Concepto 1239(011042)

Concepto 1239 [011042]

26-12-2024

DIAN

100208192 - 1239

Bogotá, D.C.

Cordial saludo,

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

Problema Jurídico No. 1.

2. ¿Si el documento soporte de nómina electrónica -DSNE no se transmite dentro del plazo establecido por la normativa vigente es aplicable una sanción por la transmisión extemporánea?¿Puede la transmisión extemporánea afectar la deducibilidad de los costos y gastos soportados en dicho documento electrónico?

Tesis Jurídica No. 1.

3. La transmisión extemporánea del DSNE no genera sanciones específicas, ya que las disposiciones sancionatorias del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (ET), modificado por la Ley 2155 de 2021, requieren reglamentación posterior, y el régimen anterior no establece una sanción directa para este incumplimiento.

4. La deducibilidad de los costos y gastos respaldados por el DSNE está condicionada a su generación y transmisión dentro de los plazos establecidos. No obstante, si la transmisión extemporánea se realiza antes de la presentación de la declaración de renta, el soporte de los costos y deducciones será válido, siempre que se demuestre la relación laboral y el pago o abono en cuenta correspondiente.

Fundamentación:

5. El DSNE es un requisito formal para respaldar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, conforme a lo dispuesto en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

6. Dicha resolución establece, entre otros, que: (i) El documento debe transmitirse dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al que corresponden los pagos de nómina y, (ii) Si se presentan errores, estos deben corregirse mediante notas de ajuste, que también deben transmitirse dentro del plazo mencionado.

7. Este Despacho mediante Oficio No. 914809 de 2021 precisó que, bajo el marco de la Resolución DIAN 000013 de 2021, no existe una sanción específica por la no transmisión o transmisión extemporánea del documento soporte de nómina electrónica. Además, respecto de la sanción por transmisión extemporánea de los documentos soporte en el sistema de facturación electrónica -SFE, precisó que la aplicación de las sanciones del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, requiere reglamentación adicional³.

8. Por tanto, hasta que no se reglamente dicha sanción sobre el DSNE ésta no le es aplicable. En consecuencia, actualmente no hay una sanción directa aplicable sobre la extemporaneidad del DSNE, salvo el posible impacto en la deducibilidad de costos y gastos.

9. Así, la resolución DIAN 000013 de 2021⁴ establece que los costos y gastos relacionados con la nómina son deducibles si están respaldados por el DSNE transmitido dentro de los plazos en ella establecidos.

10. Sin embargo, (i) si el contribuyente corrige la omisión antes de la presentación de su declaración y, (ii) demuestra la existencia de la relación laboral y los pagos o abonos en cuenta efectuados con motivo de la nómina, la administración no debe desconocer al contribuyente la deducibilidad de estos costos y gastos por no contar el DSNE validado dentro del plazo oportuno. Lo anterior, en virtud de la aplicación de los principios de legalidad, primacía de la sustancia sobre la forma y debido proceso en materia tributaria, evitando que errores formales anulen el reconocimiento de obligaciones sustanciales correctamente cumplidas.

11. Situación distinta ocurre si no se transmite el DSNE, en ese caso, los costos y gastos que debían estar respaldados por este documento electrónico no serán deducibles para el contribuyente. Sin embargo, cuando la omisión se subsana oportunamente y se cumplen las obligaciones sustanciales (p. ej., pagos de nómina y retenciones aplicables), el soporte de deducciones puede ser aceptado.

12. En conclusión:

12.1. Actualmente no es aplicable una sanción específica para la transmisión extemporánea del DSNE, dado que las disposiciones sancionatorias del artículo 616-1 del ET sobre este documento aún no han sido reglamentadas tras la modificación de la Ley 2155 de 2021.

12.2. La deducibilidad de los costos y gastos respaldados por el DSNE está sujeta a su transmisión oportuna. Sin embargo, si el contribuyente corrige la omisión antes de la presentación de la declaración y demuestra el cumplimiento sustancial de la relación laboral y los pagos efectuados, no debe desconocerse el soporte de los costos y deducciones.

12.3. En cualquier caso, tratándose de transmisión extemporánea, es fundamental subsanar la omisión mediante las herramientas habilitadas por la DIAN, incluyendo las notas de ajuste y la presentación de documentación adicional que respalde las operaciones laborales realizadas.

13. Por último, respecto a su pregunta sobre los casos en los que el sistema impida la carga del DSNE de manera extemporánea, se le informa que el contribuyente puede registrar una solicitud en el portal PQRS de la DIAN, dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica y soluciones operativas, explicando el caso concreto y solicitando la habilitación para realizar la transmisión. Esto permitirá que se evalúe la situación y se otorgue una solución operativa que permita subsanar la omisión. El trámite puede gestionarse a través del siguiente enlace oficial: https://pqrsportal.dian.gov.co/.

14. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Dirección de Gestión Jurídica

U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN

Notas al pie

1. ↑ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. ↑ De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. ↑ Oficio No. 914809 de 2021.
4. ↑ Cfr. artículos 2, 3 y 4 de la Resolución 000013 de 2021.