Concepto Concepto 1889(015968)

Concepto 1889(015968)

14-11-2025

DIAN

 

 

100208192 - 1889

 

Bogotá D.C.,

 

Cordial saludo,

 

1. Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN1. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 20192.

 

2. En atención al radicado en referencia, y a las catorce preguntas formuladas sobre el funcionamiento del sistema de facturación electrónica, la habilitación de los modos de operación y las obligaciones derivadas del uso de software propio, adquirido o suministrado por proveedores tecnológicos, así como los efectos jurídicos asociados, esta Subdirección emite respuesta conforme a las normas vigentes y doctrina aplicable.

 

3. Previo a responder, se informa que la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 fue derogada expresamente por el artículo 72 de la Resolución DIAN No. 000165 de 2023 compilada en la Resolución DIAN No. 000227 del 23 de septiembre de 2025, “Por la cual se expide la Resolución Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria en lo de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN”. La citada resolución única, en el Título 5, compila toda la normativa relacionada con el sistema de facturación electrónica -SFE, por lo cual, este es el marco jurídico vigente sobre la materia.

 

3.1. Respecto a la pregunta 1, la diferencia entre desarrollo propio y la prestación de servicios por proveedores tecnológicos (PTs) radica en que el primero corresponde al sistema (i) creado por el obligado a facturar o (ii) adquirido de terceros para operar exclusivamente bajo su identificación bajo su propia cuenta y riesgo. Por su parte, la prestación de servicios por parte de PTs implica que un tercero habilitado por la DIAN ejecute con su software la generación, transmisión y entrega de los documentos electrónicos bajo su NIT3.

 

3.2. En este sentido, es el sujeto obligado a facturar quien debe verificar bajo qué modalidad o tipo de uso adquiere el software, ya sea de desarrollo propio (por creación interna o por adquisición de permisos de uso), o mediante la prestación de servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Esta verificación forma parte de las obligaciones del contribuyente frente al cumplimiento del sistema de facturación electrónica. Durante el proceso de habilitación, la DIAN solicita el identificador del software (ID de software) y lo asocia al NIT del facturador electrónico, lo cual permite establecer la correspondencia entre el sistema declarado y el responsable de facturar que lo utiliza.

 

3.3. Vale la pena indicar que la coexistencia de desarrolladores de software propio o adquirido y proveedores tecnológicos habilitados protege la libre competencia, al permitir que sea el facturador dentro de su libre albedrio quien elija cuál o cuáles de las opciones se ajustan más a sus necesidades, pudiendo optar por realizar un desarrollo propio si cuanta con los condiciones técnicas para hacerlo, adquiriendo una solución usando las formas que legalmente existen para hacerlo, lo cual implica que dentro de su responsabilidad esta evaluar las condiciones que ofrece la solución, en términos de cumplimiento normativo, seguridad de la información, respaldo y cualquier otro elemento que considere importante que debe cumplir la solución elegida.

 

3.4. Frente a la pregunta 2, se indica que los mecanismos de control de la DIAN se concentran en verificar técnicamente la correspondencia entre el NIT, el identificador del software y la trazabilidad del CUFE, así como superar el set de pruebas de habilitación y transmisión. Los sistemas informáticos permiten detectar coincidencias estructurales o anomalías, estos controles se limitan estrictamente a aspectos funcionales y no a verificaciones comerciales o contractuales, puesto que estos últimos escapan de la competencia de la Entidad.

 

3.5. Así, esta Entidad efectúa controles mediante el análisis de la estructura XML, la vigencia de los certificados digitales, la correcta transmisión de eventos y la trazabilidad del código de software. No obstante, no cuenta con facultades legales para examinar la propiedad intelectual ni el licenciamiento privado del software, situación que corresponde exclusivamente a las autoridades competentes en dicha materia.

 

3.6. Entonces, los límites operativos establecidos por las normas especiales para los medios de operación como desarrollos propios incluyen la obligación de asociar el software al NIT del facturador, vincular un identificador único del software, custodiar adecuadamente los certificados digitales y cumplir la estructura técnica del anexo técnico vigente. Nótese que la DIAN exige que toda solución habilitada supere pruebas funcionales para garantizar el proceso de generación, transmisión y validación previa.

 

3.7. En consecuencia, toda persona natural o jurídica que pretenda actuar como facturador electrónico deberá efectuar su registro en el servicio informático electrónico de facturación de la DIAN y cumplir con las etapas del proceso de habilitación previsto en el artículo 28 de la Resolución DIAN 165 de 2023 (compilado en el artículo 1.5.1.5.1.1 de la Resolución 227 de 2025). Una vez realizado el registro, el obligado deberá transmitir y validar exitosamente los documentos de prueba, hasta alcanzar los estados de “aceptado” y “habilitado” dentro del sistema. Las pruebas consisten en vincular el software de facturación electrónica con el sistema de validación previa de la DIAN, garantizando que la generación, transmisión y validación de los documentos electrónicos se realicen sin errores4.

 

3.8. Ahora, en relación con la pregunta 3, se precisa que el concepto de “replicar un software declarado como desarrollo propio para comercializarlo a múltiples usuarios” sin permiso del titular, bajo la normativa vigente, en principio no es viable, puesto que en el desarrollo propio se exige la operación bajo el NIT del facturador. Si varios contribuyentes utilizan el mismo software como propio deberían contar con los permisos necesarios bajo las normas especiales vigentes y de no contar con ellos, la manifestación de desarrollo propio constituiría una declaración inexacta del modo de operación. No obstante, esta Entidad sólo tiene competencias para evaluar los aspectos técnicos de habilitación del mismo y de ninguna manera podría sancionar el indebido uso de desarrollos de terceros por los facturadores electrónicos siempre que se supere el proceso de habilitación y los documentos electrónicos se generen, trasmitan, validen y entreguen en debida forma a los adquirentes.

 

3.9. Sobre la pregunta 4, nótese que cuando un facturador declara el uso de un desarrollo propio sin serlo realmente (por no contar con los permisos necesarios por el titular del mismo), podría configurarse una irregularidad frente al uso indebido del software. Sin embargo, se reitera que, la Administración tributaria únicamente posee competencia para controlar cumplimiento técnico, y no para determinar infracciones relacionadas con titularidad o licenciamiento del desarrollo informático.

 

3.10. En cuanto a la pregunta 5, se informa que no existe en el ordenamiento tributario un régimen sancionatorio específico aplicable a comercializadoras de software que replican desarrollos no autorizados por sus titulares. Así, la DIAN se limita a la verificación y control del proceso de habilitación por parte de los facturadores y, si el software no cumple los requisitos técnicos, puede requerirse una nueva habilitación. En suma, las reclamaciones sobre propiedad o licenciamiento corresponden a autoridades civiles o de derechos de autor.

 

3.11. Respecto a la pregunta 6, téngase en cuenta que las sanciones previstas en el Estatuto Tributario aplican cuando se incumplen requisitos de la factura de venta o del sistema de facturación electrónica, no por discrepancias o incumplimientos contractuales sobre el uso del software o discusiones sobre su licenciamiento o titularidad. En consecuencia, artículos como el 652, 657 o 684-2 ET., solo pueden aplicarse si los documentos electrónicos se expiden o generan sin requisitos exigibles, mas no por disputas privadas entre usuarios, desarrolladores o titulares de derechos.

 

3.12. En el mismo sentido del punto anterior, frente a las preguntas 7 y 8, se precisa que el uso de software replicado o no autorizado por su titular, no invalida por sí mismo las facturas electrónicas expedidas por medio de éste, siempre que el software haya sido habilitado por la DIAN y los documentos electrónicos cumplan en su emisión y expedición con los requisitos de generación, transmisión, validación previa y entrega.

 

Los eventuales efectos sancionatorios para contribuyentes solo surgirían si las facturas de venta incumplen requisitos exigidos por las normas vigentes, no por controversias comerciales o contractuales de la comercialización y uso de los softwares usados como medios de operación.

 

3.13. La DIAN no posee competencia para verificar la legalidad de la titularidad y uso del software, por lo que cualquier reclamación respecto al licenciamiento corresponde a las autoridades en materia civil, mercantil o de derechos de autor.

 

3.14. En consecuencia, una disputa sobre la titularidad o uso indebido del desarrollo informático no afecta la validez de los documentos electrónicos expedidos, siempre que los mismos cumplan los requisitos legales y técnicos exigidos por las normas especiales vigentes.

 

3.15. En respuesta a la pregunta 10, los efectos en costos, deducciones y descontables de IVA se rigen por el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, que exige factura electrónica de venta validada por la DIAN. Las controversias entre propietarios del software no inciden en la validez del documento fiscal, siempre que su expedición y entrega haya sido adecuadamente validadas. La DIAN solo puede desconocer efectos fiscales si existe incumplimiento de requisitos exigibles en la ley y el reglamento5.

 

3.16. Respecto a la pregunta 11, las sanciones de los artículos 652, 657 y 684-2 del Estatuto Tributario únicamente aplican cuando las facturas no se expiden o se expiden sin requisitos. Dichas sanciones no proceden en situaciones de licenciamiento irregular del software, pues estas corresponden a conflictos privados ajenos a la competencia sancionatoria de la DIAN.

 

3.17. Respondiendo la pregunta 12, se reitera, el software propio es desarrollado o licenciado para uso bajo el NIT del facturador; el software adquirido corresponde a una solución comprada que opera únicamente para dicho NIT; y el proveedor tecnológico es un tercero habilitado que presta servicios de generación, transmisión y entrega de las facturas electrónicas por sus propios medios. La DIAN verifica y controla los requisitos técnicos de todos los medios de operación, sin verificar derechos de uso o asociados a la propiedad en ninguno de los casos.

 

3.18. En relación con la pregunta 13, los adquirentes de bienes y servicios deben solicitar la factura electrónica de venta validada por la DIAN. Los facturadores deben expedir las facturas de venta conforme a las normas especiales vigentes bajo los medios de operación autorizados. Esta Entidad no puede ahondar en la validez de los contratos o licencias celebrados entre particulares, dicha responsabilidad recae exclusivamente sobre los contratantes, especialmente el adquirente del software y debe ser controlada por las autoridades competentes en caso de presentarse alguna inconformidad de las partes.

 

3.19. Finalmente, respecto a la pregunta 14, cuando la Administración tributaria detecta que dos contribuyentes usan el mismo software declarado como propio, puede requerir información adicional, verificar correspondencia técnica del ID de software y exigir un nuevo proceso de habilitación si existen inconsistencias técnicas en la generación, trasmisión y validación de los documentos electrónicos. No obstante, cualquier disputa sobre propiedad, copia o licenciamiento del sistema propio debe resolverse ante autoridades competentes en materia civil, mercantil o de derechos de autor.

 

4. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

 

Atentamente,

 

 

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Dirección de Gestión Jurídica

U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN

 

Notas al pie

1. ↑ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. ↑ De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. ↑ Cfr. descriptor 3.1.3.1 del Concepto Unificado No. 0106 de 2022, adicionado mediante el Concepto 13246 [1169] del 1 de agosto de 2025. ¿Qué debe entenderse por desarrollo informático propio y desarrollo informático adquirido y cuáles son los requisitos técnicos y tecnológicos que deben cumplir para que sean aprobados por la DIAN?
4. ↑ El procedimiento completo puede consultarse en el siguiente enlace:
5. ↑ Cfr. Artículos 652, 652-1 y 653 ET.