Concepto 0550

Concepto Nº 0550

12-12-2022

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Bogotá, D.C.,

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…)

1. Actualmente la empresa de la cual soy el gerente, lleva los libros de contabilidad en forma impresa. Puede por favor indicarme: ¿puedo a partir de la fecha llevar los libros de contabilidad en forma digital?, cuando preciso en forma digital, me refiero a llevarlos en archivos PDF que proporciona la contadora.

2. Los libros de contabilidad actuales están registrados en la Cámara de Comercio. ¿Tocaría estar registrando los archivos digitales en PDF? (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Acerca de su primera pregunta, este Consejo dio respuesta a una pregunta similar en el concepto 2022-0166 con fecha de radicación 15-05-2022 y en la cual por creer le puede ser útil lo transcribimos. En él se manifestó:

“Mediante concepto CTCP 2021-0419, se indicó:

“La normatividad actual indica lo siguiente, respecto de la contabilidad, sus soportes, los requisitos y forma como deben llevarse:

Además de lo anterior, nos permitimos señalar que este Consejo se ha manifestado acerca del tema consultado, indicando lo siguiente:

La Superintendencia de Sociedades en su circular contable No. Circular 100-000007 del 12 de julio de 2022, en el capítulo I - Libros de contabilidad y papeles del comerciante, indicó:

“1.3. Libros de contabilidad en archivos electrónicos

Los libros de contabilidad no requieren ser inscritos en el registro mercantil¹ y pueden ser llevados en archivos electrónicos siempre que su almacenamiento garantice que Ia información sea completa e inalterada². La conservación de los registros electrónicos seguirá las condiciones establecidas en el artículo 12 de Ia Ley 527 de 1999, así:

• Que Ia información que contenga sea accesible para su posterior consulta.
• Que los mensajes de datos o documentos sean conservados en el formato que se haya generado.
• Que permita determinar el origen, Ia fecha y hora en que fue producido el documento.
• La conservación de Ia información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros siempre y cuando cumpla con las condiciones que fueron mencionadas.
• Resulta conveniente que los administradores implementen estrategias de respaldo de Ia información, que minimicen una eventual pérdida de datos.

1.4. Validez probatoria de los registros de contabilidad en archivos electrónicos

Los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y su valoración seguirán las reglas de Ia sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para Ia apreciación de las pruebas. Por consiguiente, deberán garantizar: Ia confiabilidad en Ia forma en que se haya conservado, Ia integridad de Ia información, Ia forma en que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente³”

En conclusión, los soportes de contabilidad y demás documentos, que respaldan los hechos económicos de la entidad, y que constituyen los libros contables, deberán mantenerse o cuidarse en su forma original ya sea de forma impresa o digital, y, sólo en las condiciones expresamente previstas en las disposiciones señaladas con anterioridad, garantizando su reproducción exacta y para ello se sugiere establecer procedimientos de control interno que le permitan cumplir con este proceso.”

Respecto a su segunda pregunta, citamos el artículo 2° del Decreto 0805 de 2013, el cual especifica lo siguiente:

“Artículo 2. Libros de comercio en medios electrónicos. Se entiende por libros de comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto.

El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. En todo caso, deberán sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en el inciso 2° del artículo 56 del Código de Comercio, de manera que se garantice la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación en forma ordenada.

(...)” (Negrlla (sic) y subrayado fuera de texto).

Adicionalmente, colocamos a consideración del peticionario, el siguiente componente normativo, como complemento a los conceptos antes citados:

Código de Comercio

“TÍTULO IV.

DE LOS LIBROS DE COMERCIO

CAPÍTULO I.

LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

ARTÍCULO 48. <CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

ARTÍCULO 49. <LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO>. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

(...)

ARTÍCULO 55. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS ASIENTOS CONTABLES>. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.

ARTÍCULO 56. <LIBROS - HOJAS REMOVIBLES - OBLIGATORIEDAD DE NUMERAR>. <Artículo modificado por el artículo 173 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a Ia reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada Ia inalterabilidad, Ia integridad y seguridad de Ia información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con Ia reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

(...)”

Adicionalmente, citamos los artículos 57 y 58 del Código de comercio, modificados por los artículos 26 y 27 de la Ley 2195 de 2022 establece:

“ARTÍCULO 26. Modifíquese el Artículo 57 del Código de Comercio, el cual quedara así:

Artículo 57. PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO. En los libros de comercio se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren;

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos;

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos;

6. Crear cuentas en los libros contables que no cuenten con los comprobantes y soportes correspondientes;

7. No asentar en los libros contables las operaciones efectuadas;

8. Llevar doble contabilidad, es decir, llevar dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos;

9. Registrar en los libros contables operaciones de manera inadecuada, gastos inexistentes o pasivos sin la identificación correcta;

10. Utilizar documentos falsos que sirvan de soporte a la contabilidad, y

11. Abstenerse de revelar partidas en los estados financieros, sin la debida correspondencia con las cuentas asentadas en los libros de contabilidad.

ARTÍCULO 27. Modifíquese el Artículo 58 del Código de Comercio, el cual quedara así:

Artículo 58. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en normas especiales, la violación a las obligaciones, y prohibiciones establecidas en los Artículos 19 y en el Capítulo 1 del Título IV del Libro 1 del Código de Comercio, o el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con una multa de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes en el caso de personas jurídicas, conforme con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que lo modifiquen o adicionen. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona.

En el caso de las personas jurídicas, la autoridad competente deberá tener en cuenta, para la imposición de la multa, la capacidad patrimonial de la persona jurídica. Cuando se trate de pymes y mipymes, la autoridad competente deberá proceder con especial precaución.

En el evento que una persona que haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer el comercio, profesión u oficio, este ejerciendo dicha actividad a través de un establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, ordenara la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, por un término de hasta dos meses. En caso de reincidencia, ordenara el cierre definitivo del establecimiento de comercio.”

Adicionalmente, citamos los artículos 173 al 175 de la Ley 019 de 2012, los cuales enuncian lo siguiente:

“ARTÍCULO 173. LIBROS DEL COMERCIANTE. El artículo 56 de Código del Comercio quedará así:

“Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional."

ARTÍCULO 174. ALTERACIÓN. Modifíquese el numeral 5 del artículo 57 del Código de Comercio:

“5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archives electrónicos.”

ARTÍCULO 175. REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así:

“7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.”

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Cordialmente,

JESÚS MARÍA PEÑA BERMÚFDEZ

Consejero - CTCP

Notas al pie

1. ↑ Artículo 175 del Decreto Ley 19 de 2012.
2. ↑ Artículo 7 del Decreto 805 de 2013.
3. ↑ Artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.