Tema: Procedimiento
Descriptor: Factura Electrónica
OFICIO Nº 032088
03-11-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221 – 001886
Ref: Radicado 100047526 del 11/08/2018
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Tema |
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Procedimiento Tributario |
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Descriptores |
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Factura Electrónica |
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Fuentes formales |
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Decreto 1625 de 2016, DUR Tributario. |
Cordial saludo, Sr. Liscano:
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.
Se debe explicar que las facultades de esta dependencia se concretan en la interpretación de las normas atrás mencionadas, razón por la cual no corresponde en ejercicio de dichas funciones prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar, calificar, avalar o atender procesos o procedimientos que son tramitados ante otras entidades o dependencias, ni examinar las decisiones tomadas en las mismas, menos confirmar o aprobar las interpretaciones que realicen los contribuyentes sobre las disposiciones normativas dentro de actuaciones administrativas específicas.
En igual sentido, los conceptos que se emiten por este despacho tienen como fundamento las circunstancias presentadas en las consultas y buscan atender los supuestos de hecho y de derecho expuestos en estas en forma general; por ello, se recomienda que la lectura del mismo se haga en forma integral para la comprensión de su alcance, el cual no debe extenderse a situaciones diferentes a las planteadas y estudiadas.
En este contexto se atenderán las solicitudes en sentido general tal como se presentan a continuación:
1. ¿La empresa de empleo temporal que a partir del 1º de diciembre de 2018 les expedirá a sus clientes FACTURA DE VENTA ELECTRÓNICA, estaría obligada a expedirle además NOTAS CRÉDITO ELECTRÓNICAS por los conceptos de los numerales A y B, con el único fin de cruzar las cuentas comerciales por cobrar con las cuentas por pagar comerciales?
De acuerdo con lo expuesto inicialmente, no es procedente atender consultas particulares acerca de las operaciones económicas que realizan los contribuyentes, por tanto, la consulta se atenderá acerca de la posibilidad de expedir NOTAS CRÉDITOS ELECTRÓNICAS.
Sobre el asunto, en forma general, se puede manifestar que el Decreto 2242 de 2015 que contiene las condiciones de expedición de la factura electrónica en su artículo 3, el cual fue compilado en el Decreto 1625 de 2016 Decreto Único Reglamentario Tributario, tal como se transcribe a continuación:
“Artículo 1.6.1.4.1.3. Condiciones de expedición de la factura electrónica. Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica deberá cumplir las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal:
1. Condiciones de generación:
a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.
b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN en las condiciones que esta señale.
c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre-impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación.
d) Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley 527 de 1999, los artículos 2.2.2.47.1 y siguientes, y 2.2.2.48.1.1 y siguientes del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.
La firma digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica como elemento tecnológico para el control fiscal podrá pertenecer:
- Al obligado a facturar electrónicamente.
- A los sujetos autorizados en su empresa.
- Al proveedor tecnológico, en las condiciones que acuerden, cuando sea expresamente autorizado por el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
e) Incluir el Código Único de Factura Electrónica.
2. Condiciones de entrega: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que:
a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de la presente Sección.
b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de la presente Sección, decida recibir factura en formato electrónico de generación.
Para efectos de la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.1.15 de este Decreto.
Parágrafo 1. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:
1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.
2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.
La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.
Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.
Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.
Parágrafo 3. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2 de este artículo.
Parágrafo 4. Lo previsto en este artículo aplica a toda factura electrónica. En todo caso, para efectos de su circulación deberá atenderse en lo relativo a su aceptación, endoso y trámites relacionados, la reglamentación que sobre estos aspectos se haga en desarrollo de la Ley 1231 de 2008 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
De acuerdo con las normas transcritas y sus apartes subrayados, en especial el contenido del parágrafo 2, cuando deban expedirse notas crédito o débito de facturación electrónica, estas se deben generar en el formato electrónico y contener los datos mencionados en dicha reglamentación.
No debe perderse de vista que la regulación de las notas débito y crédito en el ámbito de la facturación electrónica no se ve alterada y los fines de estas notas dependerá de las operaciones económicas y el reflejo de la realidad económica de acuerdo con los marcos normativos contables que utilice el contribuyente obligado a la expedición de la facturación electrónica.
Así las cosas, es deber del obligado a expedir factura electrónica verificar la procedencia de las notas crédito o débito de acuerdo con la realidad económica y si pueden ser utilizadas con los fines particulares propuestos de acuerdo con la naturaleza de las diferentes operaciones que den lugar estas notas asociada a su facturación electrónica.
Lo anterior no excluye la posibilidad de utilizar notas crédito contables que no afectan la operación que se respalda con la factura electrónica. Este documento soporte deberá reflejar la realidad económica y registrarse de acuerdo a los marcos normativos contables aplicables al contribuyente.
2. ¿En el evento de quedar obligada la empresa de empleo temporal a expedir NOTAS CRÉDITO ELECTRÓNICA por los conceptos mencionados, los valores de las mismas deberían contable y fiscalmente no afectar los ingresos de actividad ordinarias y el impuesto sobre las ventas (IVA)?
Aplica la respuesta dada a la pregunta número uno (1), en tanto, no es competencia de esta entidad avalar o señalar la forma en que se afectan los ingresos y los impuestos sobre las ventas en casos hipotéticos como los planteados por la consulta.
En este sentido, se reitera que corresponde al contribuyente la responsabilidad por la forma en que registra sus notas débito y crédito y como afectan dichas operaciones los ingresos y el impuesto sobre las ventas. Asimismo, debe documentar el registro de sus operaciones, dando cumplimiento a la regulación vigente.
Sobre el tema de descuentos en el impuesto sobre las ventas este despacho se manifestó por medio de los Oficios 071928 de 2005 y 000278 de 2018, de los cuales se remite copia para su conocimiento.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los íconos: “Normativa” – “técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica
Atentamente,
LORENZO CASTILLO BARVO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica UAE-DIAN