Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del Estatuto Tributario que deber ser presentada por el año gravable 2.000 y siguientes, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medios magnéticos, por los Notarios

En uso de sus facultades legales consagradas en el Decreto 1071 del 26 de Junio de 1999 y en los artículos 629, 631 Parágrafo 3, 633 y 684 del Estatuto Tributario.

ARTICULO 1°: Los Notarios deberán suministrar por el año gravable 2.000 y siguientes, la información que se relaciona a continuación, de cada una de las personas ó entidades que efectuaron en la respectiva Notaría, enajenación de bienes ó derechos, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior al valor indicado en el artículo 629 del Estatuto Tributario y su reglamentación para el respectivo año gravable:


1- NIT, cédula de ciudadanía ó tarjeta de identidad de cada uno de los enajenantes.

2- Dígito de verificación.

3- Apellidos y nombre ó razón social de cada uno de los enajenantes.

4- Valor de la enajenación.

5- Fecha de la Transacción.

6- Año de adquisición del bien ó derecho enajenado.

7- Valor retención en la fuente.

ARTICULO 2º. : Los Notarios a cargo de las Notarías que se constituyan en fecha posterior a la publicación de la presente Resolución tendrán la obligación de enviar la información según lo establecido.

ARTICULO 3°: La información deberá ser presentada en disquete teniendo en cuenta las siguientes características:

1. Tamaño disquetes: 3 ½ pulgadas
2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.
3. Código de grabación ASCII u Hoja Electrónica EXCEL


ARTICULO 4°: FORMATOS DE GRABACION

La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión .asc , escrito en letras minúsculas). El nombre del archivo debe ser IMP629.asc.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo, (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre Hoja	Registro	Contenido
Hoja 1	Tipo 1	Datos del Notario y de Control.
Hoja 2	Tipo 2	Información de los enajenantes principales
Hoja 3	Tipo 2	Información de los enajenantes secundarios.

El nombre del archivo ( libro ) debe ser IMP629.XLS y el diseño de las hojas electrónicas (Anexo 1), es el siguiente:

Hoja 1 Registro Tipo 1 ( Datos del Notario y de control ):

COLUMNA	ANCHO	COLUMNA	ANCHO
A	1	G	4
B	4	H	40
C	2	I	5
D	14	J	10
E	1	K	20
F	60	L	3

Hoja 2 Registro Tipo 2 (Información de los enajenantes principales)

COLUMNA	ANCHO	COLUMNA	ANCHO
A	1	G	60
B	2	H	20
C	2	I	20
D	14	J	8
E	1	K	4
F	1

Hoja 3 Registro Tipo 2 (Información de los enajenantes secundarios)

COLUMNA	ANCHO	COLUMNA	ANCHO
A	1	F	1
B	2	G	60
C	2	H	14
D	14	I	1
E	1	J	1

PARAGRAFO I. El formato de la Hoja Electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FORMATO CONFIGURACION

Número Sin decimales
Fuente Arial 10
Alineación General, Inferior
Bordes Sin bordes
Diseño Ninguno
Protección Sin bloqueo. Desactivada
Zoom 100%


PARAGRAFO II. Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) ó WINZIP (Windows95).

PARAGRAFO III. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo EXCEL, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas ó registros de títulos.

PARAGRAFO IV. Los valores se deben informar en pesos, aproximándolos por exceso ó por defecto al múltiplo de mil más cercano ó tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación.

ARTICULO 5°: TIPOS DE REGISTROS Y ORGANIZACION

La información debe ser relacionada mediante dos ( 2 ) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro TIPO 1 contiene los datos del Notario y de control y el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados (Enajenantes principales y secundarios)

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.
Para EXCEL: hoja 1, hoja 2, hoja3.

Los diseños de los registros ( Anexo 1.) son los siguientes:

a. REGISTRO DE IDENTIFICACION (TIPO 1)

POSICIONES	CONTENIDO
1 - 1	Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "1".
2 - 5	Año gravable a que se refiere la información. (Cuatro caracteres numéricos).
6 - 7	Tipo de entidad informante. Para efectos de la presente Resolución el tipo es 25. (Dos caracteres numéricos).
8 - 21	NIT ó Cédula de Ciudadanía del Notario. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
22 - 22	Dígito de verificación. (Un caracter numérico).
23 - 82	Apellidos y nombres del Notario. (Sesenta caracteres alfanuméricos).
83 - 86	Código de actividad económica de la Notaría (según Resolución 8587/98) ( Cuatro caracteres numéricos).
87 - 126	Dirección de la Notaría (Cuarenta caracteres alfanuméricos).
127 - 131	Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE. (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
132 - 141	Número total de registros tipo 2 informados. (Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142 - 161	Sumatoria del valor del bien ó derecho enajenado más el valor de la retención en la fuente de todos los registros tipo 2 informados con código 10 (en pesos, aproximándolo al múltiplo de mil (1000) más cercano). (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
162 - 164	Número de la Notaria. En caso de ser UNICA digite 001. (Tres caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

b. REGISTRO DE MOVIMIENTO (TIPO 2).


La información del enajenante principal (el primero que aparece en el documento) se relacionará en este registro de la siguiente forma:

POSICIONES	CONTENIDO
1 - 1	Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "2"
2 - 3	Código del enajenante principal. Para efecto de la presente Resolución el código es "10". (Dos caracteres numéricos).
4 - 5	Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente Resolución el subcódigo es "00". (Dos caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6 - 19	NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad ó cédula de extranjería del enajenante principal ó cédula de ciudadanía del tutor, según artículo 7° de la presente Resolución. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 -20	Dígito de verificación, si es conocido por el Notario. (Un caracter numérico; de lo contrario blanco)
21 - 21	Clase de documento de identificación (Un caracter alfabético) A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. C: Cédula de Ciudadanía ó Tarjeta de Identidad. E: Cédula de extranjería T: Cédula de Ciudadanía del Tutor ó Representante.
22 - 81	Apellidos y nombres ó razón social del enajenante principal ó tutor (Sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 101	Valor total del bien ó derecho de la enajenación. (En pesos, aproximar al múltiplo de mil (1000) más cercano). (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
102 - 121	Valor total de la retención en la fuente. (En pesos, aproximar al múltiplo de mil (1000) más cercano). (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
122 - 129	Fecha de enajenación. En formato año, mes, día (AAAA, MM, DD). (Ocho caracteres numéricos).
130 - 133	Año en el que se adquirió el bien ó derecho enajenado. En formato (AAAA). (Cuatro caracteres numéricos)

c. La información de los enajenantes secundarios (el segundo y siguiente (s) ) que figura en el documento ó escritura, se relaciona en este registro de la siguiente forma:

POSICIONES	CONTENIDO
1 - 1	Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "2"
2 - 3	Código del enajenante secundario. Para efecto de la presente Resolución el código es "99". (Dos caracteres numéricos).
4 - 5	Subcódigo que identifica el concepto. Para efecto de la presente Resolución el subcódigo es "00". (Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6 - 19	NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad ó cédula de extranjería del enajenante secundario ó cédula de ciudadanía del tutor, según artículo 7° de la presente Resolución. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 - 20	Dígito de verificación, si es conocido por el Notario. (Un caracter numérico; de lo contrario blanco)
21 - 21	Clase de documento de identificación (Un caracter alfabético) A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. C: Cédula de Ciudadanía ó Tarjeta de Identidad. E: Cédula de extranjería. T: Cédula de Ciudadanía del Tutor ó Representante.
22 - 81	Apellidos y nombres ó razón social del enajenante secundario ó del tutor. (Sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 95	NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad ó cédula de extranjería del enajenante principal ó cédula de ciudadanía del tutor, según artículo 7° de la presente Resolución. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
96 - 96	Dígito de verificación, si es conocido por el Notario. (Un caracter numérico; de lo contrario blanco)
97 - 97	Clase de documento de identificación (Un caracter alfabético) A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. C: Cédula de Ciudadanía ó Tarjeta de Identidad. E: Cédula de extranjería. T: Cédula de Ciudadanía del Tutor ó Representante.

ARTICULO 6° : En los casos en que un enajenante realice más de una enajenación en la misma fecha y esos bienes ó derechos enajenados se hayan adquirido en el mismo año, se acumularán las enajenaciones respectivas y se informarán en un solo registro.


ARTICULO 7°: Para Personas Naturales se registra el número de la Cédula de Ciudadanía; cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se dígita el número de la Tarjeta de Identidad; en el caso de ser menores de siete (7) años se dígita el NIT asignado por la DIAN, cuando no se conozca éste, se informa la cédula de ciudadanía del tutor ó del representante legal.

Para las personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, únicamente podrá registrarse como número de identificación, la cédula de extranjería, asignada por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS.


ARTICULO 8°:FORMA Y SITIOS DE PRESENTACION DE LA INFORMACION


El medio magnético deberá presentarse personalmente, en la División de Documentación ó quién haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la Notaría, acompañado del Formato de Entrega DIAN 58.032.2000 (Anexo 2 ) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Notario.


Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT ó cédula de ciudadanía y apellidos y nombre del Notario, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad correspondiente (25). Sí la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado ( PKZIP ó WINZIP ).




ARTICULO 9°: OBLIGADOS QUE NO DEBEN PRESENTAR INFORMACION:


Cuando, durante el año gravable a que se refiere la información, no se hubiese efectuado enajenaciones por valores superiores a la cuantía establecida para el respectivo año gravable, el Notario cumple con su obligación tributaria, informándolo, dentro del plazo establecido para presentar la información, por medio de un oficio, dirigido al Grupo de Información Exógena de la Subdirección de Fiscalización Tributaria DIAN de Bogotá D.C ; esto con el objeto de que la DIAN lo excluya de dicha obligación por el año gravable respectivo.

Lo anterior podrá ser verificado por la DIAN, en el momento que lo estime conveniente.


ARTICULO 10°: PLAZO PARA PRESENTAR LA INFORMACION:


La información tributaria exigida en la presente Resolución debe presentarse dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.


ARTICULO 11°: SANCIONES

El no suministrar la información dentro del plazo establecido, ó cuyo contenido presente errores, ó la información no corresponda a la solicitada, ó el medio magnético utilizado no se ajusta a las características y especificaciones técnicas establecidas en la presente Resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el Artículo 651 del Estatuto Tributario y reglamentarios.

ARTICULO 12°: CORRECCION DE LA INFORMACION

Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente Resolución.

ARTICULO 13°: VIGENCIA:


La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.





PUBLÍQUESE Y CUMPLASE





Dada en Bogotá D. C., a los