Tema: Procedimiento
Descriptor: Factura por computador-Contingencia
OFICIO Nº 026176
20-09-2016
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 000918
Señora
LUISA FERNANDA FLÓREZ CORREDOR
Carrera 52 N° 174 A – 22
Bogotá D.C
Ref: Radicado 029639 del 30/08/2016.
Descriptor: Procedimiento.
Tema: Factura por computador/Contingencia.
Fuentes formales: Artículos 617, 652-1, 657 y 658 del Estatuto Tributario; artículo 13 del Decreto 1165 de 1996; Resolución 3878 de 1996; Resolución 000055 de 2016; Concepto 85922 de 1998.
Cordial saludo, Sra. Luisa Fernanda:
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.
Alude usted al Concepto Especial de Facturación de la DIAN No. 85922 de 1998, y específicamente al siguiente texto:
"Ahora bien, en el evento de fallar el fluido eléctrico o por fallas del sistema por computador, es viable utilizar otro que temporalmente lo reemplace, siempre que la factura que se expida cumpla los requisitos exigidos por el artículo 617 del Estatuto Tributario”
Lo anterior con el fin de preguntar si debe entenderse que en el evento de fallar el sistema por computador, para efectos de expedir la factura: ¿Es viable utilizar otro sistema de facturación, como por ejemplo facturación por talonario?
Al respecto se observa:
De acuerdo con el artículo 617 del Estatuto Tributario, para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 ibídem consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los requisitos que señala esta misma disposición.
Efectivamente, el artículo 617 lista los requisitos que debe llenar la factura y, en el inciso segundo, precisa aquellos que deben estar preimpresos, haciendo una salvedad a este requisito cuando el contribuyente utiliza un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras. Así mismo, en este inciso segundo, se indica que el sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y que se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
El artículo 13 del Decreto 1165 de 1996, define la factura por computador precisando que:
"... es la que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario que permiten al Software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc.”
De otra parte, la Resolución 3878 de 1996 (modificada por la Resolución 5709 del mismo año) estableció en su momento, como sistema técnico de control para la facturación la autorización de numeración, aspecto que aplica, entre otras, a la factura por computador.
Se observa, sin embargo, que ni el Decreto 1165 de 1996 ni la Resolución 3878 de este mismo año, en lo que se refiere a la factura por computador contemplan medidas para eventos de contingencia como sí está previsto, por ejemplo, en la normatividad que regula lo correspondiente a la factura electrónica (Decreto 1929 de 2007 y Resolución 14465 del mismo año, así como el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 de 2016).
Recientemente la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 derogó las resoluciones 3878 y 5709 de 1996. La nueva resolución mantiene la autorización de numeración como sistema técnico de control sobre la facturación y establece, entre otros aspectos, un servicio informático electrónico para su trámite así como las reglas para las distintas modalidades de facturación incluida la factura por computador. Esta resolución hace referencia a la contingencia para la factura electrónica, sin que incluya una disposición al respecto en materia de factura por computador.
Sin perjuicio de lo anterior, en el Concepto Especial de Facturación 85922 de 1998 que usted cita, en particular, en el numeral 2 alusivo a la "Expedición de la factura o documento equivalente", entre otros aspectos, expresa:
"Ahora bien, en el evento de fallar el fluido eléctrico o por fallas del sistema por computador, es viable utilizar otro que temporalmente lo reemplace, siempre que la factura que se expida cumpla los requisitos exigidos por el artículo 617 del Estatuto tributario”.
Aspecto éste que en el contexto del marco normativo que comprendía, debe entenderse que sin duda hace alusión a la factura por computador e implica que de presentarse fallas como las referidas, que impidan su expedición es posible acudir a otra alternativa, como puede ser la factura por talonario siempre y cuando la misma cumpla con los requisitos que exige la ley. Interpretación que es apenas razonable y consistente con la realidad como quiera que es posible que se presenten eventualidades que en un momento dado impidan la expedición de la factura por computador, lo cual no justifica en modo alguno el incumplimiento del deber legal de expedirla, esto es, generar la factura y entregarla al adquirente, máxime que abstenerse de facturar puede acarrear al obligado a facturar, la sanción de “Clausura del establecimiento” acorde con los artículos 657 y 658 del Estatuto Tributario, según dispone el artículo 652-1 ibídem, que establece la "Sanción por no facturar" en los siguientes términos:
“Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto Tributario.”
En consecuencia, se considera que la interpretación contenida en el citado concepto, tiene validez aún en el nuevo contexto normativo.
Sin perjuicio de lo anterior, es necesario tener presente que en tanto la autorización de numeración constituye un sistema técnico para el control de la facturación, la autorización de la misma independiza la numeración según la modalidad de facturación que se utilice, siendo diferentes los rangos que se autorizan cuando se trata de factura por computador de la factura por talonario, aspecto que debe ponerse en evidencia por el interesado al momento de presentar la respectiva solicitud de autorización de numeración y, que se materializa con el documento oficial contentivo de la autorización donde se especifican de manera diferenciada las modalidades de facturación y los rangos autorizados que se van a utilizar para cada una de ellas, como sería el caso para quien expide factura en talonario y factura por computador, modalidades que por lo demás rio son excluyentes.
En este sentido, se concluye que en caso de fallar el fluido eléctrico o por fallas del sistema por computador, que impidan expedir la factura por computador, es viable utilizar factura en talonario, caso en el cual el obligado a facturar debe entregar al adquirente el original de la misma y conservar una copia, teniendo en cuenta que en este evento la numeración autorizada debe estar preimpresa y corresponde a una numeración diferente de la autorizada para la factura por computador.
De otra parte le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co, la base de los Conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad” -"Técnica"-, dando click en el link "Doctrina - Dirección de Gestión Jurídica.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina