Concepto 818(006962)

Concepto 818 [006962]

25-09-2024

DIAN

100208192-818

Bogotá, D.C.

Cordial saludo,

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

2. El peticionario elevó solicitud de concepto sobre la aplicación de la Resolución DIAN 000165 de 2023, en relación con la obligación de expedir el Documento Equivalente Electrónico (en adelante, DEE) en el contexto de las empresas de servicios públicos que operan en el sector rural con imposibilidades o dificultades de conexión a internet.

Problema Jurídico # 1

3. ¿Puede una empresa de servicios públicos domiciliarios, expedir el DEE en condiciones de inconveniente tecnológico permanente notificado una única vez a la DIAN, por problemas de conectividad en el área donde presta el servicio?

4. No, la normatividad especial vigente no dispone el inconveniente tecnológico permanente por problemas de conectividad. Sin embargo, la obligación de expedir el DEE puede ser cumplida bajo circunstancias temporales de inconveniente tecnológico, mediante la expedición física del DEE siempre que se cumplan los requisitos previos y posteriores establecidos por el artículo 37 de la Resolución DIAN No. 000165 de 2023 y el Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico. Entre ellos, la transmisión a la DIAN en formato XML para su validación, en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del momento en que se supere el impedimento, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.

Fundamentación

5. De acuerdo con la normativa vigente, la obligación de expedir un DEE se deriva de los artículos 615, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario (en adelante, ET), el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución Dian 000165 de 2023, normas que establecen que todas las personas que presten servicios o vendan bienes, y no estén exceptuadas, deben expedir una factura de venta o un documento equivalente, en la actualidad ambos documentos en modalidad electrónica. El DEE de servicios públicos entrará en vigor el próximo 01 de noviembre de acuerdo con las fechas de implementación dispuestas en la Resolución DIAN 000119 de 2024.

6. En el caso de los servicios públicos, la empresa obligada a expedir el DEE cuando presenta impedimentos para la transmisión del mismo por cualquier causa, inclusive falta de conectividad, puede hacer uso de la figura de inconveniente tecnológico y expedir el documento en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos hasta superar el impedimento, para el caso, la falta de conexión a internet. Así lo dispone el numeral 2.2. del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023 al indicar:

(…) 2.2. Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto que opta por expedir documento equivalente electrónico.

Si al momento de la transmisión del documento equivalente electrónico se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto de que trata el artículo 14 de esta resolución, que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 31 de esta resolución, se deberá generar el documento equivalente que corresponda a la operación que se desea soportar, en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, con el cumplimiento de los requisitos comunes y específicos a los que se refieren los artículos 19 y 20 de la presente resolución, excepto aquellos que sean inherentes al documento electrónico, una vez superado el inconveniente se deberán generar los documentos equivalentes electrónicos en formato XML y ser transmitidos para la validación por parte de la Dian, en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del momento en que se supere el impedimento, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.

Parágrafo 1. Los inconvenientes tecnológicos deberán ser informados de manera electrónica cuando se presenten los mismos, atendiendo a lo dispuesto en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico³”

7. Esta obligación se explica debido a que el estado de inconveniente tecnológico es de carácter temporal, de allí la exigencia de transmisión posterior de la información a la DIAN para su validación. Por ende, no resulta viable a efectos del cumplimiento de las normas vigentes considerar la declaratoria de un inconveniente tecnológico permanente por parte del sujeto obligado a facturar.

8. No obstante, el sujeto obligado puede sustentar su inconveniente tecnológico sin que la norma establezca un tiempo límite de duración del mismo, teniendo en cuenta que deberá encontrar soluciones al impedimento afrontado y cumplir, una vez superado el mismo, con las exigencias dispuestas en las normas especiales vigentes, a saber, el artículo 37 de la Resolución DIAN 000165 de 2023 y el Suplemento C: 15. Inconvenientes tecnológicos 15.1 Por parte del Facturador Electrónico – Tipo 07 del Anexo Técnico de documento equivalente electrónico DEE- Versión 1.0.

9. A modo de ejemplo, tratándose de falta de conectividad, si una empresa de servicios públicos por este motivo no puede transmitir temporalmente los DEE a la DIAN, podrá expedirlos de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2.2. del artículo 37 de la Resolución DIAN No. 000165 de 2023 y, una vez tenga conexión a internet, es decir, haya superado el inconveniente, debe proceder con la generación de estos en formato XML y transmitirlos para la validación, en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del momento en que tuvo conexión a internet, dejando los soportes del inconveniente presentado para cuando la administración tributaria los requiera. Todo ello, cumpliendo además con lo requerido en el Suplemento C: 15. Inconvenientes tecnológicos 15.1 Por parte del Facturador Electrónico – Tipo 07 del Anexo Técnico de documento equivalente electrónico DEE- Versión 1.0.

Problema Jurídico # 2

10. ¿Pueden las empresas prestadoras de servicios públicos acordar con el adquiriente no facturador electrónico, mediante el contrato de condiciones uniformes, un portal virtual de fácil y amplio acceso como lugar para entregar el DEE y dar así por cumplida la obligación de expedirlo?

Tesis Jurídica # 2

11. Si, las empresas prestadoras de servicios públicos pueden acordar con el adquiriente no facturador electrónico la entrega del DEE a través de un portal virtual de fácil y amplio acceso, siempre que este mecanismo esté expresamente autorizado y sea señalado por el adquirente. Este acuerdo se considera válido siempre que cumpla con lo dispuesto en el artículo 35 de la Resolución DIAN No. 000165 de 2023 y la Ley 142 de 1994.

Fundamentación

12. De acuerdo con lo establecido en el artículo 128 de la Ley 142 de 1994, el contrato de condiciones uniformes es el acuerdo mediante el cual una empresa de servicios públicos presta sus servicios a un usuario, a cambio de un precio en dinero⁴. Este contrato establece las reglas para la prestación del servicio, las cuales deben ser aceptadas por el usuario. Nótese que el contrato de servicios públicos⁵ existe desde que la empresa define las condiciones uniformes en las que está dispuesta a prestar el servicio y el propietario, o quien utiliza un inmueble determinado, solicita recibir allí el servicio, si el solicitante y el inmueble se encuentran en las condiciones previstas por la empresa.

13. Por su parte, el artículo 35 de la Resolución 165 de 2023, numeral 2, establece la expedición de la FEV y del DEE, precisando que se entiende cumplido el deber formal de expedir estos documentos de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los mismos sean entregados al adquirente a través de los siguientes medios:

“2. Tratándose de adquirentes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, quien señalará el medio por el cual autoriza la entrega de la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico, así:

2.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente, en formato digital de representación gráfica.

2.2. Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la DIAN”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20 de esta resolución, según corresponda.

2.3. Impresión de representación gráfica.

2.4. Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquirente, en dispositivos electrónicos, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los artículos 11, 19 y 20, de esta resolución, según corresponda, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente.

2.5. Si el adquirente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir de conformidad con lo indicado en el numeral 2.3. de este artículo” (énfasis propio).

14. La norma especial transcrita que regula la expedición del DEE expresa que será válido para acreditar la entrega del mismo, además del correo electrónico, cualquier medio o dispositivo electrónico autorizado y señalado por el adquirente no facturador electrónico.

15. En consecuencia, tratándose de servicios públicos, cualquier medio o dispositivo electrónico que cumpla con lo dispuesto en la Resolución DIAN No. 000165 de 2023 y la Ley 142 de 1994, será válido para entregar el DEE, siempre que el adquirente no facturador electrónico (i) lo autorice y (ii) lo señale como medio de entrega.

16. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Dirección de Gestión Jurídica

U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN

Notas al pie

1. ↑ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. ↑ De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. ↑ Este Anexo dispone en el 15. Suplemento C: Inconvenientes tecnológicos 15.1 Por parte del Facturador Electrónico – Tipo 07. Estableciendo que los inconvenientes tecnológicos por parte del facturador electrónico implican que esté tenga en cuenta lo siguiente: (i) Por el tiempo en que dure la contingencia expedir documento equivalente físico, el cual se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos. (ii) El facturador electrónico deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del mismo, el cual debe ir firmada por el representante legal de la compañía o quien haga de sus veces y remitirla al correo electrónico [email protected] con lo siguiente: o Asunto: Nit de la empresa separado con un guion el digito de verificación; Nombre de la empresa. o Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal o quien haga de sus veces. o Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto). (iii) Nota: Este correo únicamente será para la recepción de correos de los facturadores electrónicos para informar el inconveniente tecnológico o superación de este. (iv) Nota: Adicionalmente, si quieren entregar estas constancias por escrito lo pueden realizar a través de radicados, el cual deberá remitirse a la DIAN - nivel central - factura electrónica. (v) Una vez el facturador electrónico superé el inconveniente tecnológico deberá generar, transmitir, expedir y recibir sus documentos e instrumentos electrónicos de manera habitual. (vi) Se deberá transcribir la información mediante el documento electrónico de transmisión de cada una de los documentos físicos expedidos en el tiempo que duro la contingencia, al momento de transmitir la DIAN está informará las notificaciones y/o rechazos a que haya lugar sobre estás, las cuales deberán expedir dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente. (vii) El envío de los instrumentos electrónicos debe realizarse a través del método SendBillSync.
4. ↑ Artículo 128. Contrato De Servicios Públicos. Es un contrato uniforme, consensual, en virtud del cual una empresa de servicios públicos los presta a un usuario a cambio de un precio en dinero, de acuerdo a estipulaciones que han sido definidas por ella para ofrecerlas a muchos usuarios no determinados.
5. ↑ Cfr. Art. 129 de la Ley 142 de 1994.