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OFICIO ADUANERO Nº 872 [905655]
18-06-2021
DIAN
100208221- 872
Bogotá, D.C.
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Tema
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Agencia de Aduanas
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Descriptores
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Conservación Documentos Soporte Digitalizados
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Fuentes Formales
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Artículos 51, 177, 182, 349, 377, 385, 510, 511, 536, 540, 556, 569 y 571 del Decreto 1165 de 2019
Artículo 12-1 Resolución 046 de 2019
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Cordial Saludo,
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, el peticionario consulta lo siguiente:
¿El declarante está obligado a conservar el original de los documentos soporte de una declaración de importación por un término de cinco (5) años como lo establece el parágrafo 6 del artículo 177 del Decreto 1165 de 2019 o los puede conservar en medio digitalizado y entregar al importador en cualquier tiempo los originales de los documentos soporte de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12-1 de la Resolución 046 de 2019 adicionado por el artículo 7 de la Resolución 39 de 2021?
Al respecto, se efectúan las siguientes consideraciones:
Las siguientes son las disposiciones del Decreto 1165 de 2019 en relación con la obligación de conservar los documentos soporte de las declaraciones aduaneras, por parte de la Agencia de Aduanas:
- El numeral 5 del artículo 58 del Decreto 1165 de 2019 dispone que se debe “Conservar a disposición de la autoridad aduanera, cuando actúen como declarantes, los originales de las declaraciones de importación, de valor, de exportación o de tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y demás documentos soporte, durante el término previsto legalmente”. (Negrilla por fuera de texto)
- El parágrafo 6 del artículo 177 del Decreto 1165 de 2019 dispuso que “El declarante está obligado a conservar los originales de los documentos soporte por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración de importación, los cuales deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando esta así lo requiera.” (Negrilla por fuera de texto)
- El artículo 12-1 de la Resolución 046 de 2019, norma adicionada por el artículo 7 de la Resolución 39 de 2021, dispuso que “Cuando se trate de documentos físicos, los mismos podrán conservarse en medio físico o digitalizado, lo anterior sin perjuicio de ser exhibidos cuando la autoridad aduanera lo requiera.” (Negrilla por fuera de texto)
Al hacer una interpretación sistemática y armónica de las anteriores normas, la obligación de las Agencias de Aduanas consiste en conservar los originales de los documentos soporte. Por consiguiente, cuando tales documentos deban conservarse físicamente, podrán archivarse en físico o digitalizarlos, por el término legal establecido, según se trate de una declaración de importación o de exportación (parágrafo 6 del artículo 177 o artículo 349 del Decreto 1165 de 2019). Lo anterior sin perjuicio de la obligación de conservación por un término mayor, en razón a la naturaleza de la mercancía y de la modalidad de importación a la cual fue sometida la misma.
Sin embargo, a pesar de que la norma aduanera exige la conservación y exhibición de los documentos soporte en forma física y en original de las declaraciones aduaneras, tal y como lo establecen, entre otros, los artículos 177, 182, 349, 377, 385, 510, 511, 536, 540, 556, 569 y 571 del Decreto 1165 de 2019, ello no significa que cuando la autoridad aduanera los solicite en forma digitalizada, en caso de así requerirlos, se presenten en este medio.
Por lo tanto, cuando el declarante no cumple con la obligación de conservar los originales de los documentos soporte en las declaraciones de importación o exportación, se verá incurso en las infracciones administrativas de los numerales 2.4 de los artículos 615 y 617 del citado decreto.
De otra parte, en cuanto a la obligación de suministrar al importador o exportador los documentos soporte que conserva en su archivo durante el término legal establecido en los artículos 177 y 349 del Decreto 1165 de 2019, la Agencia de Aduanas podrá suministrarlos en copia o fotocopia de acuerdo con lo previsto en el numeral 11 del artículo 51 ibídem. Lo anterior sin perjuicio de que tales documentos soporte puedan encontrarse archivados en forma física o digitalizada.
Con todo lo expuesto se concluye que así los documentos soporte deban ser conservados en original, la forma en que estos se encuentren archivados, no constituye un impedimento para que la Agencia de Aduanas cumpla con las obligaciones aduaneras de conservación, exhibición o suministro de tales documentos, cuando así lo requiera la autoridad aduanera, el importador o exportador.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“técnica”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN
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