Oficio 521(903367)

OFICIO Nº 521 [903367]

28-04-2022

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100202208-521

Bogotá, D.C.

 

 

Tema:			Sistema de facturación electrónica
Descriptores:			Funcionalidades Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales:			Artículo 616-1 del Estatuto Tributario Resolución DIAN No. 000013 del 2021

 

 

Cordial saludo

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario solicita, teniendo en cuenta el Oficio con radicado interno No. 100208192-213 del 17 de febrero de 2022 y respecto al documento soporte de pago de nómina electrónica, se precise lo siguiente:

 

1. “Acerca del tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de vacaciones, ¿Las vacaciones pagadas al trabajador en la nómina del mes cómo deberán ser presentadas en el documento soporte de nómina electrónica?

 

¿A corte 31 de diciembre de cada año se deben reportar en el documento soporte de nómina electrónica las provisiones totales de las vacaciones generadas por todos los trabajadores hasta dicha fecha corte y posteriormente en el momento del pago al trabajador (es decir en el mes en el que toma las vacaciones) reportar la diferencia en el mes en que le son pagadas al trabajador que se presente con el valor provisionado vs el valor pagado?, o ¿Las vacaciones se reportan en el documento soporte de nómina electrónica solamente en el momento en el que se hacen efectivas al trabajador, es decir cuando se le efectúa el pago en nómina, vacaciones?

 

En dado caso de que la opción correcta sea la opción 1 (reporte del consolidado de vacaciones a 31 de diciembre de cada año), ¿se estaría efectuando una doble deducción de la tributación de las vacaciones toda vez que se presentarían en el documento soporte de nómina electrónica y en el documento de medios magnéticos?

 

2. Acerca del tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador. ¿Las vacaciones pagadas al trabajador en la liquidación definitiva cómo deberán ser reportadas en el documento soporte de nómina electrónica?

 

¿A corte 31 de diciembre de cada año se deben reportar en el documento soporte de nómina electrónica las provisiones totales de las vacaciones generadas por el trabajador hasta dicha fecha corte y posteriormente en el momento del pago al trabajador (es decir en el mes en el que se efectúa la liquidación definitiva) reportar la diferencia en el mes en que es liquidado?, o Las vacaciones se reportan en el documento soporte de nómina electrónica solamente en el momento en el que se hacen efectivas al trabajador, es decir en el mes en el cual el trabajador tiene liquidación definitiva?”

 

Al respecto, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:

 

Tal como lo expresa la doctrina vigente (cfr. Oficios No. 912416 de 2021, 901476 de 2022 y No. interno 100202208-08 de 2022), la finalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica no es otra que probar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique, relacionados con la nómina, por parte de los empleadores que a su vez son contribuyentes del impuesto sobre la renta.

 

Por ende, para los obligados resulta esencial distinguir ante qué tipo de sujeto se está en materia tributaria, ello para entender cómo procede la realización de los costos, deducciones y descontables para este.

 

Así, es como se ha llegado a la conclusión que dicho costo o deducción al estar supeditado, por regla general, para obligados a llevar contabilidad y, de acuerdo con la interpretación sistemática de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, se refiere a los pagos o abonos en cuenta, lo que suceda primero. Esto último referido a aquellos valores devengados exigibles contablemente en el período, en virtud de los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario. Por ello, se concluye en la doctrina citada que los valores devengados deben incluirse en el documento electrónico que funge hoy como soporte para su procedencia desde el momento en que se da el abono en cuenta o pago por dichos conceptos, lo que suceda primero.

 

Ahora bien, tratándose del concepto de vacaciones, la doctrina citada por el peticionario es clara en precisar que cualquier concepto que “haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador y que se desprenda de la relación laboral o legal y reglamentaria, deberá incluirse en la generación del documento electrónico objeto de estudio respecto de cada trabajador de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, y conforme con las calidades de cada sujeto obligado” (Oficio DIAN No. 901476 - 100208192-213 de 2022).

 

Así las cosas, los valores a reportar en el documento soporte de pago de nómina electrónica por concepto de vacaciones deberán sujetarse a las normas especiales en materia laboral que disponen las prestaciones y al desarrollo jurisprudencial efectuado por el Consejo de Estado acerca del momento en cual surge el derecho a tomarlas como deducibles en el impuesto sobre la renta, por ser una obligación consolidada. En este sentido, el Consejo de Estado ha precisado que: “se entienden realizadas en el año o período en que se causen, aun cuando no se hayan pagado”. (Cfr. Sentencia de la Sección Cuarta. CP. Jorge Octavio Ramirez del 12 de noviembre 2015 Radicación 19708).

 

En consecuencia, de acuerdo con el artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo las vacaciones se entienden, por regla general, un derecho consolidado por cada año laborado por el trabajador. De modo que, dichos valores se deberán reportar en el documento soporte de pago de nómina electrónica cuando este derecho ocasione un abono en cuenta o pago, lo que ocurra primero.

 

Teniendo presente que la consolidación de este derecho es anual, sin perjuicio de las provisiones que contablemente se deban efectuar.

 

Cabe reiterar que, tratándose del soporte de pago de nómina electrónica vigente, este es un documento que prueba el costo, deducción y descontable; que a la luz de las normas vigentes obedece a una tarifa legal. Por lo cual, este es un documento distinto a la información que se reporta en virtud del artículo 631 del Estatuto Tributario.

 

Por otra parte, acerca del tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador, la doctrina vigente ha explicado que “toda vez que la liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se paguen o abonen en cuenta por parte del empleador a los trabajadores debe ser incluida en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable; los valores de dicha liquidación se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se originan por el retiro del trabajador. Lo anterior en concordancia con lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021”. (Subrayado fuera de texto)

 

Así las cosas, tratándose del reporte por concepto de vacaciones del trabajador por liquidación definitiva, se reitera que dicho reporte deberá efectuarse por el concepto de abono en cuenta o pago, lo que suceda primero, y las mismas deberán reportarse en el documento electrónico del mes al cual corresponda el mismo, de acuerdo a las situaciones particulares y el cese de la relación laboral atendiendo las normas especiales vigentes aplicables en materia laboral.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“técnica”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales