Tema: Procedimiento
Descriptor: Condiciones de expedición de la factura electrónica.
OFICIO Nº 001800
17-10-2018
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
100208221- 001800
Bogotá, D.C.
Señora
MARIA DEL PILAR BERNAL PEREZ
Carrera 20 No 151 – 46 Apartamento 205
Bogotá D.C.
Ref: Radicado 100040703 del 19/07/2018
Cordial saludo, señora María Del Pilar:
De conformidad con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este Despacho está facultado para resolver las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de la competencia asignada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
En atención a la consulta, en la que señala:
"1) ¿Desde el punto de vista fiscal la compañía puede seguir generando NOTAS DE DÉBITO para el reconocimiento de los ingresos cuando el cliente no haya aprobado los servicios y no se haya podido emitir la factura de venta en el respectivo mes?
2) La NOTA DÉBITO normalmente se emite para corregir diferencias en cantidades o precios de una factura previamente emitida y se le debe remitir al cliente. ¿Bajo la nueva reglamentación de la factura electrónica se puede emitir la NOTA DÉBITO por el total del ingreso generado y remitírsela al cliente así este la rechace todos los meses?
3) ¿De ser viable la emisión de la NOTA DÉBITO se debe reconocer los ingresos y causar los impuestos de IVA, ¿RENTA AUTORRETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA en el mes que se causen los ingresos con la ND?
4) ¿Es posible que la compañía haga el reconocimiento de los ingresos con un comprobante contable para aquellos servicios prestados no facturados al cierre del mes sin causar impuesto de IVA ¿RENTA AUTORRETENCIÓN EN LA FUENTE E ICA?
5) Se debería emitir el cierre de cada mes una factura de venta por los servicios efectivamente prestados así el cliente no lo apruebe y la rechace todos los meses por efectos de trámite internos para la aprobación?"
Respecto a las anteriores preguntas, se debe indicar que se hace referencia es a la aplicación de un sistema de reconocimiento y medición de los marcos técnicos normativos contables, por consiguiente, es un asunto netamente contable. Si el peticionario desea una mayor información en temas contables las interrogantes las puede dirigir al Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
Para efectos de darle claridad al presente tema de consulta, me permito informarle que el Oficio No. 050328 de 2013, en uno de sus apartes señala:
"(...) En relación con las preguntas efectuadas en su escrito, relativas a la obligación de facturar por parte de un comerciante, consideramos pertinente tener en cuenta las siguientes referencias normativas y doctrinales:
1.- Obligación de expedir factura.-
Señala el artículo 615 del Estatuto Tributario que para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Se observa de la norma referida, que la expedición de la factura consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y demás normas reglamentarias contentivas de los diferentes documentos equivalentes a la factura y sus respectivos requisitos, verbigracia, Decretos 1165 de 1996 y 1001 de 1997, conservando el obligado a facturar la copia de la misma.
2.- Momento de expedición de la factura.
Tal como lo ha reiterado esta Oficina (Concepto 064504 de 2000), del texto del artículo 615 del Estatuto Tributario se desprende claramente que la factura o documento equivalente debe expedirse en el mismo momento en que se realice la operación correspondiente.
Realizar según el diccionario significa, entre otras acepciones, efectuar, llevar a cabo, tener lugar.
Por lo tanto, la expedición de la factura no puede postergarse, ni anticiparse en la medida en que su fecha de expedición conlleva efectos de carácter fiscal. Es de tener en cuenta que el hecho de que el pago se realice antes o después de efectuar la operación no incide en el momento en que se debe facturar. (...)"
Por otra parte, el artículo 616-1 del Estatuto Tributaria, (Sic) que trata el tema de la "Factura Electrónica" es desarrollado por los artículos 1.6.1.4.13 al 1.6.1.4.23 del DUR 1625 del 2016.
“Artículo 1.6.1.4.1.3. Condiciones de expedición de la factura electrónica. Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica deberá cumplir las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal.
(…)
Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.
Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación. (...)"
Con base en lo anterior, no se puede perder de vista que la obligación de facturar se encuentra establecida en la Ley, tal como se le ha transcrito anteriormente y, de la misma lectura del parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 del 2016, se desprende que las notas crédito y/o débito van asociadas a la facturación emitida en la transacción principal; siendo estos documentos un tipo de comprobante que permite realizar ajustes a la facturación realizada por diferentes situaciones que pueden ocurrir entre el momento de facturación de la operación y hasta el momento del pago, tales como errores en facturación, devoluciones, intereses de mora, descuentos, entre otros.
En consideración a lo expuesto se tiene entonces que para efectos fiscales la emisión de notas débito o crédito las empresas las pueden expedir en cumplimiento de lo mencionado en el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 del 2016, o demás normas que las modifiquen o adicionen.
Por otra parte, el artículo 429 del Estatuto Tributario establece el momento de causación del impuesto sobre las ventas, por consiguiente, se debe atender a lo dispuesto en dicha norma para la generación del IVA.
Finalmente, no sobre recordarle que en materia de Impuesto sobre la renta y complementarios, el artículo 28 del Estatuto Tributario estableció en qué momento se entiende realizado el ingreso para los obligados a llevar contabilidad debiéndose aplicar lo dispuesto en dicha norma o la que trate temas similares.
En los anteriores términos se resuelve su consulta y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de "Normatividad" -"técnica"-, dando click en el link "Doctrina Dirección de Gestión Jurídica".
Atentamente,
LORENZO CASTILLO BARVO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales