Oficio 1268(908125)

OFICIO Nº 1268 [908125]

12-08-2021

DIAN

 

 

100208221-1268

Bogotá, D.C.

 

 

Tema			Sistema de facturación electrónica
Descriptores			Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales			Artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario Resolución DIAN No. 000013 del 2021

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante los radicados de la referencia, la peticionaria realiza una serie de preguntas relacionadas con la Resolución DIAN No. 000013 del 11 de febrero de 2021 “Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento”, las cuales serán resueltas en el orden en que fueron propuestas de manera general y dentro del ámbito de competencia de esta Entidad.

 

1. Consideraciones preliminares

 

Previo a empezar con las cuestiones planteadas en la consulta, se precisa que el documento soporte de pago de nómina electrónica de conformidad con el numeral 10 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 es:

 

“(…) un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado. (Subrayado fuera de texto).

 

De la norma anterior se deduce que el documento soporte de pago de nómina electrónica es un soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y de impuestos descontables en el IVA, que se exige para soportar los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, es decir, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.

 

Aunado a ello, nótese que la facultad y el ámbito de competencia de esta Entidad para incorporar este documento en el sistema de facturación electrónica deviene del parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, por lo cual, debe precisarse desde ahora que, la implementación del citado documento soporte dentro de la normatividad fiscal, no modifica o altera en ninguna forma la legislación sustancial o procesal de las relaciones laborales. De manera que, el alcance de los conceptos como salario, prestaciones sociales, tratamiento de las incapacidades y demás propios de la legislación laboral seguirán rigiéndose por las normas especiales vigentes, sin que tenga competencia esta Entidad para pronunciarse de fondo sobre dichas operaciones.

 

2. El documento soporte de pago de nómina electrónica en pagos laborales de alimentación, hospedaje, dotación y otros en especie.

 

Para empezar, debe tenerse en cuenta que el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 dispone, entre otros, que el documento soporte de pago de nómina electrónica:

 

“(…) constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos”. (Subrayado fuera de texto).

 

Por su parte, el numeral 18 del artículo 1 de la misma resolución, dispone sobre el valor devengado de nómina, lo siguiente:

 

“18. Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»”. (Subrayado fuera de texto).

 

De manera que, todos los pagos o abonos en cuenta efecuados (sic) por un empleador al trabajador con quien tenga una vinculación laboral o legal y reglamentaria, para que puedan ser llevados como costo o deducción en el impuesto sobre la renta del citado empleador deberán soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica en los términos dispuestos en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

 

Así las cosas, la norma no diferencia la modalidad en la que se efectúa dicho pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie.

 

En consecuencia, prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar.

 

Ahora bien, para efectos de lo anterior, el contribuyente del impuesto sobre la renta que requiera soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá determinar el valor del respectivo pago efectuado en especie e incluirlo en los valores devengados de nómina dependiendo del mes al cual corresponda el pago derivado de la nómina, es decir, de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta con el beneficario (sic) de dicho pago.

 

Para finalizar, resulta importante precisar que, el documento soporte de pago de nómina electrónica procede por los pagos o abonos en cuenta que deriven de la nómina, entendida esta como las retribuciones que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria. De modo que, tratándose de pagos o abonos en cuenta que no se efectúan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, estos no deberán soportase con el documento soporte de pago de nómina electrónica, debiendo el contribuyente de renta determinar a qué correponde (sic) el citado pago para proceder a cumplir con el soporte que se ajuste a la naturaleza del costo, deducción o descontable que se pretende imputar en su declaración de renta.

 

Para mayor conocimiento se remite el oficio con radicado interno No. 100202208-264 de 2021 dentro del cual este Despacho explicó el alcance de lo que debe entenderse por una relación laboral o legal y reglamentaria a efectos del documento soporte de pago de nómina electrónica.

 

3. El documento soporte de pago de nómina electrónica en pagos efectuados por el trabajador a nombre del empleador

 

Sobre este punto y, en el entendido de que se trata de un reembolso de gastos, por ser pagos que en esencia están en cabeza del empleador y no se efectúan como derivados de la relación laboral, legal o reglamentaria con el trabajador, sino que obedecen a gastos que el empleador efectúa a efectos de llevar a cabo la actividad productora de renta, es necesario traer a colación el Oficio No. 910623 de 2020, dentro del cual se explicó, entre otros, que:

 

(…) Por su parte, bajo el entendido que el teletrabajador esté realizando pagos por cuenta y a nombre del empleador, los que a su vez no constituyen ingresos para el trabajador, así como tampoco se originan en la venta de un bien o prestación de un servicio, se estaría frente a un reembolso de gastos.

 

Respecto al documento idóneo para soportar el reembolso de gastos, este Despacho se pronunció mediante el Oficio No. 001753 del 08 de octubre de 2018 de la siguiente manera:

 

“(…) Para efectos del reembolso de gastos no se encuentra reglamentado un documento específico, en todo caso, en el Concepto 038989 de 2001, haciendo referencia expresa al Concepto 099115 de 1996, se indica que:

 

“Cuando en virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el contratante y a su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la presentación directa y propia del contrato: esta si es materia de facturación por parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelación de reembolso que haya causado puede formularse mediante otro documento.” (Subrayado y resaltado fuera de texto)”.

 

Por lo tanto, al estar frente a un reembolso de gastos no existe la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. No obstante, se precisa que para que el empleador pueda soportar las deducciones por estos gastos, los mismos deben estar debidamente soportados.

 

En este sentido, se informa que de acuerdo con lo previsto en el artículo 743 del Estatuto Tributario, “la idoneidad de los medios de prueba depende, en primer término, de las exigencias que para establecer determinados hechos preceptúen las leyes tributarias o las leyes que regulan el hecho por demostrarse y a falta de unas y otras, de su mayor o menor conexión con el hecho que trata de probarse y del valor de convencimiento que pueda atribuírseles de acuerdo con las reglas de la sana crítica”.

 

De forma que, no hay necesidad de generar el documento soporte de pago de nómina electrónica para los reembolsos de gastos siempre que los pagos o abonos en cuenta no se deriven de la nómina, es decir, que no se desprendan de la relación laboral, legal o reglamentaria con el trabajador ya que no se enmarcarían dentro de lo que el numeral 10 del artículo 1 y el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 00013 de 2021 disponen como objeto de soporte con dicho documento electrónico.

 

Sin embargo, se reitera que para aquellos casos en donde se configure un pago en especie en virtud del contrato laboral u otras figuras contractuales que puedan implementarse por el empleador, que tengan efectos fiscales diferentes al mero reembolso de gastos, tales como, salarios integrales, pagos indirectos, subsidios, auxilios, entre otros, estos para efectos de la deducción, deberán soportarse de acuerdo a lo establecido en la Resolución DIAN No. 00013 de 2021 y los demás requisitos que prevea la Ley en consideración de las particularidades contractuales fijadas por las partes.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-DIAN