Tema: Procedimiento
Descriptor: Documento soporte de pago de nómina electrónica. Implementación de los pagos de nómina en el sistema de factura electrónica de venta
OFICIO Nº 0626 [903875]
03-05-2021
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
100208221-0626
Bogotá, D.C.
Tema: Documento soporte de pago de nómina electrónica
Descriptores: Implementación de los pagos de nómina en el sistema de factura electrónica de venta
Fuentes formales Artículo 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario
Resolución 000013 del 2021
Cordial saludo.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante los radicados de la referencia, el peticionario realiza una serie de preguntas relacionadas con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 “Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento”, las cuales serán resueltas en el orden en que fueron propuestas, así:
1. Si, los artículos 31 y 34 de la Resolución 13 de 2021 al referirse a los “representantes” de los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, incluyen dentro de dicha categoría a los terceros que presten el servicio informático de generación y trasmisión de nómina electrónica.
Para empezar, debe tenerse en cuenta que el artículo 22 de la Resolución DIAN 000013 de 2021 dispone:
“Artículo 22. Representantes que deben cumplir con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
Parágrafo Transitorio. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de esta resolución, realice la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario -RUT una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice los ajustes informáticos necesarios.
Cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo requiera”.
Por otra parte, los artículos 31, 32 y 34 de la Resolución DIAN 000013 de 2021 establecen, entre otros, que:
“Artículo 31 Transferencia de datos personales. Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento y sus representantes, en su calidad de responsables del tratamiento de la información, les corresponde tratar bajo su control y responsabilidad los datos en nombre propio y en ningún caso por cuenta o en nombre de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN (…)” (Subrayas fuera de texto)
“Artículo 32. Obligaciones del responsable de la información. Sin perjuicio de implementar y hacer cumplir medidas útiles, apropiadas y efectivas para garantizar la seguridad y privacidad de la información, se deberán tener en cuenta aquellas que contengan mayores estándares de seguridad de acuerdo con las normas técnicas y los estándares internacionales, los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, que reciban la información validada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en su calidad de responsables del tratamiento de la información, les corresponde velar por el correcto y completo cumplimiento de los principios rectores, los derechos de los titulares, los deberes como responsables, demás directrices de la Ley 1581 de 2012 y los límites que impone la Ley 1712 de 2014 o en las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, así como las disposiciones de la presente resolución (…)”.
“Artículo 34. Responsabilidad. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, no será responsable frente al titular y/o las autoridades por el eventual tratamiento indebido de los datos personales transferidos, por lo tanto, los sujetos obligados y sus representantes serán responsables por todo daño o perjuicio material e inmaterial, que las personas que contrate o vincule causen a los titulares de información personal por su dolo o culpa relacionada directa o indirectamente con el incumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales o por el tratamiento indebido de los datos personales trasmitidos, en virtud de lo contemplado en esta resolución (…)”.
Así las cosas, de las normas citadas se deduce que cuando los sujetos obligados a la implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica decidan realizar el proceso de generación y trasmisión para validación de dicho documento electrónico a través de un tercero, este tercero deberá estar previamene (sic) habilitado por la DIAN, en los términos de los artículo 572 y 573 del Estatuto Tributario.
Por lo anterior, resulta claro que los representantes de los sujetos obligados a la implementación (sic) del documento soporte de pago de nómina electrónica son responsables del tratamiento de la información objeto del cumplimiento de su obligación de generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y les corresponde velar por el correcto y completo cumplimiento de los principios rectores, los derechos de los titulares, los deberes como responsables, demás directrices de la Ley 1581 de 2012 y los límites que impone la Ley 1712 de 2014 y la Resolución DIAN 00013 de 2021. Lo anterior sin perjuicio de las disposiciones previstas en el artículo 573 del Estatuto Tributario.
2. Teniendo en cuenta que el artículo 22 de la Resolución 13 de 2021 indica que, el sujeto obligado puede realizar el proceso de generación y transmisión de nómina electrónica, a través de un tercero de conformidad con los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario, se pregunta cuál es el alcance de la responsabilidad del tercero a la luz de lo establecido en el citado artículo 573 del Estatuto Tributario.
Por favor remitirse a lo dispuesto en el punto inmediatamente (sic) anterior.
3. Indicar cuál es la categoría bajo la cual se debe inscribir en el Registro Único Tributario – RUT, la calidad de representante o tercero para la generación y transmisión de nómina electrónica, y si dicho registro debe realizarse también en el RUT del sujeto obligado.
Tal como lo dispone el artículo 22 de la Resolución DIAN 000013 de 2021, el citado tercero que actúa como representante del sujeto obligado deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
Por lo tanto, cuando el sujeto obligado decida actuar a través de un tercero este último deberá inscribir su calidad de representante para el cumplimiento de esta obligación en el Registro Único Tributario -RUT “una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice los ajustes informáticos necesarios”. Por lo que se invita a consultar permanentemente el Sistema Informático Electrónico SIE de esta Entidad.
En cualquier caso, téngase en cuenta que cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero que los represente, las partes deben conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo requiera.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PABLO EMILIO MENDOZA VELILLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN