Oficio 1089(907106)

OFICIO Nº 1089 [907106]

19-07-2021

DIAN

 

 

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

100208221-1089

Bogotá, D.C.

 

 

Tema			Procedimiento Tributario
Descriptores			Presentación de escritos ante la Administración de Impuestos
Fuentes formales			Artículos 559, 724 y 732 del Estatuto Tributario. Artículo 4° del Decreto Legislativo 491 de 2020 Artículos 1, 2, 3, 9, 12 y 14 de la Resolución DIAN N° 000056 de 2021. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, C.P. JULIO ROBERTO PIZA RODRÍGUEZ, sentencia del 6 de mayo de 2021, Radicación N° 11001-03-27-000-2020-00011-00(25291).

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria plantea lo siguiente:

 

“En la Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá recibimos entre 9000 y 13000 comunicaciones por mes, entre las cuales, una gran parte corresponde a peticiones, respuestas, recursos y excepciones, que según el Art. 559 del Estatuto Tributario, pueden ser presentadas por los administrados en forma electrónica o personal.

 

Por la emergencia sanitaria derivada del Covid-19, muchas (…) peticiones, respuestas, recursos y excepciones fueron remitidas por los administrados a los buzones electrónicos habilitados por la DIAN en cumplimiento del Decreto 491 de 2020.

 

Cuando se trata de recursos, excepciones, desistimientos o renuncia a términos, hemos pedido al administrado que realice la presentación personal (…) de conformidad con el Art. 724 del Estatuto Tributario.

 

Sin embargo, como la fecha en la que el administrado realiza la presentación personal es posterior a la fecha en la que inicialmente había presentado su petición, respuesta, recurso o excepción ante la DIAN, nos surge la duda sobre la fecha en la que se debe entender efectuada su presentación (…) para efectos de determinar si fue o no presentada dentro del término legal que en cada caso corresponda.

 

Así mismo nos surge la duda de si se puede aceptar que una petición, respuesta, recurso o excepción que sea presentada a la DIAN desde el correo electrónico registrado por el contribuyente en el RUT, se puede entender como una presentación electrónica, teniendo en cuenta que es el canal de comunicación autorizado para efecto de sus comunicaciones con la DIAN.” (Subrayado fuera del texto original).

 

Con base en lo antepuesto formula unos interrogantes, los cuales se resolverán por esta Subdirección a su turno, no sin antes exponer de manera preliminar la siguiente información:

 

El artículo 559 del Estatuto Tributario dispone que “Las peticiones, recursos y demás escritos que deban presentarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, podrán realizarse personalmente o en forma electrónica” (subrayado fuera del texto original).

 

En lo referente a la presentación electrónica, la misma disposición señala:

 

“Para todos los efectos legales la presentación se entenderá surtida en el momento en que se produzca el acuse de recibo en la dirección o sitio electrónico asignado por la DIAN. Dicho acuse consiste en el registro electrónico de la fecha y hora en que tenga lugar la recepción en la dirección electrónica. La hora de la notificación electrónica será la correspondiente a la oficial colombiana.

 

Para efectos de la actuación de la Administración, los términos se computarán a partir del día hábil siguiente a su recibo.

 

(…)

 

Los mecanismos técnicos y de seguridad que se requieran para la presentación en medio electrónico serán determinados mediante Resolución por el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales.

 

Para efectos de la presentación de escritos contentivos de recursos, respuestas a requerimientos y pliegos de cargos, solicitudes de devolución, derechos de petición y todos aquellos que requieran presentación personal, se entiende cumplida dicha formalidad con la presentación en forma electrónica, con firma digital.” (Subrayado fuera del texto original).

 

El artículo 724 ibídem por su parte indica que “Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 559, no será necesario presentar personalmente ante la Administración, el memorial del recurso y los poderes, cuando las firmas de quienes los suscriben estén autenticadas” (subrayado fuera del texto original).

 

De otra parte, mediante sentencia del 6 de mayo de 2021, Radicación N° 11001-03-27-000-2020-00011-00(25291), la Sección Cuarta, C.P. JULIO ROBERTO PIZA RODRÍGUEZ, de la Sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado resolvió declarar la nulidad de la expresión “Finalmente, es pertinente señalar que la notificación electrónica constituye un mecanismo de una sola vía, esto es, los administrados no están habilitados para responder o impugnar por vía electrónica el acto que se les notifica de manera electrónica” (subrayado fuera del texto original), contenida en el Concepto DIAN N° 100208221-529 del 13 de mayo de 2020, explicando:

 

“(…) la normativa específica del procedimiento de gestión administrativa tributaria habilita en el artículo 559 del ET la presentación electrónica de escritos y recursos, con el mismo alcance y efectividad que tiene la presentación física de los mismos. (…) pero, condiciona la presentación electrónica de escritos y recursos a que se regulen los mecanismos técnicos con los cuales se asegura la radicación del documento en el «sitio electrónico» designado, y el formato de «firma digital» con el cual se aportará certeza de la identidad del recurrente, de la calidad en la que actúa y del contenido del documento y sus anexos. Así, de manera acorde con las innovaciones tecnológicas y con el alcance que se le dio a esa clase de firma en la letra c) del artículo 2.º de la Ley 527 de 1999, la norma asume que es mediante la firma digital que se garantiza la integridad de los escritos y recursos presentados electrónicamente ante la DIAN y se estandariza el trámite correspondiente.

 

Valga señalar además que estas instituciones en nada son ajenas al actuar cotidiano de la autoridad de impuestos nacionales, pues el mecanismo de firma electrónica ya se encuentra reglamentado en el Decreto 2364 de 2012 y fue adoptado para el uso de los servicios informáticos de la entidad en las Resoluciones nros. 070 de 2016 y 022 de 2019, que precisan sus características técnicas y los efectos jurídicos de su utilización.

 

(…)

 

En esos términos, frente a las disposiciones con rango de ley aplicables, no resulta cierta la doctrina acogida en el texto demandado, según la cual «los administrados no están habilitados para responder o impugnar por vía electrónica el acto que se les notifica de manera electrónica».

 

4- Si bien el fragmento acusado hace parte de un documento jurídico dirigido a interpretar los parámetros fijados en la Resolución nro. 000038 de 2020 para la implementación de la notificación electrónica de los actos administrativos proferidos por la DIAN, dicha circunstancia no convalida la ilegalidad de la afirmación hecha, de pasada, en el texto acusado. (…) no se hayan razones jurídicas con base en las cuales el Concepto demandado pudiera expresar en términos absolutos que no existe la posibilidad de presentar escritos o de interponer recursos electrónicos ante la autoridad de impuestos nacionales.” (Subrayado fuera del texto original).

 

Por último, el artículo 4° del Decreto Legislativo 491 de 2020 ordenó la notificación o comunicación de los actos administrativos por medios electrónicos, hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, para lo cual, las autoridades debían “habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo” (subrayado fuera del texto original).

 

1. “¿Una petición, respuesta, recurso o excepción que sea presentada a la DIAN desde el correo electrónico registrado por el contribuyente en el RUT, se puede entender como una presentación electrónica, teniendo en cuenta que es el canal de comunicación autorizado para efecto de sus comunicaciones con la DIAN?”

 

Sin desconocer lo decidido por el Consejo de Estado en la sentencia del 6 de mayo de 2021, Radicación N° 11001-03-27-000-2020-00011-00(25291) – previamente reseñada –, la presentación electrónica de las peticiones, recursos y demás escritos que deban presentarse ante la DIAN, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 559 ibídem, requiere ser reglamentada, tal y como la misma Corporación lo reconoce, en particular lo referente al sitio electrónico designado para tales efectos.

 

Así también lo manifestó este Despacho en el Oficio N° 905340 – int 1182 del 30 de septiembre de 2020, al indicar: “Respecto a la presentación de escritos y recursos de que trata el artículo 559 del Estatuto Tributario, esta se puede realizar en forma personal o electrónica, y debe interpretarse en armonía con el artículo 724 del mismo estatuto. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que, dado que la presentación electrónica de los escritos y recursos aun no se ha regulado en los términos previstos en el numeral 2 del artículo 559 del Estatuto Tributario, solamente procede la presentación personal” (subrayado fuera del texto original).

 

Ahora bien, el 12 de julio de la presente anualidad fue emitida la Resolución N° 000056, por la cual se implementa la presentación electrónica de los recursos de reconsideración en materia tributaria que deban presentarse ante la DIAN, en cumplimiento del artículo 559 del Estatuto Tributario, de la cual se destaca:

 

i) La presentación electrónica de los mencionados recursos de reconsideración se debe realizar a través del Sistema Electrónico – que se encuentra en los servicios Muisca o el que haga sus veces – y se surte cuando la DIAN produce el Acuse de Recibo (cfr. artículos 1 y 2).

 

ii) No se acepta la presentación de los mencionados recursos de reconsideración por correo electrónico o por otros medios electrónicos distintos del Sistema Electrónico (cfr. artículo 1).

 

iii) Rige a partir del día siguiente a su publicación en el Diario Oficial (cfr. artículo 14).

 

2. “¿Para determinar si una respuesta, recurso o excepción fue presentada por el administrado dentro del término legal, se debe tener en cuenta la fecha de la presentación inicial <sin presentación personal> o la fecha en la que subsanó este requisito?”

 

Acorde con lo explicado en el punto anterior, tratándose de aquellas respuestas, recursos o excepciones que se hubiesen presentado indebidamente a través de un canal electrónico no habilitado (v.gr. correo electrónico), es preciso recordar que los términos para que la Administración se pronuncie sobre el particular inician a partir de su presentación en debida forma.

 

En efecto, nótese que, en el caso del término para resolver los recursos de reconsideración o reposición, el artículo 732 del Estatuto Tributario señala: “La Administración de Impuestos tendrá un (1) año para resolver los recursos (…) contado a partir de su interposición en debida forma” (subrayado fuera del texto original).

 

De cualquier modo y sin perjuicio del desarrollo que efectúe la Administración Tributaria vía Resolución para la presentación electrónica de peticiones, recursos y demás escritos – diferentes de los recursos de reconsideración en materia tributaria, cuya presentación electrónica fue regulada en la Resolución N° 000056 de 2021 – es de advertir que, de conformidad con el artículo 559 del Estatuto Tributario, una vez reglamentada la presentación electrónica, el requisito de presentación personal se entenderá cumplido con la presentación en forma electrónica del respectivo escrito, con firma digital (cfr. Resoluciones N° 000070 de 2016 y N° 000022 de 2019, mediante las cuales la DIAN reglamentó el uso de la Firma Electrónica en la Entidad).

 

En lo que se refiere a la Resolución DIAN N° 000056, su artículo 3 establece que “el requisito de presentación personal de los recursos de reconsideración se entenderá cumplido con la presentación a través de Sistema Electrónico mediante el uso del instrumento de firma electrónica (IFE)” (subrayado fuera del texto original).

 

Asimismo, el artículo 9 ibídem agrega: “La presentación electrónica de recursos de reconsideración con el IFE, suple únicamente la presentación personal del recurso y/o escrito. La capacidad para actuar en calidad de representantes o apoderados deberá acreditarse plenamente conforme a las normas vigentes” (subrayado fuera del texto original).

 

Finalmente, el artículo 12 ibídem contempla:

 

“ARTÍCULO 12. VALOR PROBATORIO DE LOS ADJUNTOS: Los documentos Adjuntos tendrán el valor probatorio de un mensaje de datos, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del documento original en físico o de una determinada copia física.

 

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 9 de esta resolución, los poderes y demás documentos que por expresa disposición legal requieran presentación personal o autenticación deberán cumplir con dicho requisito y ser cargados en archivo PDF.” (Subrayado fuera del texto original).

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Gestión de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales