RESOLUCIÓN N° 13256
09-11-2007
Dian
Por la cual se conforman los Comités de Emergencias en el Nivel Central y en las Administraciones Especiales, Locales y Delegadas de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas en el literal w) del articulo 19 del Decreto 1071 de 1999 y en el articulo 25 del Decreto 614 de 1984, y
CONSIDERANDO
Que la Ley 9ª de 1979 -Código Sanitario Nacional- establece que las entidades deben contar con Planes de Emergencias dentro del marco legal y reglamentario propio de la salud ocupacional.
Que el Decreto 919 de 1989, mediante el cual se crea el Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres, asigna funciones y responsabilidades a las empresas de los sectores público y privado y organiza los comités de emergencias como organismos destinados a la atención y prevención de las emergencias que pueden presentarse.
Que la Resolución 1016 del 31 de marzo de 1989 del Ministerio de Salud establece que toda empresa debe organizar y desarrollar un Plan de Emergencias para la prevención y atención de desastres.
Que mediante Resoluciones 11370 del 26 septiembre y 15173 del 18 de diciembre, ambas de 2006, el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales designa los representantes por parte del empleador al Comité Paritario de Salud Ocupacional.
Que mediante Resolución 004134 del 16 de abril de 2007 se adopta el Programa de Salud Ocupacional de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el cual establece dentro de su contenido la elaboración e implementación del Plan de Emergencias en la entidad.
RESUELVE
ARTÍCULO 1°.- Conformar los Comités de Emergencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los cuales estarán integrados así:
a. En el Nivel Central por:
1. El Director General o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General o su delegado.
3. El Secretario de Desarrollo Institucional o su delegado
4. El Jefe de la Brigada de Emergencias de cada centro de trabajo, entendiéndose por centro de trabajo cada una de las edificaciones con que cuenta el nivel central.
5. Un representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO), cual será elegido en reunión plena del comité paritario, designación que deber quedar registrada en el acta de la reunión en que aquella se produzca.
b. En las Administraciones Especiales y Locales, por:
1. El Administrador Especial o Local, según sea el caso, o sus delegados, quienes lo presidirán. El delegado debe ser un jefe de división.
2. El Jefe de Recursos Físicos y Financieros, o quien haga sus veces.
3. El Jefe del Grupo interno de Trabajo de Coordinación Especial o el Jefe de Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Humano y Personal, según sea el caso
4. El Jefe de la Brigada de Emergencias.
5. Un representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional, quien será designado como indica el numeral 5º del literal a. del artículo 1º de la presente resolución.
PARÁGRAFO PRIMERO: En las Administraciones Delegadas el Comité de Emergencias estará conformado por el administrador o su delegado, quien lo presidirá y un representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional o el Vigía Ocupacional en aquellas administraciones que tengan menos de diez (10) funcionarios.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El Jefe de la Brigada de Emergencias de cada administración o centro de trabajo del nivel central será elegido por los brigadistas dicha designación deberá quedar registrada en el acta de la reunión en que aquella se produzca.
ARTÍCULO 2º.- Los Comités de Emergencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales serán los responsables de administrar todo lo relacionado con los recursos logísticos, administrativos y financieros, entre otros, así como de coordinar, a nivel estratégico, la ejecución de las actividades que deban desarrollarse antes, durante y después de una emergencia o simulacro.
a. Son responsabilidades del Comité de Emergencias:
1. Establecer políticas para la adopción e implementación del Plan de Emergencias de la entidad y tener pleno conocimiento sobre sus procedimientos y protocolos.
2. Garantizar a los empleados de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales condiciones de seguridad en su sitio de trabajo y facilitar su participación en las diferentes actividades de prevención de emergencias, tales como: campañas, eventos educativos y simulacros para la creación de cultura en la prevención de riesgos de emergencias.
3. Participar en las actividades de preparación y entrenamiento para el manejo de emergencias y simulacros.
4. Velar porque se garantice la permanente conformación, capacitación y entrenamiento de las brigadas de emergencias.
5. Desarrollar, revisar y mantener normas de prevención y procedimientos de atención de emergencias.
b. Son funciones generales del Comité de Emergencias:
1. Indagar acerca de la veracidad de la emergencia, incidente o voz de alarma evaluar su magnitud, para, en caso de ser necesario, activar el plan de emergencias y/o dar orden de evacuación parcial o total.
2. Controlar todas las actividades relacionadas con la emergencia o simulacro nivel estratégico, de conformidad con el Plan de Emergencias de la entidad, así como decidir sobre la realización de otras acciones extraordinarias contempladas en el planeamiento y preparación de la emergencia o simulacro.
3. Asumir el control y manejo de las comunicaciones dentro y fuera de la entidad, recopilando toda la información, antes, durante y después de la emergencia, para ilustrar a los diferentes medios de comunicación, tanto internos como externos, sobre el desarrollo de los hechos.
4. Establecer las acciones necesarias para lograr la protección de todas las operaciones y el respaldo de la información sistematizada.
5. Disponer los recursos necesarios para la ejecución de todas las actividades de prevención y atención de emergencias o simulacros.
6. Ordenar la adquisición de equipos de seguridad, sistemas de alarma, de comunicación, de transporte, pólizas de siniestros, así como la contratación de servicios de atención de urgencias y demás que se estimen necesarios.
7. Coordinar las acciones de preparación y atención de emergencias con las empresas contratistas y que laboran de manera permanente en la entidad, tales como: servicios de mantenimiento, aseo, seguridad privada, etc., de acuerdo a los protocolos establecidos en el Plan de Emergencias de la entidad.
8. Realizar las acciones necesarias para garantizar las condiciones de vigilancia y seguridad de las instalaciones durante la ocurrencia de la emergencia o simulacro, de acuerdo a los protocolos establecidos.
9. Apoyar las acciones de los grupos operativos (Brigadas de Emergencias) antes, durante y después de la emergencia o simulacro.
10. Ordenar que se mantengan disponibles y actualizados, por dependencia, los listados de la planta de personal, de manera que permitan la correspondiente verificación del número exacto de empleados que se encontraban dentro de las instalaciones durante la emergencia o simulacro.
11. Establecer los mecanismos de divulgación, al interior de la entidad, de la información de prevención y atención de emergencias.
12. Coordinar, contactar y dirigir los procedimientos con las diferentes entidades externas de apoyo en emergencias (Cruz Roja, Defensa Civil, Secretaría de Salud, Bomberos, entre otros).
13. Avalar los diferentes procedimientos y protocolos para el manejo de emergencias y simulacros.
14. Coordinar las reuniones de evaluación posteriores a cada emergencia o simulacro y elaborar un informe con las recomendaciones para el mejoramiento de los procedimientos contemplados en el Plan de Emergencias de la entidad.
PARÁGRAFO: El Jefe de la Brigada de Emergencias de cada administración y centro de trabajo, es el encargado de dirigir, establecer líneas de autoridad, asignar responsabilidades y coordinar acciones, a nivel táctico, con el grupo de brigadistas y con los grupos de apoyo (organismos de socorro, vigilancia, mantenimiento, cafetería, etc.), para la realización de las acciones operativas en el manejo de emergencias o simulacros. De igual manera les corresponde difundir entre los brigadistas las órdenes que imparta el Comité de Emergencias.
ARTÍCULO 3°.- El Plan de Emergencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales establece las principales actividades y contempla las acciones distribuidas cronológicamente en antes, durante y después de una emergencia o simulacro, así como los responsables de su implementación. Dichas actividades serán realizadas conjuntamente por los niveles estratégico (Comité de Emergencias) y táctico (Brigadas).
a. Antes de la emergencia:
1. Coordinar la correcta y masiva divulgación del Plan de Emergencias entre los ocupantes de cada edificación.
2. Implementar estrategias de integración con los brigadistas.
3. Fomentar acciones para el pleno reconocimiento de los miembros de la brigada de emergencias ante los demás funcionarios y terceros que laboran en la entidad.
4. Garantizar la presencia de brigadistas por cada piso o área, según las necesidades de cada edificación.
5. Garantizar la asistencia de los brigadistas a las actividades de capacitación.
6. Velar por el cumplimiento de las normas de seguridad establecidas.
7. Controlar que los equipos existentes para la prevención y atención de emergencias, en cada sede, estén disponibles y en perfecto estado.
b. Durante la emergencia:
1. Verificar la existencia de la emergencia.
2. Activar el Plan de Emergencias, una vez evaluado el tipo y magnitud de la emergencia.
3. Tomar decisiones en cuanto a evacuación parcial o total de las instalaciones afectadas.
4. Activar la cadena de llamadas entre los integrantes del comité.
5. Dirigir la instalación del Puesto de Mando Unificado (PMU) en el punto de encuentro.
6. Representar a la entidad ante los organismos de socorro en el PMU.
7. Mantenerse informado sobre el desarrollo de las actividades de los brigadistas para determinar el restablecimiento de la seguridad de las instalaciones, antes de dar orden de retorno.
8. Declarar el fin de la emergencia o simulacro.
c. Después de la emergencia:
1. Analizar las medidas tomadas durante la emergencia o simulacro y retroalimentar a todos los organismos involucrados, para el mejoramiento del Plan de Emergencias.
2. Evaluar los reportes de daños y pérdidas, con el fin de establecer acciones de recuperación y restablecimiento de los procesos y servicios de la entidad.
3. Garantizar que todos los recursos utilizados durante la emergencia o simulacro sean reacondicionados, una vez terminada la intervención.
ARTÍCULO 4º.- El Comité de Emergencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberá reunirse por lo menos una vez cada trimestre y de manera extraordinaria cuando sus integrantes lo consideren pertinente. Las reuniones se efectuarán siempre y cuando exista quórum, el cual se establece tanto para reunirse como para deliberar en por lo menos tres (3) de sus miembros, para el nivel central y para las Administraciones Especiales y Locales. Para las Administraciones Delegadas el quórum estará dado por la totalidad de los integrantes del Comité de Emergencias. Los temas tratados en cada sesión se registrarán en un acta.
PARÁGRAFO: EI Comité de Emergencias elegirá un secretario en su primera reunión, quien se encargará de convocar a los integrantes del Comité para cada sesión, así como de llevar y mantener el archivo de las actas de las reuniones y demás informes o documentos que genere el Comité de Emergencias.
ARTÍCULO 8º.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarías.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, a los 9 de noviembre de 2007
OSCAR FRANCO CHARRY
Director General