, que fija un sistema técnico de control para la factura electrónica, se establecen conceptos adicionales a los señalados en el Decreto, a saber: “Rebaja total aplicada”, “Descuento total aplicado” y “Otros”, se pregunta qué notas deben entregarse en el concepto “Otros” y, si en este evento deben señalarse las fechas de las facturas a que hace referencia.
Al respecto se considera:
Efectivamente, el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, relativo a las “Condiciones de expedición de la factura electrónica”, incorporado en el artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, en su parágrafo 2, dispone:
“Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.
Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.” (Subrayado fuera de texto)
A su vez, el parágrafo 3 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 establece:
“Parágrafo 3. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
Estas notas deben ser entregadas al adquirente y la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2.”
De otro lado, la Resolución 000019 de 2016, prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, señala los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y dispone otros aspectos en relación con la factura electrónica.
Esta resolución, en el artículo 3, lista los elementos del sistema técnico de control y, entre ellos, en el numeral 1, señala el “Formato estándar XML de la factura electrónica, las notas débito y crédito” y, en el numeral 7, la “Entrega del ejemplar de la factura electrónica, las notas débito y crédito.”
El artículo 4 de la misma resolución, establece el formato estándar XML de las facturas y las notas débito y crédito y, su obligatoriedad con las especificaciones del Anexo Técnico No. 001, que hace parte integral de la misma. Anexo que fue objeto de modificaciones en febrero de este año y actualmente corresponde a la Versión 2, que se encuentra publicada en la página web de la DIAN, que sin embargo no modificó lo correspondiente a notas crédito.
Este Anexo, en el punto 8* se refiere al: “Listado de valores” y señala:
“La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN ha definido listados de posibles valores para los elementos XML obligatorios en los cuales se almacena un código que representa un dominio de negocio.”
Y, específicamente en el punto 8.3* “Concepto de notas crédito”, establece:
“1. Devolución de parte de los bienes; no aceptación de parte del servicio.
2. Anulación de factura electrónica
3. Rebaja total aplicada (Sobre operaciones efectivamente realizadas)
4. Descuento total aplicado (Sobre operaciones efectivamente realizadas)
5. Rescisión nulidad por falta de requisitos
6. Otros”
* Esta numeración corresponde al Anexo Técnico 001, Versión 2 que actualmente se encuentra publicado en la página web de la DIAN. En la versión 1 de este anexo esa numeración correspondía a los puntos 3 y 3.3, respectivamente.
A partir de las normas en cita, se observa que, de una parte, el parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, indica que la DIAN señalará el formato XML en el cual deben expedirse las notas crédito y establece su contenido mínimo (incluyendo, entre otros, número y fecha de las facturas a las cuales se refieran).
Por su parte, el parágrafo 3 del mismo artículo, precisa los eventos de notas crédito relacionadas con factura electrónica que son relevantes a la DIAN y que deben ser enviadas a la entidad, esto es, cuando tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones. Su entrega a la DIAN, debe ser en formato electrónico de generación.
De tal manera que el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, en el parágrafo 2, establece los aspectos generales de las notas débito y crédito y, en el parágrafo tercero, señala las notas que deben ser entregadas a la DIAN.
Comparadas las disposiciones, en materia de notas crédito, que trae el Decreto 2242 de 2015 con las normas en cita de la Resolución 000019 de 2016 y su Anexo Técnico 001-V2, se encuentra que se presenta una diferencia entre lo establecido en el Decreto y dicho anexo, documento que, en lo relativo a notas crédito excluye el concepto “Resoluciones”, e incluye las categorías: “Rebaja total aplicada”, “Descuento total aplicado” y “Otros”, que no se encuentran en el decreto.
No obstante, debe tenerse presente, que la Resolución 000019 de 2016, prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica, de modo que si bien realiza precisiones en torno al Decreto 2242 de 2015, también en desarrollo de la facultad prevista en el Artículo 684-2 del Estatuto Tributario que, faculta a la DIAN para prescribir sistema técnicos razonables para el control de la actividad productora de renta, puede incluir elementos con ese fin y, en esa medida, es válido que en el Anexo Técnico 001-V2 se incluyan conceptos de notas crédito adicionales a los señalados en el decreto. En efecto, los elementos que la DIAN establece como sistema técnico de control van a permitir el control fiscal de la factura electrónica, según se indica en el artículo 1 de la Resolución 000019.
Así las cosas, para efectos de las notas crédito que el obligado a expedir factura electrónica debe entregar a la DIAN, debe considerar los conceptos señalados en el Anexo Técnico 0001-V2 de la Resolución 000019 de 2016, teniendo en cuenta que en la categoría “Otros” se incluirán las notas crédito que correspondan a “Resoluciones”, concepto que no se especifica de manera individualizada y que, en todo caso, de acuerdo con el decreto debe ser entregado.
Igualmente se recaba, que las notas crédito que expida el obligado a facturar electrónicamente, en relación con la misma, deben atender el contenido mínimo señalado en el parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, incluida la referencia a los números y fechas de las facturas a las cuales hace referencia.
Lo anterior, sin perjuicio que, si el obligado a expedir factura electrónica expide notas crédito relacionadas con la factura electrónica, por conceptos distintos a los señalados, en todo caso, debe generarlas electrónicamente en el formato estándar XML establecido por la DIAN, toda vez que el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 se refiere a las condiciones de la factura electrónica y, cuando en el parágrafo 2 trata de las notas crédito, alude naturalmente a las relacionadas con la factura electrónica, señalando explícitamente y, de manera general, que: cuando deban expedirse notas crédito y débito, señalando a renglón seguido su contenido mínimo. Estas notas debe enviarlas al adquirente en formato electrónico o físico, según como se haya entregado la factura electrónica, y en todo caso, debe ser conservadas; toda vez que, como soportes de las operaciones comerciales con incidencia en materia tributaria, pueden ser requeridas por la Entidad. Lo anterior, además, considerando que la expedición de una nota crédito depende de la operación económica, que a su vez debe reflejar la realidad económica de acuerdo con los marcos normativos contables que utilice el contribuyente obligado a la expedición de la facturación electrónica, permitiendo mostrar los ingresos producto de la misma.
En los anteriores términos se atiende su solicitud.
Atentamente,
LORENZO CASTILLO BARVO (E)
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica
UAE–DIAN