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Concepto Nº 0534
19-11-2022
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA:
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No. del Radicado
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1-2022-032385 / 1-2022-032386
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Fecha de Radicado
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26 de octubre de 2022
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N° de Radicación CTCP
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2022-0534
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Tema
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Forma de llevar la contabilidad
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CONSULTA (TEXTUAL)
“(...) quisiera saber si la contabilidad de la compañía debe llevarse de forma física en libros o puede llevarse de manera digital con las credenciales del contador (...)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Con respecto a su pregunta, el CTCP se ha pronunciado en diferentes ocasiones entorno al cambio de grupo NIIF, como se puede observar, entre otros, en los conceptos Nos. 2020-0503 y 2021-0425, a los que podrá acceder en el link www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.
Mediante concepto 2020-0503 este consejo indico lo siguiente:
“Respecto de la contabilidad y de los libros del comerciante que debe llevar, el Código de Comercio regula en el Artículo 50:
- La contabilidad debe llevarse en idioma castellano;
- La contabilidad debe llevarse por el sistema de partida doble;
- La contabilidad debe llevarse en libros de contabilidad;
- La contabilidad debe suministrar la historia clara, completa y fidedigna del comerciante, de acuerdo a los marcos de información financiera aplicables;
En el artículo 66 del código de comercio se establece:
- El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente cuando haya lugar a ello.”
De otra parte, es importante considerar lo establecido en el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, que modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.
Así mismo, el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deberán inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, y por lo tanto, los comerciantes no están obligados a inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil.
En conclusión, una entidad podrá llevar su contabilidad de forma física o en medio electrónico, las cuales serán válidas siempre y cuando cumpla con todas las normas establecidas en el Código de Comercio, el marco técnico que le sea aplicable a la entidad conforme el DUR 2420 de 2015 y sus decretos modificatorios y la Ley 43 de 1990.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ
Presidente CTCP
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