Concepto 1772(016779)

Concepto 1772 [016779]

23-10-2025

DIAN

Bogotá, D.C.

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

2. Mediante el presente pronunciamiento se da respuesta a su consulta sobre la reserva de las declaraciones tributarias frente al expediente judicial cuando en el proceso se discuten impuestos y estas se encuentran incorporadas al expediente judicial o se allegan como prueba dentro del trámite.

3. El artículo 583 del Estatuto Tributario dispone que la información relativa a las bases gravables y a la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias tiene carácter de información reservada y solo puede ser utilizada por la administración tributaria para fines propios del control, determinación y recaudo de los tributos. Este carácter de información reservada no desaparece por el hecho de que la información sea incorporada a un proceso judicial, pues su naturaleza privada – fundada en el derecho a la intimidad económica consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política– permanece incólume y exige que su tratamiento, incluso dentro del expediente, se conserve la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su consulta, uso o acceso no autorizado y limitado a los fines del proceso.

4. La Corte Constitucional, en la Sentencia C-489 de 1995³, señaló que el deber de revelar información económica con fines fiscales constituye una limitación legítima del derecho a la intimidad, pero su uso y divulgación deben circunscribirse estrictamente a esos propósitos. En igual sentido, la doctrina recogida en los Oficios 027647 y 005269 de 2018, ha señalado que las declaraciones tributarias son documentos se encuentran por fuera de la definición de documentos públicos o públicos reservados establecidos por la Ley 1712 de 2014⁴, por tanto, son de carácter privado que reflejan información propia y exclusiva del contribuyente y, por tanto, gozan de reserva legal, salvo las excepciones expresamente previstas por la ley. Esta reserva se mantiene aun cuando el documento sea allegado al proceso judicial, razón por la cual su incorporación al expediente no convierte su contenido en información pública ni autoriza su libre acceso o divulgación.

5. En cuanto al acceso al expediente por parte de abogados inscritos que no sean apoderados en el proceso o de investigadores autorizados por el despacho judicial –según los numerales 2 y 5 del artículo 123 del Código General del Proceso⁵-, debe recordarse que la posibilidad de examinar el expediente se sujeta a las limitaciones impuestas por la ley y por la autoridad judicial. Si bien el Código reconoce la publicidad de los procesos y el acceso de ciertos sujetos externos, dicha publicidad no es absoluta cuando en el expediente reposan documentos amparados por reserva legal, como las declaraciones tributarias. En estos casos, el deber de garantizar la reserva corresponde al juez, conforme lo prevé el artículo 27 de la Ley 1437 de 2011, que establece que el carácter reservado de una información no es oponible a las autoridades judiciales, pero “corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo”.

6. Sobre este punto, el Concepto 021700 del 19 de abril de 2005 fue enfático al señalar que, aun cuando la información reservada se suministre dentro de un proceso judicial, “la reserva, en todo caso, la debe mantener el juez, puesto que la prueba solicitada no tiene objeto diferente a la de su íntimo convencimiento”. En concordancia con lo anterior, el Oficio 000830 del 26 de junio de 2018 advirtió que, aun cuando determinadas autoridades puedan solicitar información tributaria en virtud de sus competencias legales, la autoridad requirente es la responsable de mantener su carácter reservado.

7. Por tanto, aunque la reserva tributaria no sea oponible al juez del conocimiento, su conservación dentro del expediente judicial es responsabilidad de la autoridad judicial, en virtud de los deberes que el artículo 42 del Código General del Proceso le impone, especialmente el numeral 1 que establece el deber del juez de dirigir el proceso y velar por la corrección de las actuaciones.

8. En consecuencia, no corresponde a la administración tributaria, ni a este Despacho pronunciarse sobre los aspectos relacionados con las medidas a tomar por el juez respecto al acceso al expediente o los límites de la consulta efectuada por terceros o investigadores, pues ello integra la dirección del proceso⁶ y compete exclusivamente al juez de conocimiento. En todo caso, la obligación de mantener la reserva sobre la información tributaria se conserva y corresponde a la autoridad judicial garantizarla, conforme a lo previsto en el artículo 27 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con el artículo 583 del Estatuto Tributario y lo señalado en la doctrina señalada.

9. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Notas al pie

1. ↑ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. ↑ De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. ↑ C. Const., Sent. C-489, nov. 2/95. M.P. Eduardo Cifuentes Muñoz.
4. ↑ Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
5. ↑ Ley 1564 de 2012.
6. ↑ Cfr. ACUERDO PCSJA24-12185 del 27 de mayo de 2024 – “Por el cual se adopta el protocolo de audiencias judiciales de la Rama Judicial y se dictan otras disposiciones”.