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Concepto Nº 0189
11-04-2022
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA:
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No. del Radicado
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1-2022-007753 / 1-2022-007754 / 1-2022-007755
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Fecha de Radicado
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25 de marzo de 2022
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Nº de Radicación CTCP
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2022-0189
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Tema
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Entrega archivos contables – software propiedad del contador
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CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) ¿una contadora de una unidad residencial tiene la obligación de entregar un archivo plano con la contabilidad del conjunto? Ella manifiesta que no es legal hacerlo, que el programa es de ella. Que para eso ella ha entregado los informes financieros de cada mes en papel.
Lo anterior es porque compramos en mismo software para facilitar el traslado de toda la información que la señora tiene en su poder. Al no entregar el archivo plano es delicado ya que es nuestra información. Y por lo cual se le pagaron unos honorarios. Y es muy complejo comenzar a digitar cada año manual. Como es una copropiedad debemos hacer la trazabilidad de los pagos de administración. (…)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Con respecto a las inquietudes del peticionario, el CTCP se ha pronunciado en diferentes ocasiones sobre el uso de software de propiedad del contador independiente, para lo cual le recomendamos revisar, entre otros, el concepto 2020-0275, que podrá acceder en el sitio www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.
El concepto 2020-0275 menciona:
“(…) si el software contable es de propiedad del contador que presta los servicios de teneduría de libros, se entendería que la entidad usuaria de tales servicios ha tomado las previsiones necesarias para cumplir los requerimientos de las normas profesionales, legales y reglamentarias en las que se establecen las directrices relacionadas con el sistema documental contable. Esto implica, que en los contratos de prestación de tales servicios se deberá establecer la forma en que se conservarán los libros, soportes, comprobantes y archivos de la entidad, los cuales son propiedad de la entidad, y que representan los soportes sobre la cual se elaboran los estados financieros de propósito general, los cuales están dirigidos a usuarios que no tienen acceso a la información de la entidad, así como también, sirven de soporte para la preparación de las declaraciones tributarias. Resaltado propio
Los soportes y documentos contables son propiedad de la entidad, y aun cuando la administración es la responsable de establecer adecuados mecanismos para su conservación y custodia, el contador público no puede retener estos documentos, lo que debe preverse antes de suscribir el contrato, son los mecanismos que se aplicarán para la entrega de los archivos, soportes y otros documentos contables, cuando la contabilidad se lleva en un sistema de información que no es propiedad de la entidad. En todo caso, para la entidad esto representa una falencia en su sistema de control interno, del cual es responsable la administración de la entidad, y ello podría llevarlo a un incumplimiento de sus obligaciones que han sido previstas en la Ley, como el de publicar los estados financieros al final de cada período.”
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ
Presidente CTCP
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