Precisan los requisitos, el procedimiento y las condiciones para la cancelación de oficio de la inscripción del registro único tributario (RUT) por inactividad tributaria.
RESOLUCIÓN 217 DEL 3 DE JUNIO DE 2025
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Por la cual se precisan los requisitos, el procedimiento y las condiciones para la cancelación de oficio de la inscripción del Registro Único Tributario (RUT) por inactividad tributaria
EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN)
En ejercicio de sus facultades legales, en especial, las conferidas en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, los numerales 1 y 2 del artículo 8 del Decreto 1742 de 2020 y en desarrollo de lo señalado en el literal a) del numeral 2 y el inciso tercero del parágrafo del artículo 1.6.1.2.18 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 555-2 del Estatuto Tributario dispone que el Registro Único Tributario (RUT) administrado por la DIAN es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Entidad y que los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión, cancelación, la determinación de los grupos de obligados, las formas, los lugares, los plazos, la suscripción de convenios y demás condiciones, serán reglamentados por el Gobierno Nacional.
Que el literal a) del numeral 2 del artículo 1.6.1.2.18. del Decreto 1625 de 2016 establece que la cancelación de la inscripción en el RUT procederá de oficio:
“Por inactividad tributaria, por la ausencia de registros en las bases de datos electrónicas de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN que evidencia la inexistencia de operaciones comerciales, financieras, tributarias, aduaneras o cambiarías de las personas registradas.”
Que el inciso tercero del parágrafo del artículo 1.6.1.2.18. del Decreto 1625 de 2016 establece que:
“Cuando la orden de cancelación de oficio provenga de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, por razones de control o y/o inactividad tributaria, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos por la misma. En este evento, la verificación de las obligaciones se entiende realizada previamente por el área que ordena la cancelación del Registro Único Tributario -RUT.”
Que el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece los principios generales de la administración pública y señala que las actuaciones administrativas se desarrollarán con arreglo a los siguientes principios: “debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.”
Que el numeral 11 del articulo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece que:
“En virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este Código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa.”
Que con el objeto de hacer ejecutable la facultad establecida en los apartes del articulo 1.6.1.2.18. del Decreto 1625 de 2016 citado en líneas anteriores, es necesario que la DIAN precise los requisitos, procedimiento y condiciones que permitirán realizar la cancelación de oficio de la inscripción en el RUT por inactividad tributaria, con fundamento en el principio de eficacia, según el cual las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad.
Que la inactividad tributaria prolongada genera distorsiones en la base de datos de sujetos de control de la DIAN y dificulta la gestión eficiente de los ingresos tributarios.
Que es necesario precisar los criterios, procedimientos y requisitos para proceder a la cancelación de oficio del RUT de los sujetos que cumplan las causales previstas en el artículo 2 de la presente Resolución, con el fin de depurar la información consignada en el RUT y garantizar la correcta identificación de los sujetos de control y optimizar los procesos de control, cobranzas, fiscalización tributaria, aduanera, cambiaría, de comercio exterior y otros asignados a la DIAN.
Que la cancelación de oficio de la inscripción en el RUT no afectará los derechos y deberes de los contribuyentes que tengan obligaciones tributarias pendientes, quienes deberán cumplir con las mismas de conformidad con la normatividad vigente.
Que se hace necesario excluir de la selección preliminar de inactivos tributarios, a un grupo de inscritos en el RUT que, por sus características particulares y operatividad económica, pueden presentar periodos prolongados de inacción frente a la administración tributaria, pero ello no quiere decir que sean inactivos fiscales. Este es el caso de las sociedades extranjeras sin domicilio en Colombia, los inversionistas extranjeros persona natural, Organismos de Acción Comunal, Cabildos indígenas, Comunidades indígenas y Comunidades Negras.
Que se requiere definir las dependencias competentes que participarán en la identificación de los inscritos sujetos a la cancelación de oficio de la inscripción del RUT por inactividad tributaria.
Que, para la identificación de los potenciales inactivos tributarios, la DIAN deberá hacer uso de la información disponible en sus sistemas de información.
Que mediante la Resolución No. 000206 del 28 de diciembre de 2023, se establecieron los requisitos, el procedimiento y las condiciones para la cancelación de oficio de la inscripción del RUT por inactividad tributaria.
Que, con el fin de optimizar el flujo de las actividades para la cancelación de oficio de la inscripción del RUT por inactividad tributaria, es necesario derogar la Resolución No. 000206 de 2023.
Que el proyecto de resolución fue publicado en el sitio web de la DIAN, dando cumplimiento al numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con lo previsto en el numeral 1 del artículo 32 de la Resolución No. 91 del 3 de septiembre de 2021, con el objeto de recibir comentarios sobre el contenido, previamente a su expedición.
En mérito de lo expuesto, el Director General (E) de la DIAN,
RESUELVE
ARTÍCULO 1º. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución se aplicará a todos los sujetos inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), sin perjuicio de las excepciones y regímenes especiales que acá se establezcan o en otras disposiciones legales vigentes.
ARTÍCULO 2. CAUSALES DE CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT POR INACTIVIDAD TRIBUTARIA. Se procederá a la cancelación de oficio de la inscripción en el RUT por inactividad tributaria cuando se cumpla la totalidad de las siguientes causales:
- Ausencia de actualizaciones: En la base de datos del RUT no existan actualizaciones, ni solicitudes de actualización sujetas a verificación según el formato 1180, excepto las realizadas con el formato 1529, o los formatos que hagan sus veces, en un periodo de cinco (5) años calendarios anteriores al año en que se revisa la causal.
- Ausencia de presentación de declaraciones: El contribuyente no ha presentado las declaraciones correspondientes en un periodo de cinco (5) años calendario anteriores a la anualidad en la que se revisa la causal.
- Ausencia de Recibos de pago: No se evidencian recibos de pago en las bases de datos de la administración tributaria, en un periodo de cinco (5) años calendario anteriores al año en que se revisa la causal.
- Ausencia de registros en las bases de datos de información reportada por terceros (información exógena), por el término de cinco (5) años calendario anteriores al año en que se revisa la causal. No se incluirán los registros de las personas naturales informadas como fallecidas, las entidades informadas como liquidadas o que se les canceló la personería jurídica, ni la información del convenio acordado con la Registraduría Nacional del Estado Civil.
- Inactividad en el Sistema de Factura Electrónica: Ausencia de recepción y emisión de documentos electrónicos (facturas, notas crédito, nomina, documento equivalente, documento soporte entre otros), por el termino de cinco (5) años calendario anteriores al año en que se revisa la condición.
- Ausencia de solicitudes de autorización de numeración: Ausencia de solicitudes de autorización o habilitación, o inexistencia de resoluciones de autorización o habilitación vigentes, por el termino de cinco (5) años calendario anteriores al año en que se revisa la causal.
- Obligaciones financieras: Inexistencia de obligaciones pendientes de pago, tales como deudas, arrastres indebidos, al momento de hacer la verificación.
- Ausencia de procesos administrativos o judiciales: No existan procesos administrativos o judiciales en curso relacionados con el sujeto, al momento de hacer la verificación, tales como:
- Fiscalización o liquidación: Ausencia de procesos de fiscalización o liquidación tributaria, aduanera, cambiaria.
- Recursos: Inexistencia de recursos de reconsideración, reposición o apelación interpuestos por el sujeto.
- Procesos judiciales: Ausencia de procesos judiciales en los que el sujeto sea parte.
- Procesos penales: Inexistencia de procesos penales iniciados por la administración tributaria.
ARTÍCULO 3°. EXCEPCIONES A LA CANCELACIÓN DEL RUT POR INACTIVIDAD TRIBUTARIA. No serán objeto de cancelación del RUT por inactividad tributaria los sujetos que, al momento de la constatación de las causales de cancelación, se encuentren clasificados en el mismo como:
- Sociedades extranjeras sin domicilio en Colombia: Aquellas que hayan registrado en el Registro Único Tributario -RUT en la casilla 65 el código "8 - Fondo de Inversión de Capital Extranjero" en la casilla 67 los códigos "1 - Acuerdo Internacional", "2 - Consulado", "8 - Sociedad extranjera sin domicilio, con inversión en Colombia" o "9 - Sociedad extranjera, sin domicilio, con inversión y sin representante legal", "13- Oficina de Representación Externa".
- Inversionistas extranjeros persona natural: Aquellos que hayan registrado en la casilla 89 el código "28 - Inversionista extranjero persona natural".
- Organismos de Acción Comunal: Aquellos que hayan registrado en la casilla 69 código "20 - Junta de acción comunal".
- Cabildos indígenas. Aquellos que hayan registrado en la casilla 64 código "6 - Cabildo indígena".
- Comunidades indígenas. Aquellos que hayan registrado en la casilla 64 código "10 - Comunidad indígena" y Comunidades Negras casilla 64 código "11 Comunidad negras".
- La Nación, las entidades territoriales, las Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible y las áreas metropolitanas.
- La Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana y su sistema federado.
- Las superintendencias y las unidades administrativas especiales, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.
- Las sociedades de mejoras públicas, las asociaciones de padres de familia; las juntas de defensa civil; las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de copropietarios de conjuntos residenciales; las asociaciones de exalumnos; las asociaciones de hogares comunitarios y hogares infantiles del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o autorizados por este y las asociaciones de adultos mayores autorizados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
ARTÍCULO 4º. PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE OFICIO DE LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO -RUT. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 3 de esta resolución, la DIAN llevará a cabo el siguiente procedimiento, el cual constará de tres etapas: (I) identificación de los sujetos inactivos; (II) expedición y notificación del acto administrativo que ordena la cancelación; y (III) informe sobre los actos administrativos.
- Identificación de sujetos inactivos:
- La Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología o quien haga sus veces dentro de los tres (3) primeros meses de cada año identificará los inscritos en el RUT que cumplan con el requisito del numeral 1º del artículo 2º de la presente resolución, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Entidad; este término incluye la remisión de la información a la Subdirección de Administración del Registro Único Tributario o quien haga sus veces.
- La Subdirección de Administración del Registro Único Tributario o quien haga sus veces, verificará lo de su competencia dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de la información. En caso de requerirse ajuste, dentro de este mismo término, la devolverá a la Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología o quien haga sus veces, y esta última contará con el mismo término para realizarlo. Si no se amerita ajuste, la Subdirección de Administración del Registro Único Tributario dará el visto bueno mediante comunicación, dentro del mismo término de los quince (15) días hábiles, para continuar con la verificación de las demás causales y excepciones indicadas en los artículos 2 y 3 de la presente resolución.
- Una vez recibido el visto bueno indicado anteriormente, la Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología o quien haga sus veces generará la base de datos de los inscritos que se encuentren comprendidos en alguna de las causales previstas en los numerales 2 al 8 del artículo 2 y aplicará las excepciones contempladas en el artículo 3º de la presente Resolución, para lo cual podrá realizar mesas de trabajo con las áreas competentes. La Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología remitirá a la Subdirección de Administración del Registro Único Tributario dentro del mes siguiente a la recepción del visto bueno de que trata el numeral anterior, la información con los siguientes datos: NIT, razón social o nombres y apellidos, Dirección Seccional, datos de ubicación y representación legal principal de los inscritos a la Subdirección de Administración del Registro Único Tributario o quien haga sus veces.
- La Subdirección de Administración del Registro Único Tributario o quien haga sus veces, remitirá la base de datos generada en el numeral anterior dentro del mes siguiente a su recepción, con destino a las dependencias que a continuación se relacionan. Estás últimas realizarán la verificación y emitirán respuesta conforme a su competencia, dentro del mes siguiente al recibo de dicha base, así:
- Dirección de Gestión de Fiscalización: Verificación de procesos de fiscalización en curso.
- Dirección de Gestión de Jurídica: Verificación de procesos administrativos, penales y contencioso administrativos.
- Subdirección de Cobranzas: Verificación de deudas y obligaciones pendientes.
Dentro del mes siguiente a su recepción, la Subdirección de Administración del Registro Único Tributario o quien haga sus veces, consolidará la información recibida, generará una base de datos final con los sujetos que cumplen con los criterios de cancelación y la remitirá a las Direcciones Seccionales para la generación del Acto Administrativo, de acuerdo con la capacidad operativa.
- Expedición del acto administrativo, notificación e inclusión de la orden de cancelación:
La Subdirección de Administración del Registro único Tributario remitirá a la Dirección Operativa de Grandes Contribuyentes y a las Direcciones Seccionales la información de los sujetos cuyas inscripciones en el RUT deben ser canceladas de oficio por Inactividad Tributaria
- La Dirección Operativa de Grandes contribuyentes y las Direcciones Seccionales emitirán el acto administrativo de cancelación de oficio de la inscripción en el RUT por inactividad tributaria y notificarán a los sujetos la decisión, indicando las causales que motivaron dicha decisión y los recursos que pueden interponer, en los términos dispuestos por la Ley 1437 de 2011.
- Una vez surtidos los trámites correspondientes y estando en firme el acto administrativo de cancelación de oficio de la inscripción en el RUT por inactividad tributaria, la Dirección Operativa de Grandes contribuyentes y las Direcciones Seccionales procederán a incluir en el Sistema de Información RUT la orden de cancelación de los registros de los sujetos notificados.
- Informe:
La Dirección Operativa de Grandes Contribuyentes y las Direcciones Seccionales le enviarán a la Subdirección de Administración del Registro Único Tributario, un informe sobre los actos administrativos mediante los cuales se haya cancelado de oficio la inscripción en el RUT por inactividad tributaria.
ARTÍCULO 5°. REACTIVACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT CANCELADO POR INACTIVIDAD TRIBUTARIA. Para el cumplimiento de las obligaciones administradas por la DIAN, en cualquier momento, los sujetos a quienes se les haya cancelado de oficio la inscripción en el RUT por inactividad tributaria podrán solicitar su reactivación, según lo dispuesto en el artículo 1.6.1.2.10, 1.6.1.2.11 y 1.6.1.2.20 del Decreto 1625 de 2016.
Una vez reactivada la inscripción en el RUT, deberá presentar y pagar las declaraciones tributarias pendientes y realizar la presentación o reporte de información que hayan sido omitidos o presentados con inconsistencias, cuando sea el caso, sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones a cargo.
Si dentro de las facultades de control posterior a la cancelación del RUT se determinan obligaciones pendientes, el área competente solicitará su reactivación, de ser procedente, para los fines pertinentes.
ARTÍCULO 6º, RÉGIMEN DE TRANSICIÓN Y VIGENCIA. La presente resolución comenzará a regir el primero (1) de enero del año siguiente a su expedición. Los procesos de cancelación del RUT por inactividad tributaria que se encuentren en curso al momento de entrada en vigencia de la presente Resolución continuarán conforme con lo dispuesto en la Resolución 000206 del 28 de diciembre de 2023.
Esta resolución solo aplicará a las actuaciones y/o procedimientos que se inicien a partir de su entrada en vigor.
Las actuaciones y/o procedimientos iniciados con fundamento en la Resolución 000206 de 2023, seguirán rigiéndose por esta última hasta su culminación.
ARTÍCULO 7º. DEROGATORIA. Derógase a partir de la vigencia dispuesta en el artículo anterior, la Resolución 000206 del 28 de diciembre de 2023.
ARTÍCULO 8º. PUBLICACIÓN: Publicar la presente resolución de conformidad con lo establecido en el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D. C., a los 03 JUN 2025
LUSI EDUARDO LLINÁS CHICA
Director General (E)