RESOLUCION N° 10376
Septiembre 1 de 2006
Por la cual se fija el procedimiento para la creación y/o modificación de formularios, instructivos y cartillas, en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales en especial de las conferidas por los literales m), p) y t) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999, en concordancia con el artículo 578 del Estatuto Tributario y el artículo 7 del Decreto 2685 de 1999, Resolución Externa 6 de 2004 y Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 de 2006 de la Junta Directiva del Banco de la República, y
CONSIDERANDO:
Que es competencia de la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales determinar los formularios oficiales a utilizar por parte de los contribuyentes, usuarios aduaneros y/o cambiarios en los temas de competencia de la entidad, para la declaración y pago de los tributos nacionales que le corresponde administrar,
Que es necesario que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales efectúe una revisión periódica del contenido y forma de los formularios, cartillas e instructivos que prescribe, con el fin de actualizarlos y garantizar su concordancia con la normatividad, políticas y requerimientos de información por parte de la entidad.RESUELVE:
Artículo 1. Procedimiento. Fijase el siguiente procedimiento para la creación y/o modificación de formularios, instructivos y cartillas que prescribe la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales:
1.1 Formularios e Instructivos.
1.1.1 Cada año, la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, previamente a la fecha de inicio de actividades prevista en la presente Resolución, oficiará a las áreas responsables de la ejecución de los procesos afectados por los contenidos de los diferentes formularios oficiales, para que designen los funcionarios que integrarán la Comisión de Formularios tributarios, aduaneros y cambiarios, y recopilará cuando proceda, los resultados de los análisis aplicados a los mismos en las diferentes áreas.
1.1.2 La Comisión de Formularios conformada según se indica en el artículo 2 de la presente Resolución, procederá cuando sea del caso, al estudio y evaluación de la información recopilada, así como de aquella que surja durante el desarrollo de sus actividades, con el fin de elaborar las propuestas de los nuevos formularios e instructivos.
1.1.3 La Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, remitirá las propuestas de formularios e instructivos a la Oficina Jurídica para su revisión, con el correspondiente informe sobre las adiciones o supresiones a los contenidos de los mismos, incluyendo dentro del mismo, de ser necesario, aquellos aspectos que requieran interpretación jurídica. Para estos efectos la Oficina Jurídica deberá pronunciarse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.
1.1.4 La Comisión de Formularios realizará los ajustes de acuerdo con las observaciones y/o conceptos, proferidos por la Oficina Jurídica, sobre los formularios e instructivos.
1.1.5 La Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, convocará al Comité de Dirección para la aprobación de las versiones finales de los formularios e instructivos.
1.1.6 Una vez celebrado el Comité de Dirección la Comisión de Formularios, ajustará el contenido de los formularios e instructivos, de acuerdo con lo aprobado en el mismo.
1.1.7 La Comisión de Formularios procederá a elaborar el diseño gráfico, la especificación funcional y la especificación técnica para la impresión de los formularios e instructivos aprobados.
1.2 Cartillas de Instrucciones.
1.2.1 La Comisión de Formularios procederá a elaborar y/o actualizar las cartillas de instrucciones, de acuerdo con los contenidos de los formularios e instructivos aprobados.
1.2.2 La Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, remitirá a la Oficina Jurídica, los archivos electrónicos que Contienen los textos correspondientes a los proyectos de Cartillas propuestas o actualizadas conforme a las decisiones tomadas por el Comité de Dirección, en relación con los formularios e instructivos, para su revisión jurídica y ajustes a que haya lugar.
1.2.3 La Oficina Jurídica remitirá, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, a la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, los archivos electrónicos, con la versión de los textos definitivos de las cartillas de instrucciones, incorporando los ajustes pertinentes, sin perjuicio de la información que dependa de la expedición de las normas relacionadas con plazos y ajustes de cifras.
1.2.4 La Comisión de Formularios procederá al diseño y diagramación de las cartillas de instrucciones.
1.3 Proceso Administrativo para la Impresión litográfica de Formularios, Instructivos y Cartillas.
1.3.1 La Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente remitirá a la Secretaria General los formularios, instructivos y cartillas aprobados, para la determinación de las cantidades a imprimir y adelantar el proceso de contratación respectivo.
1.3.2 La Oficina Jurídica elaborará los proyectos de Resolución por medio de las cuales se prescriben los formularios y se establecen las fechas de vigencia de cada uno de ellos.
1.3.3 La Dirección General proferirá los actos administrativos relacionados con la prescripción de los formularios.
Parágrafo 1. Las actividades del procedimiento para la creación y/o modificación de formularios, instructivos y cartillas, serán adelantadas anualmente y deberán iniciar a más tardar el primer día hábil del mes de septiembre del respectivo año y culminar como máximo el último día hábil del mes de noviembre del mismo año.
Parágrafo 2. Cuando por cambios normativos u otra circunstancia de fuerza mayor se requiera la producción de formularios con sus correspondientes instructivos y cartillas en tiempos diferentes a los definidos en la presente resolución, se procederá de la siguiente forma:
El área interesada presentará una propuesta de contenido del mismo, con su instructivo y a través de la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente, convocará a las demás áreas afectadas para su revisión, y posterior aprobación por parte del Comité de Dirección. En estos eventos se deberá cumplir todo el procedimiento establecido en el presente articulo, pero el termino señalado para el efecto, incluidas las actividades posteriores a la aprobación de los formularios e instructivos, no podrá ser superior a la tercera parte del establecido de manera general en la presente Resolución.
Artículo 2. Conformación de la Comisión. La Comisión de Formularios estará conformada por funcionarios de alta competencia técnica, designados por los jefes de área, de los procesos de Fiscalización (incluido Control Cambiario), Comercio Exterior, Recaudación, Técnica Aduanera, Jurídica, Gestión y Asistencia al Cliente, y del Proyecto MUISCA, entre otros.
Con el propósito de garantizar mayores niveles de calidad en el proceso la Comisión de Formularios podrá solicitar a los jefes de área de los procesos de la entidad la participación de otros funcionarios expertos en diferentes temas, para contribuir con su conocimiento y experiencia en las sesiones de trabajo que se requieran. Los registros de estas actuaciones deberán quedar documentados.
Parágrafo. Los funcionarios que conformen la Comisión de Formularios, requerirán de dedicación exclusiva y serán comisionados al Grupo Gerencia de Usuarios Expertos del Proyecto MUISCA de la Secretaría de Desarrollo Institucional o de la dependencia que se establezca, por el término que se requiera para adelantar las funciones encomendadas. Será función de la subdirección de Gestión y Asistencia al cliente, la coordinación de esta labor.
Sin perjuicio del trabajo inicial que motivó su nombramiento temporal, los funcionarios que conforman la Comisión de Formularios deberán reunirse extraordinariamente, cuando así se requiera, previa convocatoria efectuado por la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente.
Artículo 3. Cronograma de trabajo. La Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente conjuntamente con los funcionarios de la Comisión de Formularios, elaborara un cronograma de trabajo, acorde con los términos establecidos en la presente Resolución, que señale entre otros aspectos: los responsables, actividades y fechas de entrega de los productos, así como de los documentos de trabajo y soportes, los cuales deberán reposar en el archivo de antecedentes que conformará y conservará dicha Subdirección.
Artículo 4. Proceso administrativo. La coordinación del proceso administrativo de contratación, producción, distribución, comercialización y custodia de los formularios, instructivos y cartillas será responsabilidad de la Secretaría General.
Artículo 5. Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarios en especial la Resolución 11381 del 7 de diciembre de 2004.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá D C., a 01 de Septiembre de 2006
OSCAR FRANCO CHARRY
Director general