Concepto 279 (002570 )

Concepto 279 [002570]

27-02-2025

DIAN

100208192 - 279

Bogotá, D.C.

Tema: Otras disposiciones

Descriptores: Tratamiento de datos personales

Fuentes formales: Circular 1 de 2019

Cordial saludo,

1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

2. En este pronunciamiento, se responde a la siguiente consulta

¿La dependencia encargada está obligada a eliminar las declaraciones tributarias, datos personales privados y semiprivados, de sus bases de datos, cuando hayan caducado, o no existan, las facultades de determinación, revisión, cobro (facultades de investigación y fiscalización) en relación con ellas? Si la respuesta es negativa ¿cuándo se encuentra obligada a eliminarlas en virtud de la protección de datos personales?

3. Frente al primer interrogante, este Despacho informa que, una vez revisada la normatividad vigente aplicable al tema de consulta, no se encuentran disposiciones que obliguen específicamente a la DIAN a eliminar las declaraciones tributarias, datos personales privados y semiprivados de sus bases de datos, independientemente del tiempo transcurrido desde su obtención o el vencimiento de los términos de firmeza de las declaraciones, caducidad para imponer sanciones o de la acción de cobro. Asimismo, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1266 de 2008³ y la Ley Estatutaria 1581 de 2012⁴, tampoco existe disposición que establezca un término de caducidad de la información obtenida por la DIAN en cumplimiento de sus funciones.

4. En aplicación de las disposiciones ya mencionadas, mediante la Circular 1 de 2019⁵ se estableció la política de datos personales aplicable a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en cuyo punto 6.3. se establece que “Los titulares de datos personales tienen derecho a solicitar a la DIAN la actualización, rectificación o supresión de sus datos personales que resulté incompleta o inexacta, de acuerdo con los lineamientos definidos en la presente política.”

5. Adicionalmente, señala que “Los datos personales suministrados tanto por los titulares como por los terceros en cumplimiento de sus obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias administradas por la DIAN, podrán ser objeto de tratamiento para el cumplimiento de las funciones de control y fiscalización que le han sido asignadas, sin necesidad de solicitar autorización previa, expresa e informada del titular. (…) La ausencia de autorización previa del titular relación con las funciones de carácter misional de la DIAN, no la sustraen del cumplimiento de los deberes como responsable o encargado del tratamiento, y no significa que la información personal pueda ser divulgada libremente.”

6. En este sentido y en relación con su segundo interrogante, si bien la Circular 1 de 2019 reconoce el derecho de los titulares a suprimir sus datos personales, también establece en su numeral 5.10 que la DIAN, como responsable del tratamiento de datos personales, puede abstenerse de hacerlo cuando los datos hayan sido incluidos en cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contractuales, o relacionadas con la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. Este criterio se reafirma en el numeral 6.4, que le permite negar o limitar la supresión cuando su eliminación obstaculice dichas obligaciones o la actualización de sanciones administrativas.

7. Sin perjuicio de lo anterior, puede solicitar la actualización, rectificación o supresión de los datos que considere incompletos o inexactos a través de los mecanismos dispuestos por la entidad. Para más información sobre el procedimiento y demás disposiciones aplicables se sugiere la lectura completa de la Circular 1 de 2019, el Manual para la Protección de Datos Personales MN-IIT-0062 y la Circular 26 de 2020⁶.

8. En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.

Atentamente,

INGRID CASTAÑEDA CEPEDA

Subdirectora de Normativa y Doctrina (A)

Dirección de Gestión Jurídica

Notas

1. ↑ De conformidad con el numeral 4 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
2. ↑ De conformidad con el numeral 1 del artículo 56 del Decreto 1742 de 2020 y el artículo 7-1 de la Resolución DIAN 91 de 2021.
3. ↑ “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”
4. ↑ “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”
5. ↑ Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual tiene como objetivo “poner en conocimiento el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recopilados por DIAN, la finalidad del mismo, los derechos que le asisten a los titulares de dichos datos, los canales de atención para la presentación de peticiones, consultas y reclamos ante los cuales el titular de la información puede ejercer dichos derechos y el procedimiento a seguir para conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización, entre otros”.
6. ↑ Mediante la cual se definen criterios para atender las solicitudes de acceso a la información pública.