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Concepto 0255
19-09-2025
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA
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No. del Radicado
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1-2025-029764
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Fecha de Radicado
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4 de septiembre de 2025
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No. Radicación CTCP
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2025-0255
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Tema
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Forma de llevar la contabilidad
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CONSULTA (TEXTUAL)
“(...) Nuestro proveedor tecnológico de software contable (XXXXX) sostiene que la cuenta 1435- Inventarios no debe manejarse por terceros dentro del plan de cuentas. Sin embargo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 (normas de contabilidad anteriores aún aplicables en lo no regulado por NIIF) y la Sección 13 de la NIIF para PYMES (Inventarios), el ente económico debe llevar un control detallado y confiable de los inventarios, lo cual incluye identificar titulares, terceros responsables y conciliaciones fiscales, conforme también al artículo 772-1 del Estatuto Tributario.
La ausencia de manejo por terceros genera diferencias en el balance de prueba, lo que impide presentar estados financieros razonables y confiables, y podría derivar en incumplimiento de las normas tributarias (información exógena e informes a la DIAN).
Solicito respetuosamente al CTCP emitir concepto sobre: Si la cuenta 1435 - Inventarios debe manejar detalle por terceros en la contabilidad. Qué riesgos normativos y contables se generan en caso de no cumplir con este requerimiento. (...)”
RESUMEN:
La incorporación de la identificación del tercero en la contabilidad constituye una buena práctica, toda vez que suministra la historia clara, completa y fidedigna de los hechos económicos de la entidad.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Sea lo primero informar al peticionario que el Decreto 2649 de 1993 fue derogado por el numeral 6° del artículo 7 del Decreto 2270 de 2019, compilado en el anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
El CTCP se pronunció sobre una situación similar en el concepto 2025-0001.
Respecto de su pregunta, el artículo 50 del Código de Comercio establece que la contabilidad se deberá llevar de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
Entendiendo que un tercero es cualquier persona natural o jurídica ajena a la empresa, como un cliente, un proveedor, un trabajador, un banco, etc. cada vez que se realice una transacción con un tercero se debe registrar en la contabilidad de forma individual, a fin de poder identificar los hechos económicos relacionados con dicho tercero. Es así como la omisión en la identificación del tercero puede ser considerada una falla de control interno dentro del proceso de gestión documental contable, de acuerdo con las directrices establecidas en el anexo 6 del DUR 2420 de 2015, que indica que los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, que según el tipo de acto de que se trate, instrumentan el hecho económico que debe ser reconocido dentro de la contabilidad, de forma que permita el conocimiento de las transacciones individuales dentro de los libros de contabilidad.
No obstante lo comentado anteriormente, es preciso aclarar que no se observa una norma que obligue a registrar las transacciones contables exclusivamente a través de terceros; sin embargo, se considera una buena práctica contable hacerlo. La identificación del tercero (proveedores, clientes, empleados, bancos, entre otros) permite un mayor control interno y facilita la auditoría y revisión de los registros contables. En todo caso, corresponde a la administración determinar en qué cuentas resulta pertinente realizar la identificación a nivel de terceros y para cuáles no.
En línea con lo anterior, en ningún párrafo de la sección 13 de la norma NIIF para las Pymes se establece que “el ente económico debe llevar un control detallado y confiable de los inventarios, lo cual incluye identificar titulares, terceros responsables”.
En síntesis, es relevante recordar que dentro del contenido de los libros contables está el registro cronológico de todas las operaciones, en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, así como el deber de llevar, entre otros, los libros auxiliares necesarios para conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.
Finalmente, respecto de las posibles sanciones del orden tributario, el CTCP no es competente para pronunciarse al respecto toda vez que este asunto es de injerencia de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Cordialmente,
JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ
Presidente CTCP
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