Libros de contabilidad – Softwar
Concepto Nº 0355
10-08-2023
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA: |
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No. del Radicado |
1-2023-023412 |
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Fecha de Radicado |
05 de julio del 2023 |
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Nº de Radicación CTCP |
2023-0355 |
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Tema |
Libros de contabilidad – Software |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(...) una entidad de economía mixta - ESAL está obligada a tener software contable, o puede utilizar una herramienta de office para realizar sus asientos contables y trazabilidad de la información. gracias”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Con respecto a su pregunta sobre la obligatoriedad de utilizar un software contable o herramienta de office, este Consejo no tiene conocimiento de una disposición normativa que exija específicamente su uso. Sin embargo, cuando lo haga, es fundamental que la entidad elija una aplicación informática que se ajuste a sus necesidades de procesamiento de información, y que garantice que los registros en los libros contables cumplan con los marcos técnicos normativos vigentes en el país.
Complementariamente, mediante el concepto 2020-10771 que emitió el CTCP, con relación a los “libros de contabilidad y software”, manifestó:
“(…) Es pertinente recordar ante todo que la contabilidad debe llevarse de acuerdo con las normas legales vigentes en el período al cual le corresponde, tal como lo señala el artículo 15 de la Constitución Política y el Código de Comercio, si quiere que se tenga valor probatorio para todos los efectos legales. Hoy en Colombia, el reglamento para el manejo contable y la información financiera se encuentra condensado en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, al cual remitimos para su estudio con el siguiente agregado complementario que le puede ser de utilidad:
El Consejo emitió en respuesta a la consulta 2020-05032 el siguiente concepto:
Respecto de la contabilidad y de los libros del comerciante que debe llevar, el Código de Comercio regula en el Artículo 50:
- La contabilidad debe llevarse en idioma castellano;
- La contabilidad debe llevarse por el sistema de partida doble;
- La contabilidad debe llevarse en libros de contabilidad;
- La contabilidad debe suministrar la historia clara, completa y fidedigna del comerciante, de acuerdo a los marcos de información financiera aplicables;
En el artículo 66:
- El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente cuando haya lugar a ello.
En conclusión, toda la información de los hechos económicos deberá registrarse en los libros contables, de acuerdo a los marcos técnicos normativos que le correspondan a la sociedad, bien sea las NIIF Plenas, NIIF para las Pymes o el modelo de contabilidad simplificada”. Subrayado fuera de texto.
Así mismo, mediante el concepto 2019-05213 con relación a “software y registros”, se manifestó:
“(...) Las aplicaciones informáticas existentes en la actualidad manejan (en algunos casos) una contabilidad por módulos, por lo que pueden existir casos donde módulos separados contengan la totalidad del detalle de las operaciones por temas, pero en el módulo de contabilidad o financiero solamente se detallen registros globales. La anterior práctica no se considera errada, siempre que exista un módulo donde se detallen la totalidad de los registros realizados de forma global en el módulo de contabilidad4.
Teniendo en cuenta lo citado anteriormente, una entidad puede registrar las transacciones en los libros auxiliares de cualquiera de las siguientes maneras:
- Detallar tercero por tercero en los registros contables (libros auxiliares) del módulo de contabilidad; o
- Detallar en los diferentes módulos, tercero por tercero, y en el módulo de contabilidad realizar resúmenes, siempre que exista un módulo separado o integrado que garantice que los registros se encuentran conciliados.
Los registros contables en el aplicativo informático se pueden generar de manera global, siempre que la entidad cuente con el detalle de estos para efectos de posibles reclamaciones o solicitudes de alguna entidad de supervisión, vigilancia y control a través de otro software especializado o de un módulo del aplicativo informático”.
Además, es importante tener presente que los libros auxiliares se llevan como complemento de los libros oficiales o principales de comercio, conforme se indica en el artículo 48 del Código de Comercio.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
JAIRO ENRIQUE CERVERA RODRÍGUEZ
Consejero – CTCP