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OFICIO Nº 4 [000008]
02-01-2023
DIAN
100208192-4
Bogotá, D.C.,
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Tema:
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Procedimiento tributario
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Descriptores:
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Factura en contrato de mandato
Medios de pago para la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables
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Fuentes formales:
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Artículo 771-5 del Estatuto Tributario
Artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016
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Cordial saludo
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria manifiesta:
“1. Soy propietaria de dos vehículos tipo bus y asociada de una cooperativa de transporte de pasajeros con la cual se hace un contrato de vinculación de flota por afiliación para la parte operativa y un contrato de mandato, donde se le da facultades a la cooperativa para hacer todas las operaciones de venta de servicios de transporte y los gastos y costos que sean necesarios para que cumpla con el objetivo de la prestación de servicios de transporte de pasajeros, ya que son asumidos totalmente por los asociados, la cooperativa todo lo hace por bancarización.
2. La cooperativa (Mandatario), y el asociado (Mandante) hacen mensualmente cruce de cuentas de los ingresos, costos y gastos de cada vehículo, y al final de año el mandatario expide una certificación de los movimientos incurridos en el año gravable de los vehículos del asociado.
3. Los únicos gastos que hace el propietario del vehículo, son los peajes y repuestos por cuantías entre $8.000 y $200.000 sumas que no pasan el 20% del valor total de costos del vehículo, todo soportado con factura.” (subrayado fuera de texto)
Al respecto, consulta:
“Para efectos fiscales (Bancarización) art. (sic) 771-5. Un asociado de una cooperativa (mandante), puede tomar como deducibles todos los gastos y costos que realiza la cooperativa (mandatario).
Para efectos fiscales (Bancarización) Art (sic) 771-5. Los costos pagados por el asociado en efectivo como peajes y repuestos que no superan las 100 UVT, los puedo tomar como deducibles?” (subrayado fuera de texto)
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:
En materia de facturación en el contrato de mandato, señala el Decreto 1625 de 2016:
“ARTÍCULO 1.6.1.4.9. Facturación en mandato. En los contratos de mandato (...) si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
(...) El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.
(...)” (subrayado fuera de texto)
Asimismo, en el Oficio 912928 - interno 306 del 15 de octubre de 2021 este Despacho concluyó que “cuando el mandatario certifique al mandante los costos, gastos y descontables que se efectuaron en razón a las operaciones ejecutadas con base en el mandato celebrado, deberá contar con las facturas de venta o documentos equivalentes que soportan cada operación y discriminar claramente cada uno de los valores que se trasladan como derechos cuyo titular es el mandante” (subrayado fuera de texto).
Por ende, además de contar con las respectivas facturas de venta y/o documentos equivalentes expedidos a su nombre, que soportan los respectivos costos y/o gastos en los que incurrió el mandatario en el desarrollo de su gestión, el mandante también deberá contar con la certificación expedida por aquél, en la que se consigne la cuantía y el concepto de tales costos y/o gastos, firmada por contador público o revisor fiscal, según el caso.
A lo antepuesto, se suma la necesidad de que los pagos que originaron los costos y/o gastos -que llevó a cabo el mandatario en el marco del mandato- cumplan con las condiciones y límites señalados en el artículo 771-5 del Estatuto Tributario.
Finalmente, en relación con los pagos en efectivo efectuados por el mandante, en la situación planteada, es preciso recordar que estos igualmente se encuentran sujetos a los límites previstos en el artículo 771-5 ibidem.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”-“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
ALFREDO RAMÍREZ CASTAÑEDA
Subdirector de Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
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