Tema: Procedimiento
Descriptor: Requisitos de la factura al obligado a facturar, requisitos para efectos probatorios por parte del adquirente.
OFICIO Nº 000479
16-04-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 000479
Señora
MARGARITA ELISA SIERRA VARGAS
Contadora
Carrera 86 Nº 49 DD – 115 Bloque 7 Apartamento 202
Medellín – Antioquia.
Ref: Radicado 100078786 del 01/12/2017.
Tema: Procedimiento.
Descriptores: Requisitos de la factura frente al obligado a facturar, requisitos para efectos probatorios por parte del adquirente.
Fuentes normativas: Estatuto Tributario artículos 617, 618, 684-2, 657, 771-2; Resolución 000055 de 2016.
Cordial saludo, señora Margarita:
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
¿Pregunta usted si en las facturas que expiden los proveedores, se debe exigir que se informe la vigencia de la resolución de facturación?
Manifiesta que hace esta consulta teniendo en cuenta que la Resolución 000055 de 2016, en el artículo 5º, establece entre otras condiciones, la de incluir la numeración consecutiva, requiriéndose informar tanto en las facturas como en los documentos equivalentes el número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración de facturación, así como el número de intervalos de numeración consecutiva autorizada correspondiente al prefijo.
Indica que antes de la Resolución 000055 era fácil establecer si una factura de un proveedor tenía la resolución vencida, ya que era claro que la vigencia para todos era de dos (2) años, pero con la Resolución 000055, la vigencia es variable, ya que uno de los cambios importantes fue el relacionado con la vigencia de la numeración de facturación, que ya será un período de 6, 12, 18 o hasta 24 meses, según sea el caso y, los rangos de la numeración de facturación que solicite el cliente serán definidos por la DIAN, según el volumen de operaciones que maneje.
Pregunta: ¿Si los proveedores no informan la vigencia de la resolución de facturación, como lo establece la Resolución 000055, cómo se puede determinar que un proveedor tiene la resolución vencida? Cuáles son los riesgos al recibir facturas con la resolución de facturación vencida?
Aduce que el artículo 617 del Estatuto Tributario, al establecer los requisitos de la factura que debe expedir el vendedor, no incluye entre los requisitos la autorización de numeración. Que no obstante, si consideramos que en una transacción comercial intervienen dos partes: el comprador y el vendedor y, el artículo 617 del Estatuto Tributario, establece los requisitos que debe cumplir quien expide la factura, es decir, el vendedor, para el comprador que requiere la factura para soportar sus costos y deducciones, no le es aplicable este artículo sino el artículo 771-2 ibídem, que para efectos probatorios exige solamente los requisitos que esta norma indica.
Expresa que requiere saber, si el Estatuto Tributario es una norma superior a la resolución, y si ello es así, y considerando que en las normas aludidas del Estatuto Tributario no se establece el requisito de informar la resolución y sobre todo la vigencia, por qué la Resolución 000055 establece este requisito?
¿Si los proveedores habitualmente no informan la vigencia de la resolución de facturación, puede una organización al recibir facturas sin este requisito incurrir en un riesgo de desconocimiento de costos y deducciones? ¿Cuál es el propósito de la autorización de numeración?
Al respecto se observa:
La Resolución 000055 de 2016, como lo indica en el artículo primero, tiene como fin controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a expedir factura o documento equivalente y para ello adopta un sistema técnico de control de la actividad productora de renta, que implica:
- Solicitar autorización de numeración siguiendo el trámite de esta resolución.
- La numeración y la vigencia de las facturas o documentos equivalentes, que será administrada por el sistema informático electrónico dispuesto por la DIAN.
- Suministrar la información que la DIAN solicite.
El artículo 3 de la misma resolución, se refiere a la autorización y vigencia de la numeración, señalando que:
“Las personas o entidades obligadas a expedir facturas o documento equivalente, que utilicen los sistemas de facturación por talonario, por computador o para el registro de sus ventas utilicen máquinas registradoras P.O.S o factura electrónica, deberán solicitar autorización por intervalos de numeración consecutiva, en la forma establecida en el artículo 6 de la presente resolución.
/…/
Si para el obligado resultare insuficiente la numeración autorizada para cualquiera de los rangos, deberá solicitar una nueva autorización de numeración. Lo anterior sin perjuicio, de la facultad de verificación del agotamiento de la misma por parte de la DIAN.
La autorización de numeración de facturación tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la generación del formato oficial en donde conste la leyenda “autorizado”. (Subrayado fuera de texto)
Por su parte, el artículo 5 de la Resolución 000055, relativo a la “Numeración de las facturas o documentos equivalentes.”, en el inciso 4, de manera explícita indica que:
“En las facturas y documentos equivalentes expedidos, que requieran autorización de numeración de facturación, deberá indicarse el número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración de facturación, así como el número de intervalos de numeración consecutiva correspondiente al prefijo.”
De otra parte, acorde con el artículo 617 del Estatuto Tributario, es claro que para efectos tributarios, la expedición de factura consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los requisitos que allí se listan, incluyendo en el literal d) la obligación de: “Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.”, sin que se aluda a la inclusión de la resolución de autorización de la numeración, su fecha, el rango de numeración autorizada y su vigencia.
En todo caso, corresponde al obligado a facturar cumplir con la totalidad de requisitos que lista el artículo 617 y, así mismo, cumplir con la Resolución 000055 de 2016, la cual como se indicó, constituye un sistema técnico de control a la facturación, que se expide en desarrollo del artículo 684-2 del mismo estatuto, según el cual:
“La Dirección General de Impuestos Nacionales podrá prescribir que determinados contribuyentes o sectores, previa consideración de su capacidad económica, adopten sistemas técnicos razonables para el control de su actividad productora de renta, o implantar directamente los mismos, los cuales servirán de base para la determinación de sus obligaciones tributarias.
La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657.
/…/” (Subrayado fuera de texto)
Precisamente la Resolución 000055 de 2016 en el artículo 18 se refiere a la sanción aplicable al incumplimiento de los sistemas técnicos de control, así: “La no adopción o el incumplimiento de lo establecido en la presente resolución dará lugar a la aplicación de la sanción de que trata el artículo 684-2 del Estatuto Tributario.”.
El artículo 657 del Estatuto Tributario establece la sanción de clausura, que aplica, entre otros eventos, cuando la factura no cumple los requisitos del artículo 617 ibídem, así como por incumplimiento de los sistemas técnicos de control (como es el caso del establecido por medio de la Resolución 000055 de 2016) por efecto de la remisión que hace el artículo 684-2 del mismo estatuto.
Ahora bien, la factura es el documento que en relación con el vendedor o prestador de servicios permite establecer sus ingresos y, en relación con el adquirente, demostrar sus costos y gastos. No obstante, desde el punto de vista probatorio, el artículo 771-2 del E.T. se refiere a la “Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables”, e indica que:
“Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá las facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
/…/.“ (Subrayado fuera de texto)
En efecto, acorde con esta disposición, para la procedencia de costos y gastos no es exigible para el comprador que la factura contenga el número de la resolución de autorización de numeración, su fecha, rango y vigencia. Esto, se insiste, desde el punto de vista del adquirente. No obstante, ello no exime al obligado a facturar de cumplir en su expedición con la totalidad de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario así como con los requisitos que se derivan del sistema técnico de control adoptado mediante la Resolución 000055 de 2016, entre ellos, el de incluir en el respectivo documento los datos de la resolución de autorización de numeración, su fecha, el rango autorizado y su vigencia, so pena de incurrir en la sanción a que hemos hecho referencia.
Sin perjuicio de lo anterior, es preciso mencionar que el artículo 618 del Estatuto Tributario establece para los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios, la obligación de exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.
Igual como se ha indicado, dado que la factura o documento equivalente constituye el soporte de costos y gastos, el adquirente debe asegurarse para efectos probatorios que mínimo reúna los requisitos que el artículo 771-2 exige para este fin. Sin que ello obste que el adquirente, de observar que el proveedor incumple, en general, con alguno de los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario o los correspondientes a la autorización de numeración acorde con la Resolución 000055 de 2016, pueda exigir al vendedor su cumplimiento, quedando a su criterio si adquiere productos y/o servicios de alguien que incumple las normas de facturación. Así mismo, puede informar ese hecho a la Administración Tributaria, para que se realicen las verificaciones pertinentes y se proceda a sancionar, si fuera el caso. Sin duda, se trata de un tema relevante, donde el adquirente puede válidamente efectuar control ciudadano y colaborar con la administración, máxime que se puede estar frente a casos de evasión.
Igualmente cabe mencionar que, para efectos de establecer la vigencia de las resoluciones de autorización de numeración, actualmente es posible hacerlo, a través del servicio informático electrónico dispuesto por la DIAN. Precisamente el artículo 16 de la Resolución 000055 de 2016 en el artículo 16 (sic) establece:
“La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales –DIAN- pondrá a disposición en su página web, el servicio de consulta del estado de autorización de numeración de las facturas”, que actualmente se encuentra disponible.
Actualmente este servicio se encuentra operando.
En los anteriores términos atendemos su consulta y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” “técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina