Oficio 25225

OFICIO Nº 025225

07-10-2019

DIAN

 

 

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

100208221-02436

Bogotá, D.C.

 

Ref: Radicado 100067675 del 22/08/2019

 

Tema			Procedimiento Tributario
Descriptores			Registro Único Tributario-Inscripción Registro Único Tributario-Actualización de Oficio REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO-REQUISITOS Registro Único Tributario Rut
Fuentes formales			Artículos 555, 555-1 y 555-2 del Estatuto Tributario. Decreto 1625 de 2016 – DUR Tributario.

 

 

Cordial saludo, Sr. Avendaño

 

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

 

Se debe explicar que las facultades de esta dependencia se concretan en la interpretación de las normas atrás mencionadas, razón por la cual no corresponde en ejercicio de dichas funciones prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar, calificar, avalar o atender procesos o procedimientos que son tramitados ante otras entidades o dependencias, ni examinar las decisiones tomadas en las mismas, menos confirmar, validar, ratificar o aprobar las interpretaciones que realicen los contribuyentes sobre las disposiciones normativas dentro de actuaciones administrativas específicas.

 

En igual sentido, los conceptos que se emiten por este despacho tienen como fundamento las circunstancias presentadas en las consultas y buscan atender los supuestos de hecho y de derecho expuestos en estas en forma general; por ello, se recomienda que la lectura del mismo se haga en forma integral para la comprensión de su alcance, el cual no debe extenderse a situaciones diferentes a las planteadas y estudiadas.

 

En este contexto se atenderán las preguntas en su orden:

 

1. - ¿Es legalmente valido lo que hemos venido haciendo? en cuanto a solicitar o tramitar un NIT diferente para cada una de nuestras Subdirectivas seccionales, y ¿podemos continuar con el mismo procedimiento.?

 

No es posible calificar, dar aval o aprobar las actuaciones de los particulares adelantadas con ocasión de procedimientos que son tramitados ante otras dependencias y autoridades.

 

Por tanto, en este punto es necesario limitarnos a lo señalado en la Ley y normas reglamentarias y explicar que, a partir del contenido y la interpretación dada, el solicitante puede comprender y calificar sus actuaciones.

 

ARTÍCULO 555. CAPACIDAD Y REPRESENTACIÓN. <Fuente original compilada: L. 52/77 Art. 74 > Los contribuyentes pueden actuar ante la Administración Tributaria personalmente o por medio de sus representantes o apoderados.

 

Los contribuyentes menores adultos pueden comparecer directamente y cumplir por sí los deberes formales y materiales tributarios.

 

ARTÍCULO 555-1. NUMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA - NIT. <Artículo adicionado por el artículo 56 de la Ley 49 de 1990.> Para efectos tributarios, cuando la Dirección General de Impuestos lo señale, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes, se identificarán mediante el número de identificación tributaria NIT, que les asigne la Dirección General de Impuestos Nacionales^<1>.

 

<Inciso adicionado por el artículo 79 de la Ley 788 de 2002.> Las Cámaras de Comercio, una vez asignada la matrícula mercantil, deberán solicitar a más tardar dentro de los dos (2) días calendario siguientes, la expedición del Número de Identificación Tributaria NIT del matriculado a la Administración de Impuestos Nacionales^<1> competente, con el fin de incorporar, para todos los efectos legales, dicha identificación a la matrícula mercantil. En las certificaciones de existencia y representación y en los certificados de matrícula siempre se indicará el número de identificación tributaria.

 

<Inciso adicionado por el artículo 79 de la Ley 788 de 2002.> El incumplimiento de esta obligación por parte de las cámaras de comercio acarreará la sanción prevista en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

 

<Inciso adicionado por el artículo 79 de la Ley 788 de 2002.> La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá celebrar convenios con las cámaras de comercio con el fin de asignar a través de medios electrónicos el Número de Identificación Tributaria (NIT).

 

PARÁGRAFO. <Parágrafo derogado por el artículo 376 de la Ley 1819 de 2016>

 

ARTÍCULO 555-2. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO - RUT. <*Texto sustituido según el artículo 18 Ley 1943 de 2018> <Artículo adicionado por el artículo 19 de la Ley 863 de 2003. El nuevo texto es el siguientes:> El Registro Único Tributario, RUT, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado^* <régimen de responsabilidad del Impuesto sobre las Ventas (IVA)>; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

 

El Registro Único Tributario sustituye el Registro de Exportadores y el Registro Nacional de Vendedores, los cuales quedan eliminados con esta incorporación. Al efecto, todas las referencias legales a dichos registros se entenderán respecto del RUT.

 

Los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas, lugares, plazos, convenios y demás condiciones, serán los que al efecto reglamente el Gobierno Nacional.

 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales prescribirá el formulario de inscripción y actualización del Registro Único Tributario, RUT.

 

PARÁGRAFO 1o. El Número de Identificación Tributaria, NIT, constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT. Las normas relacionadas con el NIT serán aplicables al RUT.

 

PARÁGRAFO 2o. La inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica ante las oficinas competentes de la DIAN, de las cámaras de comercio o de las demás entidades que sean facultadas para el efecto.

 

Tratándose de personas naturales que por el año anterior no hubieren estado obligadas a declarar de acuerdo con los artículos 592, 593 y 594-1, y que en el correspondiente año gravable adquieren la calidad de declarantes, tendrán plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente a la de contribuyente del impuesto sobre la renta.

 

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se abstendrá de tramitar operaciones de comercio exterior cuando cualquiera de los intervinientes no se encuentre inscrito en el RUT, en la respectiva calidad de usuario aduanero.

 

PARÁGRAFO TRANSITORIO. <Decaimiento por cumplimiento del término para el cual fue expedido> Los responsables del Impuesto sobre las Ventas pertenecientes al Régimen Simplificado que a la fecha de entrada en vigencia de esta ley no se hubieren inscrito en el Registro Único Tributario, RUT, tendrán oportunidad de inscribirse sin que haya lugar a la imposición de sanciones, antes del vencimiento de los plazos para la actualización del RUT que señale el reglamento.

 

 

A partir de lo anterior se puede colegir que el RUT es el registro único tributario para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio. Y que los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes, se identificarán mediante el número de identificación tributaria NIT, que les asigne la Dirección General de Impuestos Nacionales. Es decir, a cada contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante le debe corresponde (sic) un NIT de acuerdo con su RUT.

 

Lo explicado tiene concordancia con lo reglamentado en el DUR 1625 de 2016 en especial en los siguientes artículos:

 

ARTÍCULO 1.6.1.2.2. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT).

< Artículo modificado por el artículo 4 del Decreto 1468 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: > El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como aquellos que por disposición legal deban hacerlo o por decisión de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) conforme con las normas legales y reglamentarias vigentes.

 

ARTÍCULO 1.6.1.2.7. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT).

Es el proceso por el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, obligados a inscribirse, se incorporan en el Registro Único Tributario (RUT), con el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos en el presente capítulo.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), tendrá vigencia indefinida y, en consecuencia, no se exigirá su renovación.

 

ARTÍCULO 1.6.1.2.11. DOCUMENTOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT).

< Artículo modificado por el artículo 9 del Decreto 1468 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: > Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registró Único Tributario (RUT) se deberán adjuntar los siguientes documentos:

1. Personas jurídicas y asimiladas:

1.1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes, expedido por la autoridad correspondiente, teniendo en cuenta que si en el documento se señala un término de vigencia superior a un (1) mes este será válido.

1.2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.

1.3. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso comercial, industrial o mixto adjuntarán certificación suscrita por el Representante Legal en donde se indique si se destina algún o algunos de sus bienes o áreas comunes para la explotación comercial o industrial.

1.4. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el representante legal en donde se indique que la destinación es de uso residencial según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.

1.5. Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro único tributario -RUT, sea de naturaleza pública de acuerdo con el artículo 5 o de la Resolución 156 del 29 de mayo de 2018 expedida por la Contaduría General de la Nación (CGN), o la que haga sus veces, deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la Contaduría General de la Nación (CGN). Este certificado indicará datos de identificación, ubicación, clasificación y código institucional asignado.

1.6. En el caso de las personas jurídicas o asimiladas no obligadas a registrarse en Cámara de Comercio que no registren el domicilio principal en el documento de existencia, deberán aportar el documento de constitución vigente con el fin registrar el domicilio en el Registro Único Tributario (RUT).

 

(…)

 

ARTÍCULO 1.6.1.2.12. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT).

 

Las Direcciones Seccionales, de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a través de las áreas de gestión de asistencia al cliente o quien haga sus veces, podrán realizar visitas previas o posteriores a la formalización de la inscripción, actualización o cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), con el fin de verificar la información suministrada por el interesado. En caso de constatar que los datos suministrados son incorrectos o inexactos se remitirá la información al área de fiscalización de la respectiva Dirección Seccional para adelantar el procedimiento establecido en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario. Cuando a través de visita de verificación, posterior a la formalización, se establezca que la dirección informada no existe o no es posible ubicar al contribuyente en el domicilio informado, el área de asistencia al cliente o quien haga sus veces, podrá suspender mediante auto la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) hasta que el interesado informe los datos reales de ubicación.

PARÁGRAFO. < Parágrafo modificado por el artículo 10 del Decreto 1468 de 2019. El nuevo texto es el siguiente: > Cuando en cualquiera de los procesos de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se establezca mediante visita que la dirección informada por el inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) no existe o no es posible ubicarlo en el domicilio informado, el área respectiva podrá ordenar la suspensión de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) hasta tanto el interesado informe los datos reales de ubicación.

 

La suspensión se mantendrá cuando la causal de suspensión sea por la declaratoria de proveedor o exportador ficticio, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1o del artículo 1.6.1.2.16. de este decreto.

 

No debe perderse de vista que las actuaciones adelantadas por los funcionarios encargados y competentes de cada procedimiento son de la esfera de su responsabilidad y no puede ser objeto de interpretación por parte de este despacho.

 

Lo procedente es informar a cada dependencia en donde se tramita un NIT y destacar en forma clara todas las circunstancias y hechos con el fin de determinar si se presenta alguno tipo de anomalía o irregularidad, habida cuenta que se estarían tramitando varios NIT para una misma persona jurídica sin un sustento normativo legal y reglamentario.

 

En esta oportunidad cabe insistir que en el oficio 011530 de 2018, el cual es de su conocimiento, se explicó:

 

"En este contexto, es el Sindicato como persona jurídica no contribuyente del impuesto sobre la renta, el obligado a inscribirse en el RUT. El hecho de que al interior de la organización sindical exista una estructura administrativa y por ende Subdirecciones regionales, no hace de estas unas personas jurídicas distintas del Sindicato, por ello no es viable que respecto de estas dependencias se expida el correspondiente NIT o se exija su inscripción en el RUT.

 

(...)

 

Se reitera que para efectos tributarios es el Sindicato como persona jurídica existente, quien como no contribuyente del impuesto sobre la renta está obligado a presentar declaración de ingresos y patrimonio y por ende a inscribirse en el RUT".

 

De la lectura integral del oficio se puede afirmar que la interpretación expuesta resulta totalmente coherente con el contenido de las normas citadas, y que la misma no resulta desvirtuada por la existencia de actuaciones particulares de funcionarios de una Seccional, ni por los hechos informados en la consulta. Por tanto, hay lugar a confirmar dicha conclusión.

 

2. - De acuerdo con lo descrito en el oficio referido (011530) ¿Debemos aplicar algún correctivo? Y en caso de afirmativo, ¿Cuál sería el mecanismo y el que hacer con los NIT expedidos por su entidad?

 

Aplica lo resuelto en la pregunta No. 1. Por tanto, corresponde informar a cada dependencia donde se tramitó cada NIT acerca de esta circunstancia para que se tomen las medidas que sean necesarias de acuerdo con la ley y la reglamentación.

 

De esta consulta se está remitiendo copia a la Dirección de Gestión de Ingresos para que asuma conocimiento y tome las acciones que corresponda de acuerdo con sus funciones y competencia.

 

3. - En relación con la obligación legal de presentar informes contables y cumplir con las normas actuales ¿podemos hacerlo de manera separada o se requiere su unificación? En este caso, ¿Cuál sería el sustento legal?

 

Este tema constituye una asesoría de tipo contable particular que no está dentro de nuestras competencias. No obstante, se puede mencionar que la contabilidad debe reflejar la realidad económica de cada entidad y en este sentido se debe evaluar si la persona jurídica tiene una sola contabilidad o varias.

 

4. - Para tener certeza y seguridad jurídica, en relación con otras obligaciones tributarias como retenciones e impuestos y considerando que somos un Sindicato Único y una sola persona jurídica ¿cómo debemos proceder y en qué casos?

 

Si se trata de una sola persona jurídica privada lo lógico es que se trate de una sola identificación para efectos fiscales (RUT y NIT). Los casos particulares dependerán de cada situación y las normas aplicables conforme a la realidad de las actividades y las operaciones económicas que se realicen respecto de cada impuesto y sus retenciones.

 

5.- Considerando que los Sindicatos (Organizaciones de derecho privado), legal y tributariamente tienen un tratamiento especial que no se compara con el de las empresas productivas del sector privado y que no todo el mundo conoce de manera detallada, ¿sería posible contar con un instructivo que sirva tanto a quienes dirigimos estas organizaciones como a sus funcionarios?

 

No es posible que la DIAN elabore un instructivo detallado y particular para una entidad o grupo de entidades, en tanto, ello constituiría una consultoría o asesoría de tipo especial. Por tanto, se recomienda que ingrese a la página de la entidad, y seleccione el vínculo Atención al ciudadano/información de consulta/preguntas frecuentes/ registro único tributario RUT. en donde encuentra la normatividad y diferentes vínculos que sirven como orientación para la comprensión del tema. En forma directa: https://www.dian. gov.co/atencionciudadano/infoconsulta/Páginas/PreguntasFrecuentes.aspx

 

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los íconos: "Normativa" - "técnica" y seleccionando los vínculos "doctrina" y "Dirección de Gestión Jurídica.

 

Atentamente,

 

 

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica UAE-DIAN.