Registro de incapacidades
Concepto 0214
09-09-2025
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
REFERENCIA
No. del Radicado 1-2025-024786
Fecha de Radicado 25 de julio de 2025
Nº de Radicación CTCP 2025-0214
Tema Registro de incapacidades
CONSULTA (TEXTUAL)
“¿Es correcto que las incapacidades superiores a 2 días o por ARL se cuenten como gasto en la nómina y posteriormente como cuenta de cobro?”
RESUMEN:
Las incapacidades deben registrarse como novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, en concordancia con la normatividad vigente en materia de seguridad social. En la contabilidad de la entidad, estos valores se reconocen como gasto por beneficios a corto plazo a los empleados, en el período en que se incurran. En los casos en que exista derecho a recuperación frente a la EPS o ARL, y siempre que haya certeza razonable de su cobro, la entidad reconocerá una cuenta por cobrar. Los reintegros que efectivamente se perciban se reconocerán como un menor valor del gasto o de la cuenta por cobrar, según corresponda, y no como un ingreso.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Las incapacidades deben registrarse como novedad en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, en concordancia con la normatividad vigente en materia de seguridad social. De igual forma, deberán reflejarse de manera consistente en la contabilidad de la entidad, reconociéndose como gasto por beneficios a corto plazo a los empleados en el momento en que se incurran o, en los casos en que exista derecho a recuperación frente a la EPS o ARL, y siempre que haya certeza razonable de su cobro, como una cuenta por cobrar.
El parágrafo primero del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016 establece que: “En el Sistema General de Seguridad Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente”. Destacado fuera de texto.
Teniendo en cuenta lo expuesto, suele afirmarse de manera general que los dos (2) primeros días de incapacidad deben ser asumidos por la empresa. No obstante, en la práctica, la empresa paga la totalidad de la incapacidad al trabajador y posteriormente reclama el reembolso a la EPS o ARL. En consecuencia, los dos (2) primeros días se reconocen como gasto, mientras que el valor correspondiente a los días restantes debe reconocerse como una cuenta por cobrar siempre que haya certeza razonable de su cobro.
En caso de que la Entidad Promotora de Salud – EPS o la Administradora de Riesgos Laborales – ARL realice un reintegro, este deberá contabilizarse como un ajuste al gasto o, en su defecto, como una compensación en la cuenta por cobrar, pero en ningún caso como ingreso, en línea con lo previsto en los marcos técnicos normativos de información financiera y contable.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Cordialmente,
Sandra Consuelo Muñoz Moreno
Consejera – CTC