Oficio 101/910038)

FICIO Nº 101 [910038]

17-09-2021

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192–101

Bogotá, D.C.

 

 

Tema			Sistema de facturación electrónica
Descriptores			Obligación de expedir factura electrónica de venta Derechos del adquirente
Fuentes formales			Artículos 615, 616-1, 616-2 y 771-2 del Estatuto Tributario Decreto 1625 de 2016 Resolución DIAN No. 000042 del 2020

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia el peticionario consulta acerca de la obligación de facturar, específicamente sobre las actuaciones que deben adelantarse por los adquirientes cuando el sujeto obligado a facturar no cumple con dicha expedición o impone cargas injustificadas para su expedición y entrega, solicitando se responda lo siguiente:

 

“¿Los obligados a expedir factura pueden imponer ciertas obligaciones y trámites al adquirente sin los cuales se puede negar la expedición de la misma? Y si es el caso ¿Cuál es el límite o alcance de dichos requisitos al vendedor de bienes y servicios que está en la obligación de entregar inmediatamente al cliente la factura con la totalidad de los requisitos?”.

 

Para empezar, se precisa que en materia de la obligación de facturar de conformidad con los artículos 615, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 están obligadas a expedir factura o documento equivalente, dando cumplimiento a los requisitos en ellas dispuestos, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no del impuesto sobre las ventas, al igual que los importadores, los prestadores de servicios y en las ventas a consumidores finales.

 

Dichas disposiciones exigen que las operaciones de venta o prestación de servicios que efectúen los sujetos obligados a facturar sean soportadas con la factura de venta o, en su defecto, con un documento equivalente. Adicionalmente, debe precisarse que en la actualidad la modalidad preferente para la expedición de la factura de venta es la factura electrónica de venta, la cual, debe ser expedida en uso del modelo de validación previa de conformidad con lo dispuesto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y cumpliendo los requisitos previstos por el artículo 617 ibídem en concordancia con las condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos dispuestos en la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y el Anexo Técnico de la factura electrónica de venta versión 1.8 adoptado por la Resolución DIAN No. 000012 de 2021.

 

Es así como los numerales 17 y 18 del artículo 1 y el artículo 5 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, explica los conceptos de expedición y entrega de la factura de venta y, específicamente, de la factura electrónica de venta, así

 

“17. Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente. La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.

 

18. Expedición y entrega de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición. La expedición de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, se cumple cuando la misma sea entregada al adquiriente de manera física o electrónica según el caso, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, acompañada del documento electrónico de validación; documentos que se deben incluir en el contenedor electrónico para el caso en que la citada factura se expida de manera electrónica; lo anterior atendiendo las condiciones, términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación con la respuesta a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, para la entrega al adquiriente por parte del facturador electrónico”. (Subrayado fuera de texto)

 

“Artículo 5. Obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. Es una obligación tributaria de carácter formal que deben cumplir los sujetos obligados a facturar, que comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con el TÍTULO VII de esta resolución”. (Subrayado fuera de texto)

 

Así las cosas, debe resaltarse que la obligación de expedir la factura electrónica de venta, comprende que esta “sea entregada al adquiriente de manera física o electrónica según el caso, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, acompañada del documento electrónico de validación”. Por lo tanto, si el facturador no entrega la factura al adquiriente en el momento de la operación de venta o prestación del servicio, está incumpliendo su obligación de expedir la factura electrónica de venta. Al respecto, debe tenerse presente que los medios de entrega de la factura electrónica de venta están dispuestos en el artículo 29 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y que el facturador no debe exigir al adquiriente mayores requisitos que la información necesaria para expedir la respectiva factura.

 

Así las cosas, tratándose específicamente de la falta de expedición de la factura electrónica de venta, el artículo 652-1 del Estatuto Tributario, dispone:

 

“ARTÍCULO 652-1. SANCIÓN POR NO FACTURAR. Quienes estando obligados a expedir facturas no lo hagan, podrán ser objeto de sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio de conformidad con lo dispuesto en los artículos 657 y 658 del Estatuto Tributario”. (Subrayado fuera de texto)

 

De manera que, la no expedición de la factura de venta, la cual incluye la entrega de la misma al adquiriente, hace acreedor al sujeto obligado a facturar de la sanción por no facturar. Por lo cual, siempre que se evidencie este hecho, podrá el adquiriente informar dicha situación a la Administración Tributaria con el fin de que esta inicie los procedimientos sancionatorios procedentes.

 

Sin perjuicio de lo explicado y, en materia de la validez de las facturas de venta como soporte de operaciones económicas que da lugar a derechos y deberes en materia tributaria, debe precisarse que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario determina los requisitos que la misma debe ostentar para ser soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en IVA; disposición que surte efectos siempre que se dé cumplimiento a los demás requisitos sustanciales y procedimentales que se exigen en la normatividad tributaria para la procedencia de los mencionados costos, deducciones y descontables.

 

En consecuencia, el adquirente debe exigir la expedición de la factura electrónica de venta al facturador para así poder dar lugar al soporte de costos, deducciones y descontables, por las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios efectuadas. Por su parte, el facturador electrónico siempre deberá estar en disposición de expedir y entregar la respectiva factura electrónica en el momento de la operación de venta de bienes o prestación de servicios, bien sea de manera física (usando la representación gráfica) cuando se trate de adquirientes no facturadores electrónicos o, de manera electrónica, cuando se trate de adquirientes que son facturadores electrónicos (Artículo 29 Resolución DIAN No. 000042 de 2020) sin más requisitos que la información necesaria para expedir la respectiva factura de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020.

 

Para finalizar, se precisa que cuando el facturador electrónico se encuentra presentando un inconveniente tecnológico, el mismo deberá por el tiempo en que dure el inconveniente, expedir factura de venta de talonario o de papel, de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, y dicha factura será válida como soporte de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y posteriormente trasmitirla a la DIAN en los términos del literal b) del artículo 31 del citado acto administrativo y, el adquiriente deberá revisar que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario. De otra parte, en caso de que el inconveniente sea atribuible a la DIAN, de conformidad con el parágrafo 3 del artículo 29 de la misma resolución, el facturador deberá incluir en el contenedor electrónico, solo el formato de generación de factura electrónica de venta, es decir, sin validación.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales