Tema: Procedimiento
Descriptor:Factura electrónica. Expedición
OFICIO Nº 001834
17-10-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 001834
Señor:
MARIO ALBERTO MARÍN ZAPATA
Calle 12 # 31 - 143
Medellín – Antioquia.
Ref: Radicado 100041753 del 24/07/2018
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Tema |
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Procedimiento Tributario |
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Descriptores |
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Factura Electrónica FACTURA ELECTRÓNICA - EXPEDICIÓN |
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Fuentes formales |
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Decreto 2242 de 2015. Decreto 1625 de 2016 DUR Tributario. |
Cordial saludo, Sr. Marín:
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.
Se debe explicar que las facultades de esta dependencia se concretan en la interpretación de las normas atrás mencionadas, razón por la cual no corresponde en ejercicio de dichas funciones prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar, calificar, avalar o atender procesos o procedimientos que son tramitados ante otras entidades o dependencias, ni examinar las decisiones tomadas en las mismas, menos confirmar o aprobar las interpretaciones que realicen los contribuyentes sobre las disposiciones normativas dentro de actuaciones administrativas específicas.
En igual sentido, los conceptos que se emiten por este despacho tienen como fundamento las circunstancias presentadas en las consultas y buscan atender los supuestos de hecho y derecho expuestos en estas en forma general; por ello, se recomienda que la lectura del mismo se haga en forma integral para la comprensión de su alcance, el cual no debe extenderse a situaciones diferentes a las planteadas y estudiadas.
En este contexto se atenderán las solicitudes en sentido general tal como se presentan a continuación:
.- ¿Aclarar y emitir concepto jurídico del Decreto 2242 de 2015 específicamente del Artículo 3 del parágrafo I, donde se explique de manera coherente que el hecho de emitir factura electrónica no exonera a los obligados a emitirla de forma física en el caso que se requiera y se exija por parte del cliente?
El Decreto 2242 de 2015 en su artículo 3 fue compilado en el Decreto 1625 de 2016 Decreto Único Reglamentario Tributario tal como se transcribe a continuación:
Artículo 1.6.1.4.1.3. Condiciones de expedición de la factura electrónica. Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica deberá cumplir las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal:
1. Condiciones de generación:
a) Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.
b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN en las condiciones que esta señale.
c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la pre-impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documento de identificación.
d) Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con la Ley 962 de 2005 en concordancia con la Ley 527 de 1999, los artículos 2.2.2.47.1 y siguientes, y 2.2.2.48.1.1 y siguientes del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, y de acuerdo con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.
La firma digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica como elemento tecnológico para el control fiscal podrá pertenecer:
- Al obligado a facturar electrónicamente.
- A los sujetos autorizados en su empresa.
- Al proveedor tecnológico, en las condiciones que acuerden, cuando sea expresamente autorizado por el obligado a facturar electrónicamente, para este efecto.
e) Incluir el Código Único de Factura Electrónica.
2. Condiciones de entrega: El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que:
a) El adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de la presente Sección.
b) El adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito de la presente Sección, decida recibir factura en formato electrónico de generación.
Para efectos de la entrega de la factura electrónica en formato electrónico de generación se tendrá en cuenta lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.1.15 de este Decreto.
Parágrafo 1. El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar al adquirente una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital. En este último caso deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de:
1. Obligados a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.
2. Personas naturales o jurídicas, no obligadas a facturar según el Estatuto Tributario que a su vez sean adquirentes de bienes o servicios, o que solamente tienen la calidad de adquirentes, que no hayan optado por recibir factura electrónica en formato electrónico de generación.
La representación gráfica de la factura electrónica contendrá elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades que por sus funciones lo requieran.
Para efectos de la representación gráfica de la factura electrónica en formato digital, los obligados a facturar electrónicamente deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.
Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación.
Parágrafo 3. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara la justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2 de este artículo.
Parágrafo 4. Lo previsto en este artículo aplica a toda factura electrónica. En todo caso, para efectos de su circulación deberá atenderse en lo relativo a su aceptación, endoso y trámites relacionados, la reglamentación que sobre estos aspectos se haga en desarrollo de la Ley 1231 de 2008 y las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
De acuerdo con las normas transcritas y sus apartes subrayados no existe una obligación especial de entregar factura electrónica impresa física para los obligados a emitir factura electrónica; en tanto el parágrafo 1 del artículo en estudio se refiere a un deber opcional; es decir, el deber de entregar la factura electrónica se cumple con cualquiera de las siguientes acciones:
a) Con la entrega de una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso
b) Con la entrega de una representación gráfica de la factura electrónica en formato digital
Corresponde al obligado escoger u optar por una de las dos acciones, sin que pueda ser exigible una en particular por parte de sus clientes. Excepto cuando se trate de las circunstancias explicadas en los numerales 1 y 2 del mismo parágrafo; en cuyo caso se trata es de representación de la factura en formato digital.
Es decir que, para estos últimos casos, (obligados y no obligados a facturar que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación con las circunstancias mencionadas) el obligado a facturar deberá enviarla al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o ponerla a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente.
Es necesario destacar que, para efectos de cumplir con la segunda opción o entrega de una representación gráfica de la factura en formato digital, sí existe una serie de condiciones y exigencias que se encuentran en el parágrafo 1 del artículo y se relacionan con el formato del archivo y sus posibilidades de uso. Entre ellas se encuentran: utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Así las cosas, si un cliente necesita una impresión física puede descargar e imprimir el archivo con la representación gráfica en formato digital que le debe entregar el obligado a facturar electrónicamente.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los íconos: “Normativa” – “técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica.
Atentamente,
LORENZO CASTILLO BARVO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica UAE-DIAN