Tema: Procedimiento
Descriptor: factura electrónica, notas crédito, rechazo y conservación de la factura electrónica.
OFICIO Nº 000346
05-01-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 002047
Señora
MARIA DEL PILAR RUIZ RUIZ
Cra. 27 No. 36 sur 159, apto 802, Edificio Balt
Envigado – Antioquia.
Ref: Radicado 100026524 del 16/05/2017.
Tema: Procedimiento.
Descriptor: factura electrónica, notas crédito, rechazo y conservación de la factura electrónica.
Fuentes normativas: Decreto 1929 de 2007; Decreto 2242 de 2015; Resolución 000019 de 2016.
Cordial saludo señora Maria del Pilar.
Plantea usted que de acuerdo con la resolución de la Comisión de Regulación de Energía y Gas CREG 084 de 2007, el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales del Mercado de Energía Mayorista ASIC y el Liquidador y Administrador de Cuentas (LAC) tienen la facultad de realizar ajustes a la liquidación y facturación realizadas en cumplimiento de funciones; estos ajustes a la liquidación y facturación realizadas en cumplimiento de sus funciones pueden ser ocasionados por reclamaciones realizadas por los agentes o por inconsistencias identificadas por el ASIC y/o el LAC.
El artículo 10 de la Resolución antes mencionada establece que:
2. Como resultado de la revisión por el ASIC o el LAC en la cual se detecte error en la información de la operación o en los cálculos de las liquidaciones soporte de la facturación, siempre y cuando los ajustes a dicha facturación sean emitidos dentro de los cinco (5) meses siguientes a la expedición de la primera facturación del mes de liquidación respectivo.
3. Pronunciamiento de la CREG de una solución de conflicto u otro procedimiento administrativo que afecte las liquidaciones del mercado mayorista o las liquidaciones de los cargos por uso del SIN
4. Como resultado de una providencia judicial en firme que afecte modificaciones a las liquidaciones del mercado mayorista o las liquidaciones de los cargos por el uso del SIN.
5. Cuando como resultado de una declaración de falla en una frontera comercial con reporte al ASIC, presentada en los plazos establecidos en la regulación para hacer las observaciones o solicitar modificaciones a las liquidaciones diarias que hace el ASIC, se detecten errores en la lectura de frontera comercial, siempre y cuando los ajustes a dicha facturación sean emitidos dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de la primera facturación.
Consecuencia de lo anterior, el ASIC y el LAC podrán emitir documentos valorables a períodos de consumo de facturación hasta 5 meses después de la facturación inicial o un plazo superior en caso de que una instancia competente así lo determine.
Al respecto consulta:
1. En virtud de lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, una vez la empresa se encuentra facturando de manera electrónica y tenga la necesidad de realizar un ajuste a alguna factura expedida bajo la normatividad del Decreto 1929 de 2007 (teniendo en cuenta que por normatividad CREG pueden darse ajustes dentro de los cinco meses siguientes a su expedición, para efectuar el ajuste respectivo solamente nota crédito o débito, consulto si se requiere la mención del número y fecha de la factura a la cual hace referencia o es necesario adjuntar la factura respectiva y por tanto se debe realizar la migración de las facturas
Sobre este aspecto se considera:
El artículo 3 del Decreto 2242 de 2015 se refiere a las condiciones de expedición de la factura electrónica, regulada por este decreto. El parágrafo 2 de esta norma indica que, cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generase (sic) en el formato electrónico XML que establezca la DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valor unitario y valor total.
Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán suministrarse a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.
Sin perjuicio de lo anterior es necesario tener presente lo dispuesto en el artículo 20 “Transición” (del mismo decreto), acorde con el cual, una vez los obligados a facturar electrónicamente sean habilitados de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 2242 de 2015, y deban comenzar a expedir factura electrónica bajo las condiciones establecidas en el mismo, deberán cesar la expedición de la factura electrónica prevista en el Decreto 1929 de 2007, así como la factura por computador y la factura en talonario, casos en los cuales la numeración sería inhabilitada
El tipo de operaciones que el obligado venía facturando en cualquiera de estas formas deberá, en adelante, facturarlas electrónicamente en las condiciones de este decreto.
Ahora bien, expedida una factura electrónica bajo las condiciones del Decreto 1929 de 2007, es claro que la misma se expidió en un momento dado y documentó la respectiva operación. Si deben efectuarse ajustes, el instrumento es una nota crédito que afecta esa factura, complementándose estos dos documentos. De hecho, la nota crédito permite documentar las modificaciones en relación con una factura expedida con anterioridad.
Frente a la forma de elaborarla, implica una expedición manual. En efecto, si se trata de una factura expedida bajo el Decreto 1929 de 2007, y se requiere efectuar una nota crédito en relación con la misma, es factible que al dejar de operar el Decreto 1929, quienes venían operando a través de ese sistema opten por la factura electrónica en las condiciones del Decreto 2242 de 2015. No obstante, podrían no hacerlo y así mismo, mientras nos sean seleccionados por la DIAN, no estarían obligados al mismo; lo anterior, sin perjuicio de eventuales incompatibilidades por las especificaciones técnicas de los servicios y documentos correspondientes a uno y otro sistema. Así las cosas, la nota crédito debe expedirse en forma manual con la referencia y datos de la factura a la que corresponde. Tengamos en cuenta que las notas crédito tiene numeración consecutiva pero no autorizada por la DIAN sino la numeración interna del obligado a facturar, así lo establece también el Decreto 1929 de 2007.
2. El Decreto DIAN 2242 de 2015 establece que la facturación por talonario tendrá un rango de consecutivos diferentes al de facturación electrónica. Al respecto, entiendo que en un escenario en que se tenga que recurrir a la emisión por talonario de una sola factura, que se había intentado expedir electrónicamente con un lote completo de factura, a dicha factura se le asignaría un consecutivo de factura de talonario, pero quedaría un espacio entre la asignación de consecutivos de las facturas que sí lograron expedir electrónicamente.
Acorde con las disposiciones del artículo 20 del Decreto 2242 de 2015, una vez el obligado a expedir factura electrónica deba expedirlas, bien sea que haya sido elegido por la DIAN o haya optado por facturar electrónicamente, ya no puede expedir facturas por talonario, salvo que se trate de alguna de las situaciones especiales a que se refiere el artículo 8 de este decreto y, el artículo 11 de la Resolución 000019 de 2016. Mientras dura la situación se expedirá factura por talonario, la cual debe contar con una numeración consecutiva autorizada por la DIAN y un prefijo. Esa numeración de contingencia debe estar autorizada en los términos de la Resolución 000055 de 2016 y cuenta con una numeración específica.
Así las cosas, las facturas que se expidan bajo alguno de los supuestos del artículo 8 del Decreto 2242 y la Resolución 000055 de 2016, se expide generándose y entregándose en talonario con una numeración autorizada por la DIAN. La información de las facturas expedidas en esas circunstancias debe ser remitida a la DIAN en el formato XML establecido para tal efecto, según se indica en la Resolución 000019 de 2016.
De hecho, si se expide una factura por contingencia, ello ocurre frente a operaciones en relación con las cuales no se expidió factura electrónica, no fue posible hacerlo. Recordemos que en el ámbito del Decreto 2242 de 2015, la expedición de la factura electrónica comprende su generación y entrega. De tal modo que, si una factura se genera, pero no se entrega, no se entiende expedida. Si el número fue usado, en todo caso debe quedar la trazabilidad de esa operación y no puede volver a ser utilizado. Precisamente la imposibilidad de generarla y/o entregarla, dadas las situaciones a que se refiere el Decreto 2242 en el artículo 8, desarrollado por el artículo 11 de la Resolución 000019 de 2016, implica que no se expidió, admitiendo la facturación en talonario como situación extraordinaria.
3. De igual manera entiendo que, si la DIAN rechaza una factura dentro de los criterios y dentro de los plazos establecidos en el Decreto 2242 de 2015, dicha factura se entenderá anulada independientemente si el adquirente ya recibió la misma y se procederá a emitir una nueva factura con un consecutivo diferente. Agradezco informarme si mi entendimiento es correcto.
Al respecto es necesario precisar que la factura electrónica regulada por el Decreto 2242 de 2015, debe expedirse en las condiciones señaladas en el artículo 3 de este decreto. Correspondiendo al adquirente verificar que la factura que recibe cumple las condiciones señaladas en el artículo 5 del Decreto 2242. Corresponde igualmente al adquirente,rechazar la factura electrónica cuando no cumpla las condiciones señaladas en los numerales 1, 2 o 3 de este artículo.
Esta norma en el inciso tercero indica los casos en los cuales procede la anulación, evento en el cual deberá generarse la correspondiente nota crédito, relacionando el número y la fecha de la factura objeto de anulación, sin perjuicio de proceder a expedir al adquirente una nueva factura electrónica con la imposibilidad de reutilizar la numeración utilizada en la factura anulada.
Es necesario señalar que las facturas generadas por el obligado a facturar, sea que se envíen o no al adquirente, deben ser entregadas a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a su generación. En efecto, el artículo 7 del Decreto 2242 de 2016, es claro al señalar que:
“El obligado a facturar electrónicamente deberá suministrar a la DIAN un ejemplar de todas las facturas electrónicas generadas, independientemente de la forma de entrega al adquirente, en las condiciones que disponga la DIAN …”. El mismo artículo fija el término de entrega del ejemplar a la DIAN (48 horas siguiente (sic) a su generación) y las condiciones que sobre estos ejemplares verificará la Entidad.
Dispone esta norma, que la DIAN dará a conocer la recepción del ejemplar de la factura electrónica recibido por los medios que establezca y podrá ofrecer servicios de consulta del resultado de la verificación realizada por la entidad, a los obligados a facturar electrónicamente y a los adquirentes que reciben la factura en formato electrónico de generación respecto de sus propias transacciones.
Acorde con lo anterior, el rechazo de la factura, corresponde al adquirente. A la DIAN se le envían todas las facturas generadas y sobre las mismas efectúa verificaciones, según se establece en el artículo 7 del Decreto 2242 de 2015, sin perjuicio del amplio marco de control que tiene la Entidad.
Es decir, que en el marco del Decreto 2242, la DIAN no interfiere en la operación comercial, rechazando la factura dentro de la misma. Se insiste, es el adquirente quien frente a las condiciones señaladas en el artículo 5 de este decreto, debe rechazar la factura. La DIAN por su parte, respecto de todos los ejemplares generados que recibe, se reserva la verificación según lo indicado en el artículo 7 ibídem. La consecuencia, es un tema posterior, que puede conducir a investigaciones y posteriores actuaciones por la DIAN, según el hecho que se establezca.
4. El Decreto 1929 de 2007 indica que el obligado a facturar debe conservar por un plazo de 5 años las facturas emitidas. Por lo cual entiendo que con el nuevo Decreto 2242 de 2015, el anterior decreto queda derogado, al momento de entrar en vigencia y, por lo mismo, las facturas que fueron expedidas bajo el decreto anterior no requieren ser conservadas. Por favor indicarme si este entendimiento es correcto.
Según dispone las normas de transición del Decreto 2242 de 2015, la factura electrónica reglamentada por el mismo, para quienes entran en el régimen allí establecido, sea porque fueron elegidos por la DIAN o porque entraron voluntariamente, cesa la factura electrónica del Decreto 1929 de 2007, inhabilitándose la numeración sobrante, si la hubiere; de tal modo que ya no podrán expedir nuevas facturas electrónicas bajo las condiciones del Decreto 1929. No obstante, para quienes expidan factura electrónica bajo el Decreto 1929 de 2007, que no entren voluntariamente o no sean elegidas por la DIAN para adoptar el modelo de factura electrónica establecido en el Decreto 2242, el Decreto 1929 continúa vigente hasta el 31 de diciembre de 2017. A partir del 1 de enero de 2018 ya no será posible expedir factura electrónica en las condiciones del Decreto 1929 de 2007.
Ahora bien, constituyendo las facturas, documentos soporte de las operaciones comerciales, pruebas de costos y gastos, según el caso, las mismas deben ser conservadas acorde con las disposiciones generales sobre el tema.
El hecho que el Decreto 1929 de 2007 quede derogado a partir del 1 de enero de 2018, no implica que esos documentos no deban ser conservados, las normas por el hecho de ser derogadas, ha dicho la Corte Constitucional, no pierden eficacia. En efecto esta Corporación indica que:
“La derogación tiene como función “dejar sin efecto el deber ser de otra norma, expulsándola del ordenamiento. Por ello se ha entendido que la derogación es la cesación de la vigencia de una disposición como efecto de una norma posterior”, que no se fundamenta en un cuestionamiento sobre la validez de las normas, por ejemplo, cuando es declarada inexequible, “sino en criterios de oportunidad libremente evaluados por las autoridades competentes, y en especial, en relación con las leyes por el Congreso. Así la derogación no deriva de conflictos entre normas de distinta jerarquía sino de la libertad política del legislador. La derogación no afecta tampoco ipso iure la eficacia de la norma derogada, pues en general las situaciones surgidas bajo su vigencia continúan rigiéndose por ella, por lo cual la norma derogada puede mantener su eficacia, la cual poco a poco se va extinguiendo. Esto es precisamente lo que justifica que la Corte se pronuncie incluso sobre normas derogadas cuando éstas siguen produciendo efectos, con el fin de hacerlos cesar, por ministerio de la declaratoria de inexequibilidad, si tales efectos son contrarios a la Carta.” (Corte Constitucional, Sentencia C-901/11)
Igualmente debe tenerse presente lo dispuesto en el artículo 632 del Estatuto Tributario:
“Art. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas.
Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, (Hoy UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años*, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:
1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.
Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.
2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.”
De otra parte, debe tenerse en cuenta que la Ley 962 de 2005, a través del artículo 46, modificó el plazo de conservación señalado en la norma en cita, al establecer:
“Artículo 46. Racionalización de la conservación de documentos soporte. El período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.”
Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” “técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina