Concepto 16818

Concepto 16818
16-  05 -2019
Minhacienda
 

Señor
JUAN DAVID PERDOMO PERDOMO
Director de Impuestos
Alcaldía Municipal de Soacha
Calle 13 No. 7 – 30
Soacha – Cundinamarca

Radicado entrada 1-2019-022762
No. Expediente 10051/2019/RCO

Tema: Procedimiento tributario

Subtema: Notificación electrónica

Respetado señor Perdomo:

Recibimos su comunicación con número de radicado conforme el asunto, mediante el cual consulta sobre la posibilidad de dar aplicación en la entidad territorial de lo establecido en los artículos 91, 92 y 93 de la Ley 1943 de 2018 relacionados con la notificación electrónica de actos administrativos.

De conformidad con el Decreto 4712 de 2008 la Dirección General de Apoyo Fiscal presta asesoría a las entidades territoriales y a sus entes descentralizados en materia fiscal, financiera y tributaria, la cual no comprende el análisis de actos administrativos particulares de dichas entidades, ni la solución directa de problemas específicos. No obstante, damos respuesta en el ámbito de nuestra competencia y en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, es decir de manera general y abstracta, por lo que no tiene carácter obligatorio ni vinculante, y no compromete la responsabilidad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Los municipios, distritos y los departamentos deben aplicar el procedimiento del Estatuto Tributario Nacional, por expresa disposición del artículo 59 de la Ley 788 de 2002. Para el efecto, las entidades territoriales pueden disminuir el monto de las sanciones y simplificar los términos de aplicación de los procedimientos, acorde con la naturaleza de sus tributos.
 

El artículo 563 del Estatuto Tributario establece la dirección para notificación, es decir, el lugar al cual debe enviarse la comunicación y que resulta válida para entender que se notificó debidamente. Señala el artículo 563 lo siguiente:

Artículo 563. Dirección para notificaciones. <Artículo modificado por el artículo 59 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> La notificación de las actuaciones de la Administración Tributaria deberá efectuarse a la dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, en su última declaración de renta o de ingresos y patrimonio, según el caso, o mediante formato oficial de cambio de dirección; la antigua dirección continuará siendo válida durante los tres (3) meses siguientes, sin perjuicio de la validez de la nueva dirección informada.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante no hubiere informado una dirección a la Administración de Impuestos, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la Administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria.

Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agenteretenedor, o declarante, por ninguno de los medios señalados en el inciso anterior, los actos de la Administración le serán notificados por medio de la publicación en el portal de la web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número identificación personal.

<Inciso adicionado por el artículo 91 de la Ley 1943 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor y/o declarante informe a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) a través del Registro Único Tributario (RUT) una dirección de correo electrónico, todos los actos administrativos le seránnotificados a la misma. La notificación por medios electrónicos, será el mecanismo preferente de notificación de los actos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a partir del 1 de julio de 2019.

Parágrafo. <Parágrafo adicionado por el artículo 91 de la Ley 1943 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Lo dispuesto en este artículo aplica para la notificación de los actos administrativos expedidos por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) y será el mecanismo preferente de notificación.

(Subrayado fuera de texto)

Como se observa, la notificación de las actuaciones de la administración tributaria debe efectuarse a la dirección informada por el contribuyente y, a partir de las modificaciones queadicionó la Ley 1943 de 2019, esta dirección puede ser electrónica. Se establece que la notificación por medios electrónicos será el mecanismo preferente para la notificación de los actos de la DIAN a partir del 1 de julio de 2019.

Creemos entonces que, por tratarse de una norma de procedimiento debe ser considerada por las entidades territoriales en cumplimiento de lo ordenado en el artículo 59 de la Ley 788 de 2002.

Sin embargo, en el marco de impuestos nacionales la dirección de notificación se relaciona directamente con lo informado en las declaraciones tributarias o en el Registro Único Tributario, RUT, mecanismo establecido en la administración nacional para identificar sujetos pasivos y responsables de las obligaciones de tributos nacionales. Significa lo anterior, que en el caso de los impuestos territoriales, corresponde a la entidad territorial fijar en su estatuto tributario (acuerdo municipal) cuál es la dirección de notificación de sus contribuyentes y responsables, de acuerdo con el tributo de que se trate, pues no todos se cumplen mediante la presentación de una declaración ni existe la obligación de un registro único.

En el caso del impuesto de Industria y Comercio, los contribuyentes están obligados a registrarse dentro de los 30 días siguientes al inicio de sus actividades1 , lo cual obliga al municipio a implementar un registro junto con las reglas para la inscripción, actualización y cancelación. Será entonces mediante este registro que se implemente la obligación de informar dirección electrónica para proceder a notificar a través de este medio, teniendo en cuenta las condiciones, requisitos, términos y demás reglas definidas tanto en el Estatuto Tributario Nacional como en las normas generales sobre servicios informáticos electrónicos.

En relación con otros impuestos que no exigen la inscripción en un registro ante la administración tributaria municipal, creemos que el acuerdo municipal que establece el procedimiento tributario puede, a manera de ejemplo, fijar como dirección de notificación de actos relativos al impuesto Predial Unificado la dirección del predio y la dirección electrónica solo si el contribuyente acepta esta modalidad de notificación y la informa a través de formato que prescriba la entidad territorial.

La forma de notificación de las actuaciones de la administración tributaria se encuentra establecida en el artículo 565 del Estatuto Tributario Nacional, el cual en el primer inciso señala que Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse de manera electrónica y que dicha forma de notificación también procede en las otras formas de notificación.

El parágrafo 4 del artículo 565 del ETN, parágrafo adicionado por el artículo 92 de la Ley 1943 de 2018, establece lo siguiente:

…………………………………………………………………

1  Artículo 7 del Decreto 3070 de 1983, compilado en el Decreto 1625 de 2016 Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, Artículo 2.1.1.7. Deberes formales de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio. Los sujetos del impuesto de industria y comercio deberán cumplir las siguientes obligaciones:

1. Registrarse ante las respectivas Secretarías de Hacienda o cuando no existan, ante las Tesorerías Municipales dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de iniciación de la actividad gravable.

Parágrafo 4o. <Parágrafo adicionado por el artículo 92 de la Ley 1943 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> A partir del 1 de julio de 2019, todos los actos administrativos de que trata el presente artículo incluidos los que se profieran en el proceso de cobro coactivo, se podrán notificar de manera electrónica, siempre y cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante haya informado un correo electrónico en el Registro Único Tributario (RUT), con lo que se entiende haber manifestado de forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente. Para estos efectos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá implementar los mecanismos correspondientes en el Registro Único Tributario (RUT) y habilitará una casilla adicional para que el contribuyente pueda incluir la dirección de correo electrónico de su apoderado o sus apoderados, caso en el cual se enviará una copia del acto a dicha dirección de correo electrónico.

De acuerdo con lo anterior, consideramos que todos los actos administrativos que se profieran por la administración tributaria son susceptibles de notificación por medios electrónicos, pero con sujeción a la manifestación del contribuyente a través de declaración tributaria o la inscripción en el registro de cada entidad territorial.

Para efectos de la implementación de la notificación electrónica, consideramos que debe tenerseen cuenta por parte de la entidad territorial los términos y condiciones establecidos en el EstatutoTributario Nacional en relación con el registro RUT y, particularmente el artículo 566-1 que dice:

Artículo 566-1. Notificación electrónica. <Artículo modificado por el artículo 93 de la Ley

1943 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> Es la forma de notificación que se surte de manera electrónica a través de la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) pone en conocimiento de los administrados los actos administrativos de que trata el artículo 565 del Estatuto Tributario, incluidos los que se profieran en el proceso de cobro.

Una vez el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante informe la dirección electrónica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en los términos previstos en los artículos 563 y 565, todos los actos administrativos proferidos con posterioridad a ese momento, independientemente de la etapa administrativa en la que se encuentre el proceso, serán notificados a esa dirección hasta que se informe de manera expresa el cambio de dirección.

La notificación electrónica se entenderá surtida para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado; no obstante, los términos legales para el contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o su apoderado para responder o impugnar en sede administrativa, comenzarán a correr transcurridos cinco (5) días a partir del recibo del correo electrónico.

Cuando las personas indicadas anteriormente no puedan acceder al contenido del acto administrativo por razones tecnológicas, deberán informarlo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo, para que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) envíe nuevamente y por una sola vez, el acto administrativo a través de correo electrónico; en todo caso, la notificación del acto administrativo se entiende surtida por la Administración en la fecha de envío del primer correo electrónico, sin perjuicio de que los términos para el administrado comiencen a correr transcurridos cinco (5) días a partir de la fecha en que el acto sea efectivamente recibido.

Cuando no sea posible la notificación del acto administrativo en forma electrónica, bien sea por imposibilidad técnica atribuible a la Administración Tributaria o por causas atribuibles al contribuyente, esta se surtirá de conformidad con lo establecido en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario.

Cuando los actos administrativos enviados por correo electrónico no puedan notificarse por causas atribuibles al contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o su apoderado, en la dirección electrónica autorizada, esta se surtirá de conformidad con lo establecido en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario. En este caso, la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la fecha del primer envío del acto administrativo al correo electrónico autorizado y para el contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o su apoderado, el término legal para responder o impugnar, empezará a contarse a partir de la fecha en que el acto sea efectivamente notificado.

Parágrafo. Lo dispuesto en el presente artículo aplica para la notificación de los actos administrativos expedidos por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP).

Cordialmente,

LUIS FERNANDO VILLOTA QUIÑONES
Subdirector de Fortalecimiento Institucional Territorial
Dirección General de Apoyo Fiscal