Tema: Procedimiento
Descriptor: Procedencia de Costos, Deducciones e Impuestos Descontables / Requisitos de la Factura / Nit del Adquirente
CONCEPTO Nº 026959
01-11-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 001831
Doctora
GLORIA JANET GARCÍA CAVIEDES
Dirección Seccional de Impuestos Medellín
Medellín – Antioquia
Ref: Radicado 000225 del 27/06/2018
Tema Procedimiento Tributario
Descriptores Procedencia de Costos, Deducciones e Impuestos Descontables / Requisitos de la Factura / Nit del Adquirente
Fuentes formales Estatuto Tributario, artículos 771-2, 555-1 y 555-2 adicionado por el artículo 19 de la Ley 863 de 2003; Decreto 2788 de 2004, artículo 4; Decreto 2460 de 2013, artículo 19, incorporado en el artículo 1.6.1.2.21 del Decreto 1625 de 2016; Orden Administrativa 001 de 2005, acápite V, numerales 4 y 4.1, acápite XIV, Generalidades, numerales 1 y 2.
Cordial saludo, doctora Gloria.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Problema Jurídico:
¿Procede el reconocimiento de costos o deducciones e impuestos descontables consignados en la factura que, identifica al adquirente con el número de cédula de ciudadanía y no con el Número de Identificación Tributaria, expedido por la DIAN cuando este era menor de edad y existían otras disposiciones, en cuya vigencia, al adquirir la mayoría de edad, se mantenía el NIT inicial?
Tesis Jurídica:
Para efectos del reconocimiento de costos o deducciones e impuestos descontables, consignados en la factura, el adquirente debe estar identificado con el Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN, obtenido por el menor de edad, independientemente que, luego este, en materia civil, cambiara su número de identificación personal al llegar a la mayoría de edad.
El solicitante manifiesta que la inquietud planteada surge por la exigencia del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, respecto a que, en la factura se identifique al adquirente con el NIT, el cual en algunos casos, no coincide con el número del documento de identidad, en particular, los expedidos con base en las primeras disposiciones reglamentarias del nuevo Registro Único Tributario creado por el artículo 19 de la Ley 863 de 2003 y con lo señalado en la Orden Administrativa 001 de 2005, cuando el NIT fue asignado.
Al respecto se observa lo siguiente:
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala los requisitos que deben cumplir las facturas, así como los documentos equivalentes para la procedencia de costos deducciones e impuestos descontables, en los siguientes términos:
“Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.
Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
“/…/.” (Subrayado fuera de texto)
Por su parte el artículo 617 ibídem, señala:
“Art. 617. Requisitos de la factura de venta.
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
/…/.” (Subrayado y resaltado fuera de texto)
Esta norma es clara al señalar, entre los requisitos de la factura, la identificación del adquirente, con su nombre o razón social, así como con el NIT, indistintamente que trate de persona natural o jurídica.
A su vez, en materia probatoria, para efectos de la procedencia de costos, gastos, e impuestos descontables, acorde con el artículo 771-2 del E.T., la factura que los soporta debe reunir, entre otros, ese requisito, el NIT del adquirente.
En ningún momento la norma hace referencia al número del documento de identidad del adquirente, verbigracia, el número de la cédula de ciudadanía del comprador, sino al NIT de este, que corresponde al asignado por la DIAN. Además, es claro que quien pretende descontar costos, gastos y/o impuestos descontables es un contribuyente del impuesto sobre la renta y/o responsable del impuesto sobre las ventas, lo cual supone que, como sujeto con responsabilidades tributarias a cargo, debe estar inscrito en el Registro Único Tributario y tener un Número de Identificación Tributaria.
Ahora bien, para efectos de la inscripción en el RUT y la asignación del NIT, existen unas reglas. Al respecto, es necesario recordar que, en su momento, el artículo 19 de la Ley 863 de 2003, que adicionó el Estatuto Tributario con el artículo 555-2, definió el RUT, como el registro único en materia tributaria que integró los registros existentes hasta ese momento, cuyo parágrafo 1 establece que:
“El Número de Identificación Tributaria, NIT, constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT. Las normas relacionadas con el NIT serán aplicables al RUT.”
En efecto, el artículo 555-1 ibídem, ya se refería al NIT, señalando que su asignación corresponde a la DIAN.
Con el fin de instrumentar el Registro Único Tributario, se expidió entonces, el Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004*, que, entre otros aspectos, en el artículo 4, señaló los elementos que lo integran, siendo uno de ellos la identificación, en relación con la cual se indicó:
“Artículo 4°. Elementos del Registro Único Tributario. Los elementos que integran el Registro Único Tributario RUT, son:
1. La identificación. Corresponde al nombre de las personas naturales o a la razón social de las personas jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, adicionado a su vez por un código numérico denominado Número de Identificación Tributaria, NIT, permitiendo su individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria, y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.
La conformación del Código de Identificación Tributaria, NIT, es de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.”
/…/.” (Subrayado y resaltado fuera de texto) *Actualmente los elementos del RUT están contemplados en el artículo 4 del Decreto 2460 de 2013, modificado en el numeral 1 por el Decreto 2620 de 2014, incorporado en el artículo 1.6.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, entre ellos, lo relativo a la Identificación que, incluye el NIT asignado por la DIAN.
En armonía con lo anterior, la Orden Administrativa 001 del 11 de enero de 2005*, estableció el procedimiento para la inscripción, actualización y cancelación de la información de los clientes, responsables, usuarios aduaneros, informantes y demás sujetos de obligaciones administradas y/o controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el Registro Único Tributario -RUT.
Esta orden administrativa, en el acápite V, “Generalidades”, señalaba:
“/…/”
4. Número de Identificación Tributaria NIT.
El NIT, es el código de identificación que para efectos fiscales asigna la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a todas las personas inscritas en el Registro Único Tributario, conforme con el artículo 19 de la Ley 863 de 2003 y el artículo 555-1 del Estatuto Tributario.
La DIAN ejerce los controles técnicos para que este número sea exclusivo de cada persona, permitiendo su individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria.
En todos los casos, el NIT tiene adicionalmente un dígito de verificación asignado por el sistema de información, el cual no se considera como número integrante del NIT, cuya función es individualizar de forma exclusiva al cliente externo y garantizar la veracidad de su expedición del mismo y la exclusividad para el contribuyente al que se asigna
La configuración del número de identificación tributaria será la siguiente:
/…/
4.1 Personas Naturales.
1. Actualmente el Número Único de Identificación Personal (NUIP) es un mecanismo de identificación de las personas naturales, asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil al momento de registrar el nacimiento, solicitar el trámite de la tarjeta de identidad o la cédula de ciudadanía y se inhabilita con la muerte de la persona natural, está compuesto por diez caracteres numéricos, iniciando por el 1.000.000.000. (Decreto 1010 de 2000).
2. El NIT expedido a las cédulas antiguas, continúa vigente compuesto del número 000.000.001 al número 99.999.999 les corresponde el mismo número de la cédula de ciudadanía y el sistema le asigna un digito de verificación, es válido para las cédulas antiguas.
3. Del número 700.000.001 hasta 799.999.999 corresponde a los casos de identificación alfanumérica anteriores, tarjetas de identidad y registros civiles o problemas de duplicidad, tanto para nacionales como para extranjeros con cédulas de extranjería, pasaporte o demás documentos de identificación extranjeros.
4. A partir del número 1.000.000.000 corresponde al número de identificación del nuevo NUIP, el sistema asigna un digito de verificación.
5. Los números de identificación ya asignados a extranjeros en la serie 600.000.000 - 600.200.000 se mantendrán.” (Subrayado y resaltado fuera de texto) *Actualmente el Manual de Procesos de la DIAN incorpora el Procedimiento de Inscripción en el RUT, bajo el código PR-GM-0004 y, en el punto 3.4 se refiere a la “Configuración del NIT” que, en lo relativo a “Personas naturales” retoma las reglas establecidas, en la Orden Administrativa 001 de 2005.
De acuerdo con lo anterior, para efectos de la configuración del NIT, la DIAN tuvo en cuenta las distintas situaciones que se evidenciaban para la época de prescripción del nuevo Registro Único Tributario.
Entre tales aspectos, estaba la medida de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de aplicar a partir del año 2004, una nueva codificación para efectos de identificar a cada persona natural con un número único desde su nacimiento hasta su muerte (NUIP). Regla que rige para los nacidos desde ese año. No obstante, se mantuvieron los números de cédula asignados hasta entonces. Frente a quienes tenían identificaciones según el registro civil de nacimiento y la tarjeta de identidad, mientras estuvieran vigentes, se conservaron los números de identificación personal (NIP) allí asignados, que se reemplazarían por el NUIP una vez se solicitara la cédula de ciudadanía.
En materia tributaria, sin perjuicio de tener en cuenta el NUIP para efectos de la asignación del NIT, acorde con las reglas contenidas en los numerales 1 y 4 del apartado 4.1, correspondiente a “Personas naturales”, del numeral 4 del acápite V de la Orden Administrativa 001 de 2005, tratándose de la asignación del Número de Identificación Tributaria a los sujetos con cédulas de ciudadanía antiguas, según el numeral 2 del mismo apartado, el NIT corresponde con el número de cédula (antigua), incorporando el dígito de verificación que garantiza que ese número es único.
En relación con quienes, para esa época, eran menores de edad, por estar entre los cero y los 7 años y contar con un registro civil, o los mayores de 7 años, portadores de una tarjeta de identidad, y el número de identificación personal allí incluido, a quienes todavía no se les había asignado un NUIP y, requirieran inscribirse en el Registro Único Tributario, por adquirir alguna responsabilidad en materia tributaria, implicaba para la respectiva asignación del NIT, tener en cuenta el rango señalado en el numeral 3 del apartado 4.1 ya referido.
Esto quiere decir que las personas naturales con documentos como el registro civil y tarjetas de identidad con un número de identificación personal vigente, en su momento, que obtuvieran con base en el mismo su Número de Identificación Tributaria, deben utilizar el respectivo NIT para el cumplimiento de las obligaciones de naturaleza tributaria, aduanera y cambiaria, independientemente que, para efectos civiles con posterioridad, al llegar a la mayoría de edad, se les asignara un Número Único de Identificación Personal -NUIP. Aspecto este que no tiene incidencia en materia tributaria, sin perjuicio que sea necesario actualizar el RUT con los datos del nuevo documento de identidad (tipo, número, fecha y lugar de expedición).
Todo lo anterior, considerando que, el Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN al momento de la inscripción en el RUT, es único, se asigna por una sola vez y no es susceptible de modificación ni actualización, según las normas arriba transcritas que definen el NIT, así como las reglas de configuración y asignación señaladas en la Orden Administrativa 001 de 2005 que, adicionalmente en el acápite XIV, estableció:
“XIV PROCESO DE ACTUALIZACIÓN.
Permite modificar o adicionar datos informados en la inscripción, a excepción del NIT y de los que requieren verificación previa a su aceptación (solicitudes especiales).”
1. Generalidades.
1. Se puede modificar o adicionar datos de identificación, ubicación y clasificación ya contenidos en el nuevo Registro Único tributario, lo cual presupone que con antelación se han realizado los trámites de inscripción y formalización del registro.
2. Será modificable toda la información inicial contenida en el registro a excepción del NIT, por solicitud del interesado de oficio, conforme con las facultades señaladas en el artículo 562-1 del Estatuto Tributario, o por programas de actualización.
/…/.” (Subrayado y resaltado fuera de texto)
Así mismo, debe tenerse presente que el artículo 14 del Decreto 2788 de 2004, estableció la prueba del RUT, tema actualmente reglamentado por el artículo 19 del Decreto 2460 de 2013, incorporado en el artículo 1.6.1.2.21 del Decreto 1625 de 2016 que, indica:
“Constituye prueba de la inscripción, actualización, suspensión o cancelación en el Registro Único Tributario, el documento que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o las entidades autorizadas, que corresponde a la primera hoja del formulario oficial previamente validado, en donde conste la leyenda correspondiente a su estado.
/…/.
Para todos los efectos legales será válida la entrega de fotocopia del documento a que se refiere el inciso anterior, como prueba de la inscripción, actualización, suspensión o cancelación en el Registro Único Tributario.
/.../." (Subrayado fuera de texto)
Dicho formulario, identificado con el No. 001, incluye el Número de Identificación Tributaria - NIT, asignado por la DIAN.
En este contexto se concluye que:
El NIT asignado por la DIAN, por regla general, coincide con el número de la cédula de ciudadanía (antigua o nueva) poseído por la persona natural. Respecto de los sujetos que al tramitar el Registro Único Tributario contaban con registro civil o con tarjetas de identidad y el número de identificación personal allí incluido, difería del NUIP, el Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN, no coincide con el NUIP otorgado con posterioridad, al llegar a la mayoría de edad, que se incluye en la cédula de ciudadanía, hecho posterior, que no tiene incidencia frente al NIT, en atención a las reglas de asignación del código que lo constituye, las cuales son de competencia de la DIAN y, entre otros aspectos, consideran la transición al nuevo Registro Único Tributario, teniendo en cuenta, en todo caso, lo pertinente a la identificación en materia civil, de la época.
Y dado que, el formulario 001 que constituye la prueba del Registro Único Tributario, contiene entre otros datos, el Número de Identificación Tributaria- NIT, asignado por la DIAN, al momento de la respectiva inscripción, el cual es único, se asigna por una sola vez, permite una identificación inequívoca y no es susceptible de modificación, es el número que debe utilizarse para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria y, en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.
En consecuencia, tratándose de la factura, el NIT asignado al vendedor de bienes y/o servicios debe incluirse en este documento, así como el Número de Identificación Tributaria -NIT, asignado por la DIAN al comprador o adquirente, condición que debe cumplirse, acorde con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, para la procedencia de costos, gastos y/o impuestos descontables. Además, porque si una persona natural pretende ese tratamiento, implica necesariamente que es responsable de obligaciones de naturaleza tributaria y, por consiguiente, está inscrita en el RUT y tiene asignado un NIT.
Si la factura se expide a un sujeto que no tiene responsabilidades en materia tributaria, aduanera y/o cambiaria, ni obligaciones de tal naturaleza y, por consiguiente, no requiere estar inscrito en el Registro Único Tributario, razón por la cual no tiene asignado un NIT, sería factible identificar al comprador con el número correspondiente a su documento de identidad.
En los anteriores términos, se atiende su solicitud.
Atentamente,
LORENZO CASTILLO BARVO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN