OCTUBRE 29 DE 2002
Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria que debe ser presentada por el año gravable 2.002 y siguientes a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, referida en los artículos 623, 623-2 Sic y 623-3 del Estatuto Tributario, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, Artículo 633 del Estatuto Tributario y el artículo 39 de la Ley 633 de 2.000.
RESUELVE:
ARTICULO 1º: Los Bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, deberán informar en medios magnéticos, según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus cuentahabientes y ahorradores, relativos al año gravable 2.002 y siguientes:
Apellidos y nombres o razón social, NIT y número de la(s) cuenta(s) de cada una de las personas o entidades a cuyo nombre se hayan efectuado en cuentas corrientes y/o de ahorro movimientos contables de naturaleza crédito cuyo valor anual acumulado sea superior a cincuenta millones de pesos ($50.000.000); con indicación del valor total del movimiento efectuado durante el año por cada una de las cuentas.
PARAGRAFO I: Del total de créditos efectuados en la(s) cuenta(s) de un titular, la entidad obligada a enviar la información, deberá descontar el valor correspondiente a las notas crédito por préstamos efectuados por la respectiva entidad, el de cheques devueltos y el de los traslados o transferencias entre cuentas de un mismo titular, en la misma entidad.
PARAGRAFO II: La información se debe consolidar separadamente por cada cuenta en forma independiente.
ARTICULO 2º: Los Bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, deberán informar, según lo dispuesto en el literal b) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus tarjetahabientes, relativos al año gravable 2.002 y siguientes:
Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjetas de crédito, cuando el valor anual acumulado sea superior a treinta millones de pesos ($30.000.000); con indicación del valor total del movimiento efectuado durante el año.
ARTICULO 3º: Los Bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, deberán informar según lo dispuesto en el literal c) del artículo 623 del Estatuto Tributario, de sus cuentahabientes, los datos que se indican a continuación, relativos al año gravable 2.002 y siguientes:
Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado ventas o prestación de servicios y, en general, hayan recibido ingresos a través del sistema de tarjetas de crédito, cuando el valor anual acumulado sea superior a veinticinco millones de pesos ($25.000.000); con indicación del valor total del movimiento efectuado durante el año.
ARTICULO 4º: Los Bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, deberán informar por el año gravable 2.002 y siguientes, en medios magnéticos, según lo dispuesto en el artículo 623-2 (Sic) del Estatuto Tributario, los apellidos y nombre o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos cuyo valor anual acumulado sea superior a doscientos millones de pesos ($200.000.000), con indicación del concepto de la operación y del monto acumulado por concepto, no obstante al discriminar por concepto, los valores parciales a reportar sean menores.
PARAGRAFO I: En los créditos de consumo, no se informaran los créditos otorgados a través del sistema de tarjeta de crédito.
ARTICULO 5º: Los Bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, deberán informar por el año gravable 2.002 y siguientes, según lo dispuesto en el artículo 623-3 del Estatuto Tributario, los apellidos y nombre o razón social, NIT, el valor y número de cuentas corrientes y/o de ahorro que hayan sido abiertas, saldadas y/o canceladas en el respectivo año, cuyo valor acumulado en consignaciones sea superior a cincuenta millones de pesos ($50.000.000).
ARTICULO 6º: Respecto de las operaciones de que tratan los artículos 1º y 5º de la presente Resolución, se deberá informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares principales y secundarios de las cuentas corrientes y/o de ahorro, así como la de quienes sin tener tal calidad, son autorizados para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta.
ARTICULO 7°: MEDIO MAGNETICO PARA LA ENTREGA DE LA INFORMACION
La información deberá ser presentada en disquete teniendo en cuenta las siguientes características:
1. Tamaño disquetes: 3 ½ pulgadas
2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.
3. Código de grabación : ASCII u Hoja Electrónica EXCEL
La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extension .asc, escrita en letras minúsculas). El nombre del archivo debe ser imp623.asc.
La información también podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo, (extensión .xls), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:
Nombre Hoja Registro Contenido
Hoja 1 Tipo 1 Datos del Informante y de control
Hoja 2 Tipo 2 Información de los titulares principales de cuentas corrientes y/o ahorro, tarjetas, préstamos y de los establecimientos
Hoja 3 Tipo 2 Información de los secundarios de cuentas corrientes y/o ahorro.
El nombre del archivo (libro) debe ser imp623.xls (escrito en letras minúsculas) y el diseño de las hojas electrónicas (Anexo 1.) es el siguiente:
Hoja 1 Registro Tipo 1 ( Datos del informante y de control):
COLUMNA ANCHO COLUMNA ANCHO
A 1 G 4
B 4 H 40
C 2 I 5
D
14
J
10
E
1
K
20
F 60
Hoja 2 Registro Tipo 2 (Información de los titulares principales de cuentas corrientes y/o ahorro, préstamos
y de los establecimientos)
COLUMNA ANCHO COLUMNA ANCHO
A 1 F 1
B 2 G 60
C 2 H 20
D 14 I 20
E 1 J 5
Hoja 3 Registro Tipo 2 (Información de los secundarios de cuentas corrientes y/o ahorro)
COLUMNA ANCHO COLUMNA ANCHO
A 1 F 1
B 2 G 60
C 2 H 14
D 14 I 1
E 1 J 1
PARAGRAFO I. El formato de la Hoja Electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:
FORMATO CONFIGURACION
Número Sin decimales
Fuente Arial 10
Alineación General, Inferior
Bordes Sin bordes
Diseño Ninguno
Protección Sin bloqueo. Desactivada
Zoom 100%
PARAGRAFO II. Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44Mb), se podrán utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o WINZIP (Windows95).
PARAGRAFO III. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe en archivo plano. Cuando se grabe en archivo EXCEL, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.
PARAGRAFO IV. Los valores se deben informar en pesos.
ARTICULO 9°: TIPOS DE REGISTROS Y ORGANIZACION
La información debe ser relacionada mediante dos ( 2 ) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.
El registro TIPO 1 contiene los datos del informante y de control y el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados (Titulares principales y secundarios de cuentas corrientes y/o ahorro, establecimientos y préstamos)
La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.
Para EXCEL: hoja1, hoja 2, hoja3.
Los diseños de los registros ( Anexo 1.) son los siguientes:
1. REGISTRO DE IDENTIFICACION (TIPO 1)
POSICIONES CONTENIDO
1 -1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "1".
2 -5 Año gravable a que se refiere la información.
(Cuatro caracteres numéricos).
6 -7 Tipo de entidad informante.
Para efectos de la presente Resolución el tipo es 10.
(Dos caracteres numéricos).
8 -21 NIT de la entidad informante.
(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
22 -22 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico).
23 -82 Razón social de la entidad informante
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
83 - 86 Código de actividad económica de la entidad informante. (según Resolución 8587/98)
( Cuatro caracteres numéricos).
87 - 126 Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la entidad informante.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
127- 131 Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
132 - 141 Número total de registros tipo 2 informados.
(Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142 - 161 Valor total de la sumatoria en pesos de todos los registros tipo 2 informados.
(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
2. REGISTRO DE MOVIMIENTOS (TIPO 2)
a. La información de los titulares principales de cuentas corrientes y/o de ahorro, tarjetas, préstamos y de los establecimientos, se deberá suministrar de la siguiente manera:
POSICIONES CONTENIDO
1 -1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2".
2 -3 Código que identifica el concepto:
(Dos caracteres numéricos).
10: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros;
Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros abiertas durante el año,
Movimientos
en cuentas corrientes y/o de
ahorros saldadas durante el año Y
Movimientos en cuentas
corrientes y/o de ahorros canceladas durante
el año.
20: Adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjeta de crédito.
30: Ventas o prestaciones de servicios e ingresos recibidos con tarjetas de crédito.
60: Préstamos efectuados durante el año
4 -5 Subcódigo que identifica el concepto:
(Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para
archivo plano).
Para el código 10: (artículos 623 y 623 – 3 E.T.)
00: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros.
11: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros abiertas durante el año.
12: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros saldadas durante el año
13: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros canceladas durante el año
Para el código 20: (artículo 623 E.T.)
00: Adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjeta de crédito.
Para el código 30: (artículo 623 E.T.)
00: Ventas o prestaciones de servicios e ingresos recibidos con tarjetas de crédito.
Para el código 60: (artículo 623-2 Sic E.T.)
01: Préstamos comerciales
02: Préstamos de consumo
03: Préstamos Hipotecarios
04: Otros préstamos
6 - 19 NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del titular principal o cédula de ciudadanía del tutor.
(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para
archivo plano).
20 - 20 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico; de lo contrario blanco).
21 - 21 Clase de documento de identificación:
(Un caracter alfabético)
A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
C: Cédula de Ciudadanía o Tarjeta de Identidad.
E: Cédula de extranjería
T : Cédula de ciudadanía del Tutor o representante.
22 - 81 Apellidos y nombres o razón social del titular principal o tutor.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
82 -101 Valor total en pesos del movimiento efectuado durante el año.
(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para
archivo plano).
102 - 121 Número de la cuenta corriente y/o ahorros. Para tarjetas, establecimientos y préstamos
(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para
archivo plano).
122-126 Ubicación de la Sucursal a la que pertenece (n) la (s) cuenta (s) corriente (s) y/o ahorro; de la (s) tarjeta (s) de crédito o de la entidad financiera que otorgó el préstamo o del establecimiento.
Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para
archivo plano).
b. La información de los secundarios de cuentas corrientes y/o de ahorro, se deberá suministrar de la siguiente manera:
POSICIONES CONTENIDO
1-1 Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2".
2-3 Código que identifica al titular secundario. Para efectos de la presente Resolución el código es 99.
(Dos caracteres numéricos).
4 –5 Subcódigo que identifica el concepto:
(Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para
archivo plano).
00: Cuentas corrientes y/o de ahorros.
11: Cuenta corriente y/o de ahorro abierta durante el año.
12: Cuenta corriente y/o de ahorro saldada durante el año
13: Cuenta corriente y/o de ahorro cancelada durante el año
6 -19 NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del secundario o cédula de ciudadanía del tutor.
(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 -20 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico; de lo contrario blanco).
21 -21 Clase de documento de identificación:
(Un caracter alfabético)
A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
C: Cédula de Ciudadanía o Tarjeta de Identidad.
E: Cédula de extranjería
T : Cédula de ciudadanía del Tutor o representante.
22 -81 Apellidos y nombres o razón social.
(Sesenta caracteres).
82 - 95 NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del titular principal o cédula de ciudadanía del tutor.
(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
96 -96 Dígito de verificación.
(Un carácter numérico; de lo contrario blanco).
97 –97 Clase de documento de identificación:
(Un caracter alfabético)
A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
C: Cédula de Ciudadanía o Tarjeta de Identidad.
E: Cédula de extranjería
T : Cédula de ciudadanía del Tutor o representante.
ARTICULO 10°: FORMA Y SITIOS DE PRESENTACION DE LA INFORMACION:
El medio magnético deberá presentarse en la División de Documentación o quién haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del Formato de Entrega DIAN 58.032.2000 ( Anexo 2 ) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal, según el caso.
Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Sí la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado ( PKZIP o WINZIP ).
ARTICULO 11°: OBLIGADOS QUE NO DEBEN PRESENTAR INFORMACION:
Las entidades que no hubiesen tenido movimiento durante el año gravable a que se refiere la información, por cuantías superiores a las establecidas, cumplen con su obligación tributaria, informándolo, dentro del plazo establecido para presentar la información, por medio de un oficio firmado por el Representante Legal y avalado por Contador Público o Revisor Fiscal, según el caso, dirigido al Grupo de Información Exógena de la Subdirección de Fiscalización Tributaria DIAN de Bogotá D.C.
ARTICULO 12°: PLAZO PARA PRESENTAR LA INFORMACION:
La información tributaria exigida en la presente Resolución debe presentarse dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.
ARTICULO 13°: SANCIONES
Cuando no se suministre la información en los lugares y dentro de los plazos establecidos, o cuando el contenido presenta errores, o no corresponda a lo solicitado, o cuando el medio magnético no se ajuste a las especificaciones y características indicadas en la presente Resolución, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contemplada en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTICULO 14°: CORRECCION DE LA INFORMACION
Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente Resolución, presentándolo acompañado con un nuevo formato de entrega DIAN 58.032.2000 (Anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal, cuando esté obligado
ARTICULO 15°: VIGENCIA:
La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Dada en Bogotá D. C., a los
Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
INSTRUCCIONES DEL FORMATO.
Año Gravable Indique el año gravable a que se refiere la información
Fecha y núme ro de radicación DIAN Uso exclusivo de la DIAN: Este formato no es válido sin el sello de recepción de la Administración.
1. Nombres y apellidos o razón social Nombres y apellidos completos de la persona o razón social de la Entidad Informante
2. Identificación Tributaria Indique el número del Nit o C.C.
- D. V Indique el digito de verificación.
3. Tipo de Entidad Dependiendo de la información solicitada en los siguientes artículos del Estatuto
Tributario, registre el correspondiente Tipo de Entidad:
10 Entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria:
Artículos 623, 623-2 (Sic) y 623-3
15 Entidades Financieras: Artículo 623-1
20 Grupos Empresariales; Art ículo 631 - 1
25 Notarios: Artículo 629
27 Registraduría Nacional del Estado Civil: Artículo 627
30 Cámaras de Comercio: Artículo 624
31 Para estudios y cruces de información: Artículo 631
35 Bolsas de Valores: Artículos 625
40 Comisionistas de Bolsa: Artículo 628
45 Personas o empresas que elaboran facturas de venta: Art. 629-1
60 Organos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional:
Artículo 684 y Decreto 1738/98
4. Administración / Código Indique la Administración y su respectivo código, a la cual pertenece el informante
5. Medio utilizado De acuerdo al medio utilizado, marque "X" en el recuadro correspondiente.
(Solamente el manual, cuando es tipo de entidad 45)
6. Cantidad Registre el número de medios magnéticos o documentos presentados.
7. Número total de reg. tipo 2 Unicamente debe anotarse el total de registros tipo 2.
8. Nombres y Apellidos Indique el responsable directo del procesamiento, preparación del responsable de esta información y presentación de esta información
9. Cargo que ocupa Indique el cargo que ocupa dentro de la Empresa
10. Teléfono Indique el número del teléfono preferentemente del funcionario a entenderse con
la DIAN. Registre tambien el discado directo.
11. Dirección para correspondencia Registre la dirección completa para el envio de la correspondencia
12. Departamento/Municipio Registre departamento y municipio de la entidad informante.
13. Dirección e-mail Indique e-mail y número de fax preferiblemente del funcionario a entenderse con la DIAN
14. Número de Fax
15. Información radicación
A. Clase : Marque "X" en la casilla que corresponda a la radicación que está presentando
B. Datos: Si está presentando una CORRECCION, indique código de la Administración, número y fecha de la radicación inicial.
16. Observaciones Las que estime necesarias el informante
17. Nombres, Apellidos y Firmas Los del Representante Legal: En términos generales.
Los del Revisor Fiscal o Contador: Para los obligados
Los del funcionario de la DIAN: Que radica la información
(C. F.)