Concepto 0226

Concepto 0226

15-09-2025

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Bogotá, D.C.,

CONSULTA (TEXTUAL)

“(...) Asunto: Presentación de Balance de comprobación

Mi inquietud se centra en la presentación del balance de comprobación. Específicamente, quisiera saber si existe alguna normativa, ley o regulación emitida por la Junta Central de Contadores o por alguna otra entidad competente en Colombia, que establezca la forma y estructura bajo la cual debe ser representado este informe contable.

Considerando las herramientas tecnológicas actuales, me gustaría saber si la Junta ha emitido alguna directriz sobre:

La presentación del balance de comprobación en formatos digitales, como hojas de cálculo (por ejemplo, Excel).

Los requisitos mínimos que los software contables deben cumplir al generar este reporte, en términos de su estructura, columnas, y la información que deben incluir.

Mi objetivo es asegurar que la forma en que se presenta este informe cumpla con todos los requerimientos legales y técnicos vigentes, y evitar cualquier posible inconsistencia o incumplimiento. (…)”

RESUMEN:

El balance de comprobación es un informe contable fundamental que permite verificar si la contabilidad está registrada adecuada y correctamente. El libro mayor comprende el insumo para su proyección, sumando los movimientos de cada cuenta contable y presentando sus saldos. Los resultados, permiten garantizar el principio de partida doble, detectar errores y sirve como base para la preparación de los estados financieros. Las Normas de Información Financiera NIIF contenidas en el DUR 2420 de 2015, no lo contemplan en el grupo de estados financieros; no obstante, en la práctica, es una base importante para la preparación de los mismos.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En primera instancia es oportuno y válido mencionar la competencia de la U.A.E. Junta Central de Contadores; la cual, según lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley 43 de 1990 comprende ser el organismo rector de la profesión de la Contaduría Pública responsable del Registro, Inspección y Vigilancia de los Contadores Públicos y de las entidades prestadoras de servicios propios de la ciencia contable, y actuar como Tribunal Disciplinario para garantizar el ejercicio de la Profesión Contable y la ética profesional, en cumplimiento de la Ley 43 de 1990, Ley 1314 de 2009, Decreto 1235 de 1991, Decreto 1510 de 1998 y demás normas vigentes.

En este orden y con base a lo referido por el peticionario, es preciso aclarar que a la U.A.E. Junta Central de contadores, no le corresponde actuar como organismo de normalización técnica; por cuanto, esta es una competencia directa del Consejo Técnico de la Contaduría Pública CTCP.

Dicho lo anterior, no existe regulación concreta que determine y defina los elementos, aspectos, y características precisas sobre el balance de comprobación. No obstante, el CTCP mediante el Concepto 2021-0317, hace alusión a este, y entre otros aspectos relaciona su definición, finalidad y utilidad, valor como prueba; etc.

El balance de comprobación o balanza de comprobación, denominado también balance de sumas y saldos no es un estado financiero de propósito general; pero si, un reporte vital para la contabilidad, que muestra el estado actual de las cuentas que han tenido movimientos, y tiene como objetivo hacer una comprobación de estas y si están registradas correctamente. Las Normas de Información Financiera NIIF, contenidas en el DUR 2420 de 2015, no contemplan este reporte financiero.

Este informe comprende un reporte de contabilidad financiera que sirve de base para preparar y presentar los estados financieros de propósito general y especial. Aquí se relacionan los saldos y movimientos de todas las cuentas en el libro mayor, mostrando sus débitos, créditos y saldos a una fecha específica, con la finalidad de comprobar los saldos y sumas.

Para elaborar el balance de comprobación de sumas y saldos, se debe cumplir previamente con los siguientes requisitos:

1. Que estén registrados los asientos contables en la contabilidad (registros en el libro diario) y

2. Se hayan asentado los registros y se reflejen en el libro mayor; en otras palabras, los pases o traspasos de los asientos del libro diario al libro mayor.

Al registrar los asientos de diario interviene el principio básico de la contabilidad: La partida doble al existir a la vez por lo menos un debe y un haber que luego se mayoriza y permite mantener el equilibrio contable.

En la mayorización es donde se determina el saldo de las cuentas dado que la ecuación que se aplica es: Debe – Haber = Saldo (deudor o Acreedor).

Como resultado, las cuentas presentaran un saldo deudor o acreedor y corresponderá o no a la naturaleza de su saldo.

Características principales de un balance de comprobación de sumas y saldos:

1. Se incluyen transacciones registradas sobre la base de efectivo y la base de devengado.

2. No incluye una columna para la fecha.

3. Se muestran las cuentas y saldos dadas por registros del mayor.

Estructura de la balanza de comprobación:

En la práctica contable la estructura más común del balance de prueba comprende la creación de por lo menos cuatro pares de columnas, así:

1. Sumas: Aquí se muestran las sumas del debe y haber de la cuenta, tal como se muestra en libro mayor, es decir los totales de los cargos y abonos de todas las cuentas.

2. Saldos: Aquí se muestran los saldos resultantes de enfrentar el debe y el haber (Debe – Haber = Saldo). El saldo se coloca en la columna de Deudor o Acreedor según corresponda.

3. Inventario: Muestra los saldos deudores o acreedores de las cuentas de situación financiera que se trasladan de la columna de saldos.

4. Resultados: Aquí se ubican los saldos deudores o acreedores de las cuentas de resultados (ingresos y gastos) que se trasladan de la columna de saldos.

No obstante, el balance de comprobación puede contar con otras columnas, tales como: la clasificación de los gastos por naturaleza o función, centros de costo, entre otras.

Para la proyección del balance de comprobación, se requiere

1. Anotar las generalidades del formato (Nombre de la entidad, identificación como balance de comprobación y el periodo comprendido).

2. Definir y anotar los conceptos, códigos y nombres de las cuentas (según la estructura de identificación establecida).

3. Registro de las sumas y los saldos de acuerdo al orden especificado en el numeral anterior.

Ejemplo ilustrado.

La preparación de un balance de prueba para una empresa sirve para detectar cualquier error matemático que haya ocurrido en el sistema de contabilidad de doble entrada.

Si el total de los débitos es igual al total de los créditos, se considera que el saldo de la prueba es equilibrado y no hay errores matemáticos en los libros de contabilidad.

Sin embargo, esto no significa que no haya errores en el sistema contable de una empresa. Por ejemplo, las transacciones que se hayan clasificado incorrectamente o las que simplemente faltan en el sistema podrían ser errores contables importantes que no serían detectados por el balance de prueba.

Propósito del balance de prueba

• Es la primera fase para preparar los estados financieros. Es un instrumento de trabajo que utilizan los contadores como plataforma para la elaboración de los estados financieros.
• Garantiza que, por cada registro de débito ingresado, también se haya ingresado el registro de crédito correspondiente en los libros, de acuerdo con el concepto de contabilidad de doble entrada.
• Si los totales del balance de prueba no coinciden, se podrán investigar y resolver las diferencias antes de preparar los estados financieros.
• Garantiza que los saldos de las cuentas fueron extraídos con precisión de los libros de contabilidad.

En conclusión, el balance de comprobación es un informe contable fundamental que permite verificar si la contabilidad está registrada correctamente, asegurando que el total de los débitos (Debe) sea igual al total de los créditos (Haber). El libro mayor comprende el insumo para su proyección, sumando los movimientos de cada cuenta contable y presentando sus saldos. Los resultados, permiten garantizar el principio de partida doble, detectar errores y sirve como base para la preparación de los estados financieros.

Con relación a la presentación idónea del balance de prueba en formatos digitales (ejemplo programa Excel) y los requisitos que debe cumplir el software contable sobre los elementos y aspectos del reporte (balance de prueba); no corresponde a este Consejo emitir directrices individuales y/o específicas sobre el asunto; no obstante, la preparación, disposición y custodia de los mismos en medios magnéticos es procedente; siempre que se conserve y garantice la integridad, autenticidad, y trazabilidad de la información contable que los integra.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

JORGE HERNANDO RODRÍGUEZ HERRERA

Consejero – CTCP