Tema: Procedimiento
Descriptor: Régimen simplificado. Autorización de numeración cuando opte por facturar.
OFICIO Nº 021970
20-10-2017
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
Bogotá, D.C.
100208221- 001634
Doctor
IVÁN MAURICIO QUINTERO SOSA
Subdirección de Gestión de Asistencia al Cliente.
Dirección de Gestión de Ingresos.
DIAN – Nivel Central
Bogotá D.C.
Ref: Radicados: 000265 y 000346 del 14/07/2017, 100044158 del 13/07/2017, 100058517 del 06/09/2017 y 100058526 del 06/09 de 2017.
Tema: Procedimiento.
Descriptor: Régimen simplificado/autorización de numeración cuando opte por facturar.
Fuentes formales: Estatuto Tributario, artículos 612-2 (sic), 617, 684-2, 506, 512-1, 512-13, 512-14, Decreto 1001 de 1997, artículos 2 y 17, Resolución 000055 de 2016, artículos 1, 4, 5 y 20.
Cordial saludo, Dr. Quintero.
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho es competente para resolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en el ámbito de su competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Dada la estrecha relación con las consultas formuladas en los radicados de la referencia, se abordan en conjunto, presentando las inquietudes en el siguiente orden:
- Se solicita aclaración del Oficio 11545 de 2017, de acuerdo con el cual los responsables del régimen simplificado estarían sujetos a la autorización de numeración, si optan por facturar, no obstante que, el Decreto 1001 de 1997 en el artículo 2 establece que estos sujetos no están obligados a expedir factura o documento equivalente. Evidenciando además los inconvenientes de tipo operativo para efectos de solicitar la autorización de numeración, teniendo en cuenta que los responsables del régimen simplificado no tienen asociada en el RUT la obligación de facturar, la dificultad para adelantar el trámite previsto en la Resolución 0000070 de 2016, en lo relativo al instrumento de firma electrónica, así como la incidencia por efecto de la Resolución 12761 de 2011 frente a la obligación de declarar electrónicamente.
- Lo anterior, sin perjuicio de la solicitud de precisión frente a la interpretación del parágrafo del artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016, teniendo en cuenta la omisión en la cita de la norma de la expresión “P.O.S”, que sigue a la expresión “máquina registradora”.
Inquietud que se suma a algunas preguntas relacionadas con los temas aludidos, sólo que dirigidas al régimen simplificado del impuesto nacional al consumo y, la vigencia del documento previsto en el artículo 3 del Decreto 522 de 2003.
1. En primer lugar, se observa que en el Oficio 011545 de 2017, al citar el parágrafo del artículo 4 de la Resolución 000055 de 2016, se transcribió.
“Parágrafo: Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a quienes facturen o expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras y factura electrónica”. (Subrayado y resaltado fuera de texto)
Evidenciándose un error de transcripción frente al texto de la norma, al omitir, la expresión “P.O.S.” que acompaña a la expresión “máquinas registradoras”, que es necesario corregir y, en consecuencia, precisar la conclusión respectiva, de tal modo que cuando se indica:
“Conforme al artículo 1 de la Resolución 000055 de 2016, la autorización de numeración se exige frente a los obligados a facturar. No obstante, acorde con el artículo 4 de esta misma resolución, que señale expresamente los casos en los cuales no se requiere autorización de numeración, se establece, sin embargo, en el parágrafo una excepción que aplica de manera general a quienes:
- Facturen
- Expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras, y a quienes
- Expidan factura electrónica.
Entendiéndose en consecuencia, que se requiere autorización de numeración, independientemente de quien se trate, por el solo hecho de facturar o expedir alguno de los documentos señalados. De tal modo que si un no obligado a facturar, expide factura, tiquetes de máquinas registradora (sic) o factura electrónica, tendría que solicitar autorización de numeración.” (Resaltado fuera de texto)
Teniendo en cuenta que el artículo 4 de la resolución en estudio, establece:
“Artículo 4. Casos en los cuales no se requiere autorización de la numeración. Sin perjuicio de la obligación de facturar, no será necesaria la autorización de la numeración en los siguientes casos:
“a) En la expedición de documentos equivalentes a la factura.
b) En las facturas expedidas por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posee más del cincuenta por ciento (50%) de capital, así como las que expidan las entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las cámaras de comercio, las notarías y en general, los no contribuyentes del impuesto sobre la renta señalado en el Estatuto Tributario.
Parágrafo: Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a quienes facturen o expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras P.O.S. y factura electrónica. (Subrayado y resaltado fuera de texto)
Debe entenderse que:
Conforme al artículo 1 de la Resolución 000055 de 2016, la autorización de numeración se exige frente a los obligados a facturar. No obstante, el artículo 4 de esta misma resolución, señala expresamente los casos en los cuales los obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización de numeración, estableciendo, en el parágrafo una excepción, que aplica de manera general a quienes:
- Facturen
- Expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras P.O.S. y, a quienes
- Expidan factura electrónica.
Por consiguiente, se requiere autorización de numeración, independientemente de quien se trate (obligado o no obligado a facturar), por el hecho de facturar o expedir alguno de los documentos allí señalados. De tal modo que si, por ejemplo, un sujeto no obligado a facturar, como es el caso de los responsables del régimen simplificado, expide factura en documento físico (talonario o computador), o tiquetes de máquina registradora P.O.S. o factura electrónica, tendría que solicitar autorización de numeración.
Igualmente es preciso señalar que si los responsables del régimen simplificado, optan por expedir tales documentos, acorde con el artículo 5 de la referida resolución, deben incluir en el respectivo documento el número de resolución de autorización, su vigencia y rango autorizado. Si expiden documentos equivalentes distintos de los de máquina registradora P.O.S., no requieren autorización de numeración
Así mismo, acorde con el literal a) del artículo 4 y el parágrafo de la Resolución 000055 de 2016, un obligado a expedir factura o documento equivalente, que está sujeto a la autorización de numeración por las facturas que expida, se encuentra exceptuado de la autorización en relación con los documentos equivalentes, salvo si expide tiquetes de máquina registradora P.O.S. caso en el cual debe solicitar autorización de numeración, o si expide factura electrónica.
En el caso de las entidades públicas y las demás entidades referidas en el literal b) del artículo 4 ibídem, las cuales de acuerdo con el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997, pueden utilizar el documento equivalente allí señalado, si expiden este tipo de documento, acorde con el literal a) del artículo 4 aludido, no requieren autorización de numeración, excepción que procede también en el evento que estas entidades expidan factura, según lo indica explícitamente el literal b) del artículo 4. No obstante, si estas entidades expiden tiquetes de máquina registradora P.O.S. o factura electrónica, requieren autorización de numeración.
Ahora bien, es necesario reiterar, que acorde con el artículo 616-2 del Estatuto Tributario, los responsables del régimen simplificado no están obligados a expedir factura. Adicionalmente, el Decreto 1001 de 1997, en el artículo 2, lista los sujetos no obligados a facturar, señalando entre ellos, en el literal c) a estos responsables.
Frente a dicha disposición y, el alcance de la Resolución 000055 de 2016, es preciso señalar que la misma se expide en desarrollo del artículo 684-2 del Estatuto Tributario, que faculta a la DIAN para prescribir sistemas técnicos de control de la actividad productora de renta, definiendo como control la “autorización de numeración” que permite controlar la obligación de facturar y con ello los ingresos, en principio, a los obligados a expedir factura o documento equivalente. No obstante, considerando que, así mismo, existe un universo de sujetos que, si bien no están obligados a facturar, en la práctica lo hacen, es necesario tomar medidas también sobre el mismo, razón por la cual el sistema que adopta la Resolución 000055 se extiende a los sujetos no obligados a facturar que opten por hacerlo, cuando expidan los documentos a que se refiere el parágrafo del artículo 4 de la Resolución 000055.
Es pertinente recordar que el Decreto 1001 de 1997, en el parágrafo del artículo 2 establece:
“Parágrafo 1. Las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por expedirlos deberán hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso.” (resaltado fuera de texto)
De tal modo que, así como el Decreto 1001 de 1997, establece para las personas no obligadas a facturar, que opten por hacerlo, la obligación de cumplir los requisitos de contenido que corresponden a cada documento, en la misma línea la DIAN a través de la Resolución 000055 de 2016, al establecer como sistema técnico de control la autorización de numeración, extiende la medida a los sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, de tal modo que si optan por expedir factura, tiquetes de máquinas registradoras P.O.S. o factura electrónica, también quedan sujetos al mismo.
Al respecto, debe tenerse en cuenta que la Resolución 3878 de 1996, que regulaba el sistema técnico de control de autorización de numeración, en el artículo 3, señalaba los casos en los cuales no se requería de la misma, artículo que fue adicionado con un inciso por la Resolución 5709, en el siguiente sentido:
“Tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla.”
No obstante, estas dos resoluciones fueron derogadas expresamente a través del artículo 20 de la Resolución 000055 de 2016. En consecuencia, la disposición en cita ya no aplica, lo cual es consistente con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 4 de la Resolución 000055, que establece lo contrario de la norma derogada.
2. Frente a la necesidad que surge para los responsables del régimen simplificado de contar con firma electrónica con el fin de tramitar la autorización de numeración, se observa lo siguiente:
La Resolución 000070 de 2016, por la cual se reglamenta el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en el artículo 1, dispone lo siguiente:
“ARTÍCULO 1. Firma Electrónica (F.E.). La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN habilitará el uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) en los servicios informáticos electrónicos de la entidad, para el cumplimiento de obligaciones y operaciones, el cual sustituye para todos los efectos el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital, en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica, quienes para este efecto se denominarán suscriptores.” (Resaltado y subrayado fuera de texto)
Por su parte, la Resolución 000055 de 2016, en el artículo 3, dispone:
“Artículo 3. Autorización y vigencia de la numeración. Las personas o entidades obligadas a expedir factura o documento equivalente, que utilicen los sistemas de facturación por talonario, por computador o para el registro de sus ventas utilicen máquinas registradoras P.O.S. o factura electrónica, deberán solicitar autorización por intervalos de numeración consecutiva en la forma establecida en el artículo 6 de la presente resolución.
/…/”
El artículo 6 de la misma resolución prevé el trámite de la respectiva solicitud, señalando en el literal b) que deberán:
“b) Presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación dispuesto en la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales –DIAN-, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital, caso en el cual el formato 1302 “Solicitud de Numeración de Facturación” quedará suscrito en forma virtual.
/…/
A partir del 1 de julio de 2017, el tratamiento de autorización, habilitación, y/o inhabilitación de numeración de las facturas y/o documentos equivalentes se adelantará con mecanismo de forma respaldado con certificado digital; para el efecto, el obligado deberá solicitar de forma previa el trámite de emisión y/o renovación del mismo.” (Resaltado fuera de texto)
Disposiciones de acuerdo con las cuales la solicitud de autorización de numeración, se surte en forma virtual, haciendo uso del respectivo servicio informático electrónico, para lo cual se requiere contar con el mecanismo de firma con certificado digital. No obstante, debe tenerse presente que de acuerdo con la Resolución 000070 del 3 de noviembre de 2016 y, como lo señala el artículo 1 ibídem, el instrumento de firma electrónica “sustituye para todos los efectos el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital”, mecanismo que se encontraba reglamentado por la Resolución 12717 de 2005, que es derogada expresamente por la Resolución 000070 de 2016. Así las cosas, en la Resolución 000055 de agosto de 2016, debe entenderse que para efectos de obtener la autorización de numeración se requiere contar previamente con ese instrumento.
En este contexto, si un responsable del régimen simplificado opta por expedir factura, sea en forma física o electrónica o expedir tiquetes a través de máquinas registradoras P.O.S. requiere tramitar la respectiva autorización de numeración y para ello debe contar con instrumento de firma electrónica.
En este mismo sentido, dado que, para tramitar la solicitud de autorización de numeración, es necesario, si se requiere, actualizar el RUT, tratándose de los responsables del régimen simplificado que opten por expedir factura o documento equivalente, con las precisiones realizadas en este pronunciamiento, debe permitírseles inscribir la respectiva responsabilidad.
De acuerdo con todo lo anterior, para el cabal cumplimiento de las respectivas obligaciones por parte de los contribuyentes, la Entidad debe habilitar en los servicios informáticos electrónicos las alternativas que se requieran y efectuar los ajustes a los procedimientos respectivos. Siendo este un tema operativo, que deben tener en cuenta las áreas responsables de los procedimientos y servicios involucrados.
Finalmente, se observa que, acorde con el artículo 1 de la Resolución 12761 de 2011:
“Deben presentar declaraciones y diligenciar los recibos de pago, en forma virtual a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los contribuyentes, responsables, agentes de retención y usuarios aduaneros señalados a continuación:
/…/
7. Los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica.
/…/.” (Subrayado fuera de texto)
Numeral, que se refiere a los obligados a expedir factura que opten por facturar electrónicamente. En el caso de los responsables del régimen simplificado, es claro que se trata de sujetos no obligados a facturar, sin perjuicio, que de optar por hacerlo se sometan a las reglas aludidas en este pronunciamiento. No obstante para efectos de la presentación de las declaraciones y pagos en forma electrónica, lo cierto es que la disposición parte de la base de “sujetos obligados a facturar”. Una cosa es el obligado por ley y el reglamento a facturar, que opte a su vez por facturar electrónicamente y, otra, el responsable del régimen simplificado, no obligado a facturar según disponen la ley y el reglamento, que opte por facture (sic) de manera voluntaria, de manera que, si opta por expedir factura electrónica, esto no conlleva que deba presentar en forma electrónica las declaraciones tributarias, si estuviere obligado a ellas.
3. De otra parte se pregunta, si las personas del Régimen Simplificado del Impuesto Nacional al Consumo que opten por expedir factura estarían obligadas a solicitar autorización de numeración?
El artículo 512-1 del Estatuto Tributario, en el numeral 3 establece como hecho generador del Impuesto Nacional al Consumo la prestación o la venta al consumidor final en los servicios de restaurantes y bares.
El artículo 512-13 ibídem, establece el Régimen Simplificado del Impuesto Nacional al Consumo de restaurantes y bares, indicando que pertenecen al mismo las personas naturales que cumplan la totalidad de las condiciones allí señaladas.
El artículo 512-14, adicionado por el artículo 206 de la Ley 1819 de 2016, consagra las “Obligaciones de los responsables del impuesto nacional al consumo”, indicando que:
“Los responsables del régimen simplificado del impuesto nacional al consumo deberán cumplir con las obligaciones señaladas en el artículo 506 de este Estatuto.
Por su parte, los responsables del régimen común del impuesto nacional al consumo deberán cumplir con las mismas obligaciones señaladas para para (sic) los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas” (Subrayado y resaltado fuera de texto).
El artículo 506 del E.T. dispone:
“Los responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, deberán:
1. Inscribirse en el Registro Único Tributario.
2. Entregar copia del documento en que conste su inscripción en el régimen simplificado, en la primera venta o prestación de servicios que realice a adquirentes no pertenecientes al régimen simplificado, que así lo exijan.
3. Cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional.
4. Exhibir en un lugar visible al público el documento en que conste su inscripción en el RUT, como perteneciente al régimen simplificado.
Parágrafo. Estas obligaciones operarán a partir de la fecha que establezca el reglamento a que se refiere el artículo 555-2.”
Como se observa, esta norma que define las obligaciones para los responsables del régimen simplificado del impuesto a las ventas, que ahora aplica igualmente a los responsables del régimen simplificado del impuesto nacional al consumo, no incluye entre las obligaciones correspondientes la de facturar. Además, recordemos que explícitamente el artículo 616-2 ibídem excluye a estos responsables de esa obligación.
Sin perjuicio de lo anterior, y como se ha precisado en puntos anteriores mediante Resolución 000055 de 2016 se establecen sistemas técnicos de control para los obligados a facturar, incluyendo medidas que determinan los casos en los cuales, sin perjuicio de la obligación de expedir factura o documento equivalente, no se requiere autorización de numeración, y así mismo, como se indicó en el punto 1, este sistema comprende a los responsables del régimen simplificado siempre y cuando opten por facturar, expedir tiquetes de máquina registradora por sistema P.O.S. o factura electrónica.
Por lo tanto, dado que las obligaciones del régimen simplificado del IVA, acorde con la modificación introducida por la Ley 1819 de 2016, aplican al régimen simplificado del impuesto nacional al consumo, en la medida que el decreto reglamentario prevé que los sujetos no obligados a facturar, entre los cuales están los responsables del régimen simplificado, en caso de expedir factura o documento equivalente deben cumplir los requisitos de esos documentos, así mismo, en materia del sistema técnico de control previsto en la Resolución 000055 de 2016, el responsable del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas o del impuesto nacional al consumo que opte por facturar, debe cumplir con la autorización de numeración, igual si opta por expedir documentos equivalentes de máquinas registradoras P.O.S. o factura electrónica.
4. Se plantea adicionalmente que de acuerdo con lo indicado en el artículo 3 de la Ley 1231 de 2008, la factura como título valor debe reunir además de los requisitos señalados en este artículo, que de conformidad con el Decreto 1001 de 1997, si los sujetos no obligados a facturar optan por expedir factura o documento equivalente, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos de cada documento, según el caso y, considerando que acorde con el literal c) del artículo 617 del E.T., entre los requisitos de la factura está: “… discriminar el IVA pagado.”, obligación que se opone a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 437 del E.T. de acuerdo con el cual:
“A las personas que pertenezcan al régimen simplificado, que vendan bienes o presten servicios, les está prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones predicables de quienes pertenecen al régimen común.” (Resaltado fuera de texto)
Para peguntar, “si el responsable del régimen simplificado que opte por facturar debe discriminar el IVA?
Al respecto se observa, como lo hemos indicado, que el responsable del régimen simplificado no está obligado a facturar, no obstante, si lo hace, debe hacerlo con el cumplimiento de los requisitos del documento que expide (según sea factura o documento equivalente). Sin perjuicio de lo anterior, de acuerdo con las normas que regulan el régimen simplificado, es claro que a los responsables del mismo les está prohibido adicionar el IVA y que, de hacerlo, pasarían a pertenecer al régimen común. Prescripción por lo demás explícita en el artículo 437 del Estatuto Tributario. Tema que es consistente con el hecho que los responsables del régimen simplificado no tienen entre sus obligaciones la de declarar. En tal sentido, debe ser claro que, si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura o documento equivalente, en todo caso, no debe facturar el impuesto sobre las ventas.
5. Por último se plantea, si un responsable del régimen simplificado opta por expedir factura con autorización de numeración, si esta factura tendría toda la validez tributaria para ser deducible por cumplir con el lleno de los requisitos para ser factura y, en consecuencia, no habría necesidad de diligenciar el documento equivalente a la factura por parte de un régimen común, según lo establece el artículo tercero del Decreto 522 de 2003, y si este documento requiere autorización de numeración?.
Al respecto es de señalar que mediante Oficio 024119 del 6 de septiembre de 2017, se concluyó la vigencia del documento equivalente establecido en el artículo 3 del Decreto 522 de 2003, entre otras razones, en atención a lo dispuesto en el literal c) del artículo 177-2 del Estatuto Tributario, cuya expedición permite obviar, para los casos allí previstos, como prueba para la procedencia del costo o gasto la copia del RUT del vendedor. Lo anterior implica, que si el responsable del régimen simplificado factura, este documento es soporte de la operación, no obstante, en materia fiscal, para la procedencia del costo o gasto, el adquirente debe conservar la copia del RUT del vendedor del régimen simplificado. Siendo posible obviar esta prueba en los casos referidos en el literal c) del artículo 177-2 ibídem, si se expide el documento a que se refiere el artículo 3 del Decreto 522 de 2003. Documento que lleva numeración consecutiva, pero no requiere autorización de numeración. Para mayor información remitimos copia del oficio aludido.
En los anteriores términos se responden las preguntas planteadas y se precisa el alcance del Oficio 011545 de mayo de 2017.
Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” -“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina